Как создать хороший отчет?

Вообще-то, не слишком и сложно, если у вас есть MS Office для Windows. Правда, вначале стоит слегка уточнить, что это за зверь - "хороший отчет". Обычно, под таким термином имеется в виду некий общеболтологический документ, повествующий о достигнутых результатах и постигших неудачах. При этом, документ тем лучше, чем он конкретнее и информативнее. Т.е. одну из главных ролей в нем играет количество и качество имеющихся приложений, а также точность названных цифр.

Сколько мне пришлось видеть всяких докладов, почти все они, независимо от места составления (банк, фирма или малозначительный заштатный заводской отдел), все они, в лучшем случае, содержат массу всяческих таблиц и практически повсеместно содержат ошибки в них. Хотя бы одну. Как бы вы ни старались, но либо вас подведут с исходными цифрами, либо просто не останется времени для скрупулезной их проверки по всем многочисленным таблицам, разбросанным по разным частям текстового документа. Самое неприятное заключается в том, что, по закону подлости, недочеты и упущения имеют неприятное свойство благополучно проскакивать многочисленные проверки и всплывать лишь тогда, когда вносить исправления оказывается почти поздно.

Насколько мне известно, такая проблема имеет три решения: можно переложить обязанность по составлению отчета и представления его руководству на чужие плечи (во всяком случае, попробовать); можно нанять специального корректора и периодически "снимать с него стружку" за пропущенные "вчпятки"; однако мне больше по душе ситуация, при которой ошибка не возможна вообще, либо ее вероятность на самом деле близка к нулю. А достичь такого очень даже можно, если слегка покопаться во внутренностях одного известного вам текстового редактора - MS Word.

Не секрет, что уже давно большая часть всяких полезных цифр накапливается и хранится в файлах электронных таблиц. Взять хотя бы тот же MS Excel. Ничего не стоит организовать в нем прекрасную систему учета статистических данных с автоматическим подведением баланса. Причем, использование "книжного" построения файла электронной таблицы обеспечивает чрезвычайно высокий уровень удобства. Одни "страницы" содержат конкретные цифры, а на других приводится уже законченная "сводная" картина.

Правда, хочу уточнить один важный момент с самого начала. Для того, чтобы впоследствии было легко, сначала всегда бывает чрезвычайно сложно. Относительно нашего случая, быстрой подготовки хороших и, что самое главное, всегда "надежных" отчетов, сложность заключается в процессе организации такой системы, при которой все нужные цифры своевременно и точно вносятся в соответствующие ячейки соответствующих таблиц, причем потребность представить цифры в ином виде или желание взглянуть на них "под иным углом" не приводит к необходимости выискивать и вводить в пожарном порядке прорву дополнительной информации за последние сто лет. Это означает, что вводимые данные достаточно подробны для всех видов анализа и достаточно детально сгруппированы, чтобы получение ответа на любой из непредусмотренных заранее вопросов не вызывал необходимости создать еще одну таблицу и заполнить ее исходными величинами. Например, хорошо организованный складской учет позволяет не только быстро найти любую старую накладную, но и без труда увидеть любые сводные данные по любому наименованию "единиц хранения". Причем, итоговый документ помещается всего на одной странице, но в то же время отвечает на девяносто девять процентов вопросов. И если вам такое не под силу, то дальше можно не читать. Неплохой отчет вполне по силам создать и более простым способом, чем тот, о котором пойдет речь ниже. Да и вряд ли вы сможете понять, где тут экономится время и деньги, если процесс создания автоматизированного текстового документа занимает несколько больше времени, чем простое "набивание" нужных символов в нужном количестве.

Если же вы все же пошли дальше, то это означает, что с организацией у вас все в порядке и мы можем продолжать (во всяком случае, я так надеюсь).

Ну так вот, я тут приготовил заранее одну простенькую таблицу, которая, по замыслу автора, должна имитировать тоже таблицу, но не введенную вручную, а получаемую путем всяких автоматических суммирований и обновляемых связей .

Откровенно говоря, не так уж и важно, что конкретно содержится в таблице. Важен сам факт ее существования в качестве источника конкретных фактических данных, а что там они будут отражать - итог оптовых продаж свазилендских футболистов в китайские клубы средней лиги или общий доход по премиям за отличные отметки в средней школе - это исключительно ваше личное дело.

Теперь приступим к белой офисной магии, точнее - ее применению в полезных целях. Вы, наверно, обращали внимание, что меню вставка содержит массу странных режимов, и среди них - "ОБЪЕКТ" какой-то? И весьма напрасно, ибо этот самый "ОБЪЕКТ" позволяет "вставить" в любое место текстового файла редактора MS Word содержимое любого другого файла точно в том виде, в каком оно там представляется. Знаете, если "выделить", например, какую-нибудь таблицу и через комбинацию клавиш Shift+Insert "вставить" ее в текстовый файл, то результат окажется вовсе не столь приятным, каким он был в исходной таблице . Да, внешне он может быть вполне "ничего", и таким образом даже можно пользоваться для быстрой вставки таблиц или ее частей в документы для пущего их иллюстрирования.

