Чтобы всем ярлык наклеить...

MS Word умеет очень много, как вы уже, надеюсь, поняли. В том числе и в областях, на первый взгляд, весьма поверхностно связанных с термином "текстовый редактор". Взять хотя бы почтовые конверты, точнее - печать на них адресов. Кстати, часто возникает и другая задача - печать всевозможных этикеток и наклеек. Ее решение, в общем и целом, напоминает изготовление конвертов, но вместе с тем, имеет и ряд отличий. Попробуем в них разобраться.

Обычно наклейки бывают всего двух видов: одинаковые и серийные. Первые служат для маркировки всего вокруг и указания, что, например, все эти товары поставила одна фирма - малое предприятие "РОГА и КОПЫТА". Кстати, подобный прием широко применяется оптовыми компьютерными компаниями, которые стоят между "первыми руками" (т.е. крупными оптовиками, ворочающими очень большими партиями, которые измеряются десятками морских контейнеров, и непосредственно общающимися с заводами-изготовителями) и мелкими конечными сборщиками, для которых пятьдесят мониторов это уже трудноподъемный опт. Эти вторые руки зачастую создают себе имидж не только за счет дробления крупных товарных партий, но и всевозможными косметическими ухищрениями. Например, наклеиванием этикеток со своим логотипом на каждую упаковочную коробку. Дешево и сердито.

Такие наклейки проще всего изготовить с помощью уже знакомого редактора MS Word и не ломать себе головы. Тем более, что дизайнерские конторы, ставшие довольно многочисленными в последнее время, пользуются тем же инструментарием и той же методикой.

В MS Word создается новый документ: обращаемся к режиму " КОНВЕРТЫ И НАКЛЕЙКИ", который находится в меню " СЕРВИС". Откроется диалоговое окно , в котором производятся все тонкие настройки для последующего формирования таких наклеек. Это окно имеет несколько основных элементов, с помощью которых у доверчивых и не слишком образованных клиентов выкачиваются деньги. Во-первых, после того, как вы выберете вкладку " НАКЛЕЙКИ", в поле " АДРЕС" с клавиатуры набирается содержание самой наклейки. Это поле, хоть и маленькое, но функционирует точно так же, как и весь редактор в целом . Набранный текст можно двигать в стороны, выделять и форматировать с помощью контекстнозависимого меню, инициируемого правой клавишей мыши. Такой механизм обеспечивает возможность форматирования содержания наклейки и придания ему желаемого вида.

В правой части окна расположены экранные кнопки, отвечающие за окончание процесса или его отмену. Там же есть кнопка " ПАРАМЕТРЫ", нажатие на которую приводит к открытию дополнительного диалога, в котором можно изменять размеры самой этикетки. Она может иметь какой-нибудь из стандартизированных в англоязычном мире размеров (выбираете вариант из встроенного меню), а может и свои собственные, уникальные, размеры. Выбор за вами, только стоит все же учитывать и размеры бумаги, на которой впоследствии будет происходить печать. Эта бумага, чаще всего, изготавливается у буржуев и имеет стандартизированные у них размеры, что несколько ограничивает свободу полета фантазии, если, конечно, вас интересует вопрос минимизации количества отходов такой бумаги и, соответственно, снижение себестоимости каждой наклейки.

Когда все готово (и с размерами наклейки и с ее содержанием), настало время обратить внимание на область " ПЕЧАТЬ", скромно примостившуюся в нижней левой части диалогового окна " КОНВЕРТЫ И НАКЛЕЙКИ" . В том случае, если на один лист бумаги больше одного столбца наклеек уместить нельзя, то тут ничего менять не нужно, но если лист большой и способен вместить несколько колонок этикеток, то стоит выделить окошко " ОТДЕЛЬНАЯ НАКЛЕЙКА" и конкретно указать, сколько строк и сколько столбцов следует размещать на одном листе. При этом под столбцами и строками понимается своеобразная таблица, в которой одной элементарной ячейкой служит создаваемая вами этикетка. Когда и тут все готово, "таскайте" " СОЗДАТЬ" и получайте результат . Опять же, если итог хоть самую малость не нравится, все можно либо повторить с самого начала, либо отредактировать "не отходя от кассы". Лично мне такой подход кажется достаточно удобным и достаточно простым. Во всяком случае для того, чтобы такие наклейки не заказывать на стороне, и не выяснять - доллар за штуку, это много или мало?

