Руководство для руководства

Принято считать, что книги пишут только умные люди и оформляют их сплошь выдающиеся дизайнеры, на специальных компьютерах с применением только специальных жутко дорогих и чрезвычайно редких программных продуктов. Во всяком случае, именно такие мысли вызывают все эти толстенные бумажные руководства по программным продуктам различного, официального, происхождения.

Конечно, далеко не всегда в этой литературе можно найти ответ на интересующий вопрос, даже если он там есть. Достаточно собственноручно полистать, ну хотя бы руководство по Microsoft Windows. Лично я даже одно время вообще возненавидел вспомогательные пособия, которыми разработчики заполняют свободное место в больших красочных коробоках с компакт-диском, содержащим саму программу. Все началось с попытки изучить систему управления базами данных MS Access по фирменному талмуду. Видимо, это правила буржуйского хорошего тона требуют по несколько десятков раз перелистывать шестисотстраничное издание в поисках ответа на самый простой вопрос. Правда, следует признать, что далеко не все фирменные пособия составляются изначально запутанно с целью защиты своих авторских прав от промышленных шпионов. Осознав это и несколько раз столкнувшись с действительно хорошими руководствами, начинаешь понимать, что оформление таких книг не имеет никакого отношения к содержанию.

Так что хотя бы изредка заглядывать в эти фолианты все же стоит. Например, для того, чтобы посмотреть, как должен выглядеть хороший литературный труд. А надо сказать, что буржуи в этом плане не так уж и сильно отличаются от нас, простых советских. Аккуратность и красота всюду одинакова. Аккуратность - это тщательно подписанные и последовательно пронумерованные таблицы с четкими и краткими комментариями. Аккуратность - это безошибочные ссылки. Она также и красива - аккуратность. Причем она ценится не только в суховатых жизнеописаниях всяческих программ, но и в рефератах, контрактах, бухгалтерских балансах и научных трудах.

Надеюсь, вы используете "Компьютерную газету" не только в качестве традиционного средства для наведения окончательного блеска на окнах и зеркалах, а также не для заворачивания рыбы. Значит утверждение о выдающихся возможностях современных офисных программ не вызовет бурной реакции удивления. Да, действительно, тот самый Мюнхаузен, т.е. текстовый редактор Microsoft Word, очень даже сгодится и для любителей соблюдения правил хорошего оформительского тона. В него встроено такое количество "типовых" автоматических вспомогательных функций, что, наверно, только совершенно неизлечимые больные могут не найти что-то полезное для себя. Но начнем по порядку.

Начнем с банальностей. Наверно, труднее найти научную книгу без длинного перечня соавторов, чем без таблицы. Хотя бы одной единственной. Таблицы требуют нумерации, и это часто становится проблемой. Когда их в документе не больше десяти, то бороться еще можно, но если их больше и текста много, а ссылок на каждую из них более двух-трех и они расположены в разных местах, то средний человек (коих большинство и это нормально) чрезвычайно быстро теряет ориентировку и начинает допускать многочисленные ошибки. С этим можно было бы мириться, конечно (ну кто в жизни не ошибался хотя бы раз?) Однако, когда копий Microsoft Word в этой стране едва ли не больше, чем общая численность населения, мириться с подобным сложно. Дело в том, что этот редактор имеет удобный механизм автоматической нумерации вставляемых объектов. В особенности таблиц MS Excel. Прелесть этой маленькой шутки заключается в том, что впоследствии редактор уже сам следит за нумерацией, причем как в случае вставки новой таблицы, так и при удалении ненужной.

Я тут набросал одну таблицу. Давайте вместе сделаем вид, что это не тестовая болванка, а действительно важные фактические данные, без которых наш маленький отчет руководство напрочь забракует, а нас лишит премии за прошлый квартал. Так вот, эту таблицу достаточно просто поместить в текстовом документе, скопировав из MS Excel, или просто нарисовать, пользуясь встроенными средствами самого Microsoft Word . Далее надо выделить эту таблицу и выбрать режим "НАЗВАНИЕ" в меню "ВСТАВКА". На экране появится диалоговое окно мастера, который нам и нужен. Остановимся тут поподробнее. Прежде всего, начать следует с того, что данный мастер чрезвычайно универсален и ему следует малость подсказать, что следует пронумеровать. В данном случае - это таблица, что мы и укажем в выпадающем меню "ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ" . Теперь мастер всегда будет знать, что возле таблицы всегда надо писать " Таблица" и проставлять ее порядковый номер. Причем после стандартной части мастер позволяет вручную набрать уникальный пояснительный текст к данной таблице. Он вводится в самом верхнем окне мастера, там, где автоматически появилось слово " Таблица". Потом указываете в выпадающем меню "ПОЛОЖЕНИЕ" место, в котором должна быть проставлена данная подпись. Microsoft Word может расположить ее над или под таблицей. Получив подтверждение, т.е. после нажатия экранной кнопки "ОК", программа выполнит заданные инструкции и создаст очень даже симпатичное пояснение.