Однако есть и оборотная сторона медали. Дело в том, что вставляться-то копия вставляется, но сразу по окончании процесса копирования, она теряет всякую связь с исходным файлом (т.е. тем, с чего та копия снималась). Для нашего "автоматического" отчета сей способ, стало быть, совершенно не годится. Какие бы изменения ни происходили потом, "вставленная копия" уже никак не реагирует, но если воспользоваться уже упомянутой возможностью вставить "ОБЪЕКТ", то связь очень даже можно сохранить и даже заставить ее на себя работать.

Вот и попробуем. Берем текстовый документ и устанавливаем маркер в том месте, где желаемо видеть конкретные фактические данные . Потом обращаемся в меню "ВСТАВКА", где выбираем режим "ОБЪЕКТ". Редактор инициализирует соответствующий диалог . Там есть два режима: "СОЗДАНИЕ" и "СОЗДАНИЕ ИЗ ФАЙЛА". Нас интересует последний, потому что именно он позволяет создавать динамические связи между файлом MS Word и всякими другими приложениями, из которых можно получать какие-то конкретные данные .

На вкладке "СОЗДАТЬ ИЗ ФАЙЛА", во-первых, надо обязательно установить флажок в окошке "СВЯЗЬ С ФАЙЛОМ", иначе опять же будет вставлена статичная копия, которую, впрочем, можно будет корректировать позднее (путем двойного "клика" по ней, что вызовет инициализацию того приложения, из которого происходило копирование). Во-вторых, пользуясь экранной кнопкой "ОБЗОР", надо вызвать проводник и найти с его помощью тот файл, из которого надо "взять" данные. Правда, не обошлось тут и без некоторого нюанса. В многостраничных документах "по умолчанию" будет автоматически вставлен тот лист, который либо идет первым в книге, либо открыт при последнем сохранении этой книги. И то, и другое меня не устраивает, поэтому рекомендую перед процедурой вставки открыть приложение, в котором создана таблица (напомню, что я пользуюсь MS Excel) и запустить в нем именно ту страницу, на которой расположены необходимые данные.

Ну так вот. Сразу после выбора нужного файла и нажатия "ОК" в ваш текстовый документ будет вставлена эта самая таблица . Если хочется добавить некоторое количество экзотики в ваш отчет, то еще на этапе создания таблицы можно войти в режим настройки листа и отключить там демонстрацию на экране служебной разлиновки. Тогда и вставленный объект будет показан без этих линий. В противном случае, кроме самих цифр и букв, а также заданной вами украшающей разлиновки, на экране будет видна и служебная.

Но всю прелесть от такого вида вставки можно ощутить лишь тогда, когда вы попробуете поменять что-нибудь в содержании исходной электронной таблицы. Не важно что: оформление или содержание. Как только эти изменения будут сохранены в файле, с которым MS Word установил связь, эти изменения немедленно отразятся и в текстовом отчете. Рекомендую вам самим поэкспериментировать с таблицей и посмотреть, что получится.

Таким образом появляется возможность создать совершенно автоматизированный текстовый документ, готовый к печати буквально в любую секунду по вашему желанию. Более того, рассмотренный механизм позволяет наладить и дисциплинарный контроль на предприятии или в организации. Тот же MS Excel позволяет автоматически заносить в заранее определенную ячейку дату последнего изменения как всего файла в целом, так и отдельных его частей, вплоть до отдельных ячеек. Представим на минуту, что такая таблица создана и теперь, как только каждый конкретный отдел (или даже сотрудник персонально) сохранит плановый отчет "итогов" (дискретность по времени определяется исходя из конкретных потребностей), в определенном, заданном заранее, месте тут же появляется дата (а может быть, еще и время) внесения этих изменений. Следовательно, вы можете создать некоторый дисциплинарный табель и в определенное время (например, в начале или конце рабочего дня) открывать ее в текстовом редакторе. Так как текст будет сохранять постоянную связь с таблицей (одной или несколькими), то и показываемые результаты всегда останутся самыми свежими и самыми точными. Я уже не говорю о тех организациях, которые применяют богатые возможности современного программного обеспечения не только для преумножения количества устаревающей макулатуры, в которую быстро превращается любой, даже самый важный, отчет или доклад. Тут горизонты вообще фантастически раздвигаются. Представьте себе, что к каждому еженедельному совещанию или даже к каждой утренней планерке время вашей подготовки сводится к задержке на печать последней версии отчета и его прочтение вами для ознакомления с конкретными цифрами.

Хочу обратить ваше внимание на тот факт, что связь устанавливается не с конкретными цифрами, а со всей страницей в целом. Это имеет плюс - появление новых данных (строк, столбцов, ячеек и т.п.) тут же приводит к их возникновению и в файле MS Word, а также имеет и свой минус - нельзя, чтобы на одном листе находилась слишком большая таблица, ибо алгоритм объединения вставляет ее всю целиком (масштабируя по необходимости), и если она окажется слишком широкой или слишком высокой, то ее отображение окажется не слишком приятным для глаз и удобным для чтения.

Ну, вот, кажется, и все. Автоматический отчет готов. Он теперь всегда "свежий" и всегда "корректный". Все его таблицы являются точными копиями тех файлов, откуда они берут цифры, что исключает вероятность опечаток или иных ошибок. Пользуйтесь и получайте удовольствие. В конце концов, для чего еще нужны все эти компьютеры?