Второй огромной областью применения всяких наклеек и этикеток являются серийные номера и прочие маркировочные бирки. Их отличие от "фирменной" этикетки заключается в обязательном наличии периодического элемента. Чаще всего это серийный номер, который на каждой этикетке свой. Хотя все остальное содержание вполне может оставаться постоянным. Попробуем заставить MS Word справиться и с этой задачей.

Как и в случае с почтовыми конвертами, серийные номера легче всего создать в электронной таблице. Я использую для таких целей MS Excel. Причина проста. Достаточно в столбце (или строке, но это менее удобно), в двух соседних ячейках, создать два числа и выделить их. "Растягивая" выделение вниз по столбцу (или вправо по строке), электронная таблица самостоятельно определит разницу между числами и, воспользовавшись ей как размером шага, мгновенно создаст столько возрастающих номеров, на сколько пустых ячеек будет "растянуто" выделение. Причем, если нужно составить такой номер, у которого ноли стоят не только справа от значащей цифры, но и слева, то задайте для ячеек текстовый формат, чтобы число трактовалось как простой набор символов. Даже в этом случае алгоритм автогенерации номеров продолжает успешно работать. Поэтому я и люблю MS Excel... Так вот, создаем в "экселе" файл и сохраняем его в любом удобном месте. Файл понадобится в дальнейшем как источник этих самых серийных номеров.

Дальше - по слегка накатанной тропе. В меню " СЕРВИС" выбираем уже знакомую строку " СЛИЯНИЕ" и попадаем в вызванное этим окно диалога . Только в этот раз, нажимая кнопку " СОЗДАТЬ" этого окна, уже выбираем режим " НАКЛЕЙКИ". Такое действие вызывает диалог, уже известный по первой части этой статьи , диалог, в котором уточняется размер будущей наклейки, ее расположение на бумаге, тип принтера, использующегося для последующей печати и прочие параметры.

Далее, после ответа на несколько простых вопросов и предложений, наступает черед формирования содержания самих наклеек, т.е. пункта "два" . Как только вы нажмете эту кнопку, компьютер запускает алгоритм создания наклеек, предварительно поинтересовавшись местонахождением источника данных для этого. Так как я создал исходный файл электронной таблицы, то MS Word будет брать информацию оттуда. Остается лишь указать, как ею следует распорядиться . В окне " ОБРАЗЕЦ НАКЛЕЙКИ" вводится с клавиатуры та информация, которая одинакова для всех этикеток одновременно (например, название фирмы и словосочетание "серийный номер"), а из выпадающего меню " ВСТАВИТЬ ПОЛЕ СЛИЯНИЯ" выбрать название поля, которое содержит изменяющееся содержание (в моем случае - значение серийного номера). Заметьте, как и серийный номер, одновременно допускается публиковать содержимое двух и более полей. Так, серийная этикетка может содержать не только значение серийного номера, но и, например, дату поступления товара на склад, служебный код продавца или любую другую полезную информацию.

Покончив с содержанием, остается сгенерировать сам документ. Для чего переходим к третьему пункту и нажимаем " СЛИЯНИЕ". Редактор послушно начнет выполнять полученные указания и споткнется лишь единожды. Его будет интересовать название того документа, который будет создан в итоге. Точнее не самого документа, а то место, где его создавать: в текущем документе или требуется создать новый? Если перед началом всей этой эпопеи вы перешли в новый документ, то в нем можно остаться. В противном случае имеет смысл результат сваять в другом документе.

Если закончили, говорите "ОК" и ждите, пока компьютер перестанет жужжать винчестером, демонстрировать разнообразные окошки и покажет конечный результат всей этой мороки (см. рис. 9). Вот мы и получили файл этикеток, пригодный для печати и последующего применения. Не знаю, как у вас, а у меня на все про все ушло примерно минут пять. Время набора описания я, естественно, в расчет не беру. Сколько бы ни получала ваша секретарша в месяц, сколько бы ни стоила самоклеющаяся бумага, а все же я абсолютно уверен, что затраты на самостоятельное изготовление сотни листов этикеток в любом случае будут ощутимо ниже, чем стоимость такого заказа в сторонней организации. Даже с учетом всех скидок и льгот. Так почему бы не научиться экономить деньги, тем более, что это так просто?..