Для удобства коллектива

К фирме Microsoft вообще и к ее отцу-основателю Биллу Гейтсу относиться можно по-разному. Можно хаять. Можно хвалить. Но отрицать тот факт, что подавляющее большинство использующихся в нашей стране текстовых редакторов называются Microsoft Word, нельзя. Фактически, каждый компьютер оснащен этим самым "вор-дом". Отсюда и радость, отсюда и сложности.

Радость заключается в совместимости форматов создаваемых текстовых документов. Времена, когда за рынок дрались "лексиконы", "чиврайтеры", "ворд-перфекты" и "просто ворды", к счастью, давно закончились. Более того, Microsoft Word еще долго останется неоспоримым лидером просто потому, что в подавляющем большинстве случаев пользователи не выбираются за рамки "минимального джентльменского набора" функций. Открыть файл. Создать файл. Переименовать его. Проверить орфографию с грамматикой. Вставить таблицу. В этих пределах все кошки серы. Тем более, что за последние три-пять лет оконный интерфейс стал в значительной мере стандартизированным и если кто-то, где-то, в чем-нибудь порой..., то даже ярые ненавистники всего "форточного" тут же воспылают пламенной любовью к стилю Microsoft. Что же поделать, если мы привыкли к системному меню и параллельному набору легко узнаваемых функциональных пиктограмм.

В сущности, на лицо весьма странный вариант конкуренции продуктов. Так как естественное качество человека, его консерватизм, значительно растягивает сроки внедрения новых версий программных продуктов. В настоящий момент, не особо стараясь, можно найти три широко распространенные версии того же Microsoft Word, легко совместимые между собой лишь снизу вверх. Это версия для три-одиннадцатых "окон", версия для девяносто пятых и, наконец, версия из пакета Microsoft Office 97. А через пять-шесть месяцев уже стоит ждать и "девяносто восьмую" версию этого продукта. И каждая из них получает ряд уникальных возможностей и характеристик, улучшающих, по мнению разработчиков, потребительские свойства всей программы в целом. Однако в богатстве и разнообразии кроется еще и ряд проблем.

Самая важная из них - совместимость между версиями на уровне своих файлов. Мне, например, неоднократно довелось столкнуться с ситуацией, когда статья, набранная и сохраненная в Microsoft Word 97, не "открывалась" (полностью или частично) в Microsoft Word 7. Судя по приходящей ко мне корреспонденции, с такой проблемой столкнулся далеко не я один. А все дело в том, что разработчики текстового редактора пошли по довольно-таки странному пути и в каждой последующей его версии придумывали свою систему организации файла с текстом.

Так, например, Microsoft Word 97 стремится перевести документ в unicode, т.е. в такой вид кодировки, при котором сам редактор не особо интересуется реальным видом конкретного шрифта и уж тем более - наличием или отсутствием в нем символов кириллицы. Поэтому файлы прошлых версий частенько открываются в "девяносто седьмом" набором дикой чертовщины, напоминающей китайский язык. Так что в этот раз давайте поговорим о всяких приятных мелочах, позволяющих облегчить себе жизнь.

Давайте начнем с самого простого. По умолчанию, а туда скорее всего никто никогда отродясь не заглядывал, Microsoft Word устанавливает вариант сохранения файла в полном соответствии с версией самого редактора. Если вновь создаваемые файлы за пределы вашего компьютера не выбираются, то пусть так оно и будет, но ежели результат предстоит впоследствии куда-нибудь передавать или переносить, то стоит принять некоторые превентивные меры. На мой взгляд, самым рациональным решением проблемы является принудительное сохранение текстов в формате Microsoft Word 6.0 for Windows. Этот формат "понимают" практически все версии редакторов дяди Билла от три-одиннадцатой до девяносто седьмой. Я имею в виду 6.0, 7.0 и 97. Между прочим, перспективная девяносто восьмая скорее всего вариант 6.0 тоже "понимать" будет.