Теперь Microsoft Word прекрасно помнит вашу таблицу, и в любой момент можно воспользоваться этим для своих нужд. Прежде всего, всякие иллюстративные материалы для того и вставляются в текст, чтобы оттенить какую-нибудь мысль или высказывание, следовательно, рано или поздно на иллюстрацию обязательно найдется ссылка. Только на этот раз больше не придется мучительно вспоминать, а правильно ли эта ссылка поставлена? Все дело в том, что теперь каждый раз, когда вам понадобится сослаться на какой-то конкретный материал, достаточно будет установить маркер в нужном месте и выбрать режим "ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА" из меню "ВСТАВКА".

Это вызовет другого доброго джина . Он все помнит и готов послужить интерактивной шпаргалкой для облегчения вашей работы. Так как аналогично таблице можно применять картинки, выдержки из других файлов (например, электронных писем) и даже каждую строку текста, а в электронной версии документа еще и видиоролики, звуковые файлы, интерактивные диаграммы, то запутаться не мудрено, но джин "ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА" позволит быстренько во всем этом сориентироваться. Выбираете в окне "ТИП ССЫЛКИ" конкретный тип ссылки, которую надо поставить в данном месте, - и перед вами отменно отсортированный список, из которого всего лишь нужно выбрать ее наименование. Тут существует определенная тонкость. В качестве имен объектов редактор Microsoft Word использует всю пояснительную надпись целиком, так что не ленитесь в этом вопросе, иначе придется придумывать способ ориентироваться среди множества таблиц с номером. Если же вы об этом позаботились заранее, то выбираете нужное название, указываете, что еще вы бы хотели поместить (например, номер той страницы, где расположен объект, если ссылка производится с другой страницы) и нажимаете "ВСТАВИТЬ". Когда все закончено, нажмите "ОТМЕНИТЬ" и джин исчезнет, а результат останется .

Вы наверняка обратили внимание, что мастер "ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА" имеет одно маленькое окошко "Вставить как гиперссылку". Это важное окошко, несмотря на размеры. Если этот флажок сбросить, то вставленная ссылка останется обычной текстовой строкой. Если конечной целью всех манипуляций является обычное бумажное исполнение и вы уже сразу вводите материал, который потом не будет правиться, то это может и не играть особой роли, но я бы все же не рекомендовал. Дело в том, что перекрестная ссылка может оставаться гипертекстовой, т.е. пересылать читателя к тому месту на которое ссылается, и, оставаясь гипертекстовой, она всегда указывает на реальное текущее местоположение объекта.

Поясняю. Предположим, что в процессе работы вы вдруг выяснили (или так решил руководитель проекта), что какой-то график, таблица или рисунок либо ошибочны, либо устарели, либо просто излишни. Словом, надо что-то удалить из системы. Но это легко, если иллюстрация второстепенная и на нее ссылаются всего один раз. В противном случае, обязательно, по закону Мерфи, где-нибудь останется неубранный мусор, и он обязательно всплывет в самый неподходящий момент. Кроме того, сдвинется вся система адресации, и могу себе представить вашу радость от открывшейся перспективы. Так вот, до тех пор, пока все связи остаются интерактивными, редактор "помнит" все произошедшие изменения, хотя и не стремится их немедленно отразить на экране.

Все связи обновляются в трех случаях: автоматически при открытии файла, автоматически при выводе документа на печать и в ручном режиме. В последнем случае надо выделить определенную ссылку или весь документ целиком (я предпочитаю последнее) и нажать правую клавишу мыши. Это активизирует контекстнозависимое меню, в котором следует выбрать режим "ОБНОВИТЬ ПОЛЕ". В результате, все связки, ссылки и автоматическая нумерация будут приведены в полное соответствие с реальным положением дел. Если же будут найдены ссылки, которые указывают на отсутствующий объект, то Microsoft Word тут же уведомит об этом и даже конкретно покажет, где именно они располагаются. Во всяком случае, так клянется и божится руководство фирмы Microsoft. Хотя лично я с подобной ситуацией не сталкивался. Как только из документа исчезает какая-нибудь таблица или, например, автоматически номеруемый абзац, то волшебным образом из текста тут же испаряются всякие о них упоминания. Удобней не придумаешь.

Таким образом, самый обычный текстовый редактор Microsoft Word вполне подходит не только для составления скучных деловых писем. Его возможности значительно шире. Эта программа способна на гораздо большее, чем замена допотопной механической пишущей машинки времен Первой Мировой войны. Во всяком случае, сложные иллюстрированные многотомные труды ей по плечу. Это особенно полезно помнить авторам всевозможных самодельных прикладных программ и мультимедийных энциклопедий. Зачастую вовсе не обязательно тратить время на программирование всяких там руководств и "readmy"-файлов большого объема. Намного быстрее, удобнее, проще и, что самое главное, гораздо нагляднее создать такой документ с помощью стандартного текстового редактора Microsoft Word.