Облака и «большие данные» превращают документооборот в управление информацией

Приоритет «цифры» делает подход к информации более динамичным, чем он был у традиционного бумажного документооборота.

Специалисты в сфере хранения и упорядочивания корпоративной документации фиксируют больше видов информации и отслеживают ее действие в течение всего бизнес-цикла, а не только фиксируют поступление и удаление. Работники в информационной сфере пользуются «облачными» приложениями, такими, как Google Docs, «расшаривают» документы с коллегами, редактируют их с планшетов где-нибудь в самолете, привлекают к сотрудничеству клиентов. Российские специалисты отдают предпочтение решениям типа «Документооборот», продающимся на сайте компании Софт-Юнити. Кроме того, здесь можно купить и дополнительные клиентские лицензии на рабочие места пользователей. Технологии с продвинутыми возможностями поиска, архивации, управления хранением позволяют иметь дело с множеством форм информации, в том числе официально не отмечаемой, как «записи». Документы, работа над которыми продолжается, структурированная или отчасти структурированная информация требует специальных возможностей, включающих защиту от неавторизованного доступа, использования, удаления или раскрытия. Частое изменение информации влияет на бизнес не менее, чем квартальный баланс.

Профессионалы корпоративного управления и делопроизводства должны быть открыты к новому и помнить, что с выхода на рынок первых инструментов в этой сфере прошло больше 20 лет. Технологии далеко ушли вперед, в том числе и в этих областях. Сейчас электронный документооборот может включать в себя видео, социальные медиа, архивы мессенджеров и чаще называется «управлением информацией» (Information governance). Впрочем, с взрослением технологий информационное управление становится проще. Так, возрастают возможности автоклассификации рутинной, объемной, предсказуемой информации. Такая информация, снабжаемая различными метаданными, лучше поддается анализу и контролю.