Сделать это чрезвычайно просто. В меню "СЕРВИС" есть режим "ПАРАМЕТРЫ", который отвечает за все основные черты и индивидуальные настройки именно вашего редактора . Там надобно выбрать вкладку "СОХРАНЕНИЕ" и слегка на ней поколдовать. И прежде всего стоит приложить руку к выпадающему меню "Сохранять файлы Word как...". Тут уместно малость разобраться в смысле предусмотренных тут вариантов.

Про unicode я уже говорил. Теперь, все варианты текста. Это досталось "окнам" в наследство еще со времен дисковой операционной системы (ДОС), когда все было чинно и пристойно. Шрифт существовал всего один. Любой символ размерами обладал стандартными. В строке символов строго отмеряно было, и последним стоял отвечающий за конец строки. Так вот, эти тексты настолько отличаются от принятых в Microsoft Word, что без специального модуля перекодировки и не разобраться. С одной стороны, этот таким образом организованный текст поддается практически любому текстовому редактору, за исключением разве что самых-самых ранних разработок. Правда, и большинство привычных удобств, например, манипуляции с разными типами шрифтов, в таком случае окажутся недоступны. Тем не менее, именно через представление окружающего мира в виде текста можно "забрасывать" в Microsoft Word. Особенно всяческие таблицы. Есть еще вариант RTF, но он мало чем, с точки зрения принципа, отличается от "ТЕКСТ МС ДОС".

Остаются варианты кодировки непосредственно самого редактора Word. Самый древний из которых - 2.0. Но лично я не рекомендую ею пользоваться ввиду крайней примитивности. Зато 6.0 вполне стоит, как говорили в старые времена, принять за основу. В этой версии редактор сохраняет в файле практически всё, что есть хорошего даже в Microsoft Word 97. Не поддерживается только автоматическое преобразование адреса Интернет в гипертекстовую ссылку, что не так уж и важно в условиях тотального отсутствия этой самой Интернет. А посему этот вариант и стоит установить в качестве основного.

Однако задача имеет и второе решение, не менее изящное. Дело в том, что в нормальном случае файл документа содержит информацию о чем угодно, только не о самом шрифте, которым набран. Естественно, если вам совершенно безразлично, как будет выглядеть результат, точнее, если изменение внешнего вида шрифта практически никак не скажется на нем, то дальше можно не читать. А в остальных случаях все же полезно помнить, что обычно текстовый редактор стремится найти в перечне установленных на вашем компьютере шрифтов тот, которым документ был набран. Если таковой не находится, то машина выбирает ближайший. Беда в том, что применяемые шрифты непропорциональны, что означает несоответствие размеров одних и тех же букв в разных видах шрифта. Не говоря уже о том, что разные буквы повсеместно различаются и по занимаемому месту. Например, буква "ш" и "о".

Не секрет, что этим частенько и небезуспешно пользуются при индивидуальном оформлении документов. А чтобы труд и потраченное время не пропали зря, имеет смысл присоединить к файлу и использованный шрифт. Тогда полученный документ станет самодостаточным и перестанет зависеть от конкретной конфигурации установленного программного обеспечения или конкретной модели принтера, на котором вы будете печатать.

На той же вкладке "СОХРАНЕНИЕ" режима "ПАРАМЕТРЫ" из меню "СЕРВИС" есть параметр "Внедрять шрифты TrueType". Так вот, если в окошке, расположенном рядом, поставить крестик (или установить флажок, как это называется официально), то теперь при сохранении шрифты также будут внедрены в файл и в дальнейшем станут его неотъемлемой частью.

Правда, внедрение шрифтов значительно увеличивает размер самого файла, что в некоторых случаях может привести к некоторым затруднениям. Во всяком случае на собственном компьютере таким образом сохранять тексты все же не стоит, иначе вы обзаведетесь столькими же количествами копий использованного набора шрифтов, сколько таких файлов создадите.

Несколько сэкономить дисковое пространство можно. Достаточно пометить дополнительное напоминание, расположенное тут же, чтобы Microsoft Word внедрил в файл не все шрифты подряд, а лишь те, что использованы больше всего. Остальные будут внедрены не полностью, а лишь в объеме тех символов, которые оказались непосредственно задействованы в тексте. Чаще всего это заголовки и всякие прочие небольшие над-писи.

Теперь документ, так сказать, получил независимость. Правда, этот прием "срабатывает" только в случае шрифтов TrueType, но в настоящее время почти повсеместно только они и используются. Во всяком случае - когда это имеет какую-нибудь важную роль для внешнего вида документа при печати.

С точки зрения логики редактора Microsoft Word, считается, что созданный документ впоследствии изменяться не будет, так что не претерпит изменений и положение строк на бумаге при печати, а также их расположение на конкретных листах. К сожалению, теория далеко не всегда совпадает с жизненными реалиями. Допустим, в той версии редактора, в которой ваш файл будет потом открыт, могут оказаться, например, другие исходные параметры рабочего листа, и ваш документ автоматически будет преобразован. Что, естественно, изменит и его внешний вид. Однако и на сию напасть имеется своя управа. Идем опять в "ПАРАМЕТРЫ", только на этот раз выбираем вкладку "СОВМЕСТИМОСТЬ" . Если напротив режима "Использовать параметры принтера при разметке документа" стоит флажок - снимите его. Компьютер это "запомнит" и будет всегда пытаться представлять этот документ именно так, как вы его создали.

Кстати сказать, тут же можно оказать своему компьютеру и некоторую консультационную помощь для тех случаев, когда вам подсунули файл с неизвестным ему шрифтом, которого у вас нет. Вкладка "СОВМЕСТИМОСТЬ" имеет любопытную экранную кнопку "ПОДСТАНОВКА ШРИФТОВ" . За ней кроется тот механизм, который и ведает всеми заменами. После ее нажатия редактор проанализирует активный, в данный момент, документ и выведет список тех шрифтов, которые в документе применены, а на данной машине не установлены. При этом вы можете тут же вручную указать, чем их надлежит заменить. Кстати, именно для таких вот случаев имеет смысл обзавестись небольшим набором различных шрифтов. Кое-что под unicode, кое-что под KOI-8, ну и так далее. Пусть даже для каждой из возможных ситуаций у вас будет заначено всего по одному шрифту. Этого все равно окажется достаточно, ибо проблемы со шрифтами всегда бывают лишь двух видов: либо не совпадает кодировка, либо отсутствует русификация.

Ну, а если и это не помогает, то имеет смысл попробовать открыть строптивый файл в редакторе WordPad, встроенном в саму операционную систему Microsoft Windows. Если таковой отсутствует, то мой вам совет - непременно установите с дистрибутива Windows. Он, конечно, сильно уступает по своим возможностям редактору Write, которым оборудовались "три-одинадцатые окна", но все же остается довольно-таки могучим инструментом. Его механизм автоматического преобразования документов значительно превосходит "вордовский" и вполне сгодится. Открываете файл в WordPad и через обычное копирование выделенного фрагмента перебрасываете его содержимое в новый документ Microsoft Word. Практически всегда эта шутка у меня срабатывает. Исключения составляют уж совсем клинические случаи.

Кроме того, там же, на вкладке "СОВМЕСТИМОСТЬ", можно сразу указать редактору, какие особые распоряжения стоит присоединять к сохраняемому документу. Это задается в выпадающем меню "Рекомендуемые параметры для..." . Выбирая, для какой конкретно версии нужны эти параметры, вы тем самым задаете соответствующую маску набора модулей совместимости, необходимых в том или ином случае, что чрезвычайно удобно. Особенно, если вы точно не помните все детали этих настроек для конкретных версий, что совершенно неудивительно.

Вот, собственно, и все. Теперь ваши документы могут стать совершенно независящими от настройки чужих компьютеров, с одной стороны, и останутся удобными в эксплуатации - с другой.

Ведь нет на свете ничего более неприятного, чем важный файл, который не хочет нормально открываться.