Письмо "на деревню, дедушке"

Что примечательно, многие, если не сказать почти все, пользователи текстового редактора фирмы Microsoft практически не пользуются теми инструментами, которые как раз и должны были, по замыслу авторов, стать самыми любимыми. Иногда даже кажется, что в нашей стране популярность той или иной программы зависит лишь от известности логотипа разработчика и внешней привлекательности стилистики интерфейса. Я вовсе не шучу. Вот скажите мне, как часто лично вы применяете инструмент "ПОИСК И ЗАМЕНА"? А ведь совсем не зря его придумали и в редактор встроили...

Ну да ладно, не об этом я сегодня хочу рассказать. Тем более, что совсем недавно уже шла речь об использовании встроенного механизма автоматического поиска и замены. Сейчас я попробую показать, чем может быть полезен MS Word, если вы решили отправить пару сотен писем своим клиентам или друзьям. В последнее время почта стала играть значительную роль в жизни не только частных лиц, но и организаций. Мы пока еще не достигли американских и европейских показателей, но не далек тот час. А в США более двух третей всех почтовых отправлений составляет реклама и всякого рода "информация". Некоторые "наши" фирмы уже успели понять и оценить прелести такого вида маркетинга и взять его на вооружение. Все окупает фантастическая дешевизна. По собственному опыту могу сказать, что изготовить, напечатать, упаковать в конверты и разослать хорошего вида почтовую рекламу в количестве пятисот конвертов стоит менее ста долларов.

Что-то я малость отклонился от темы. Итак, задача: напечатать, предположим, пять сотен конвертов пятистам разным адресатам. Если посадить за эту работу секретаршу на пишмашке, то работа займет недели две. Если не больше. Придется учитывать и скорость печатания, и естественную отвлекаемость человека при длительном выполнении однообразных действий, и перерывы на обед, и вероятность опечаток, и массу прочих нюансов, не в лучшей степени сказывающихся на общей производительности труда. Просить "дядю" в подобной ситуации и вовсе смешно, потому что "дядя" сделает точно то же, что можете выполнить вы сами, да еще и запросит "за уникальную работу" приличную сумму. Это все я говорю к тому, что если есть у вас MS Office любой версии (желательно ближе к последней, но сие не обязательно), то ничего не стоит абсолютно все выполнить самому.

Правда, перед тем, как браться непосредственно за конверты, надобно сначала создать список адресов, куда предстоит отправиться вашим посланиям. Тут, как говориться, возможны варианты. "Девяносто седьмой офис" предпочитает использовать свой основной козырь - модуль MS Outlook (специализированную программу, совмещающую в себе и записную книжку, и телефонный справочник, и будильник, и планировщик, и еще массу всего). Предыдущие версии про Outloook пока еще не догадываются и обходятся без него. Поэтому и я в дальнейшем воспользуюсь вариантом, применимым в любом "ворде" под Windows 95, независимо от версии.

Теоретически, в качестве списка адресов можно использовать все. Таблицу MS Excel. Базу данных MS Access. Определенным образом составленный простой текстовый файл. Лишь бы содержание было упорядочено, и MS Word смог бы в нем быстро и легко разобраться. Так как любая база данных опирается на обычную таблицу, то я сразу создал простенький списочек адресатов в таблице MS Excel (см. рис.1). Тут важно помнить, что название группы однородных данных должно обязательно являться наименованием столбца. Еще желательно, чтобы последовательность столбцов соответствовала последовательности размещения строк на почтовом конверте. Так легче не запутаться потом при создании и настройке механизма печати адресов на этих самых конвертах.

Теперь приступаем к самому интересному. Наступило время "объяснить" машине, что и как предстоит печатать. Для этого откройте меню " СЕРВИС" и выберите команду " СЛИЯНИЕ". Не ошибитесь, там чрезвычайно соблазнительно привлекает взгляд соседняя надпись "КОНВЕРТЫ И НАКЛЕЙКИ". Это совсем не то, чем кажется, и позже я объясню почему.

Выбрав " СЛИЯНИЕ", вы активизируете достаточно большой и интересный инструмент с тремя большими кнопками. Начать следует с того, что в первом ниспадающем меню указать, что редактору предстоит создать почтовые конверты. Там вас машина спросит - где создавать эти самые конверты: в текущем документе или требуется создать новый? Дело в том, что в MS Word, как и в любом уважающем себя редакторе, есть возможность лицезреть то, что должно быть распечатано, в законченном виде. Дабы визуально оценить качество результата и успеть что-либо подправить еще до того, как может оказаться поздно. Создаваемые вами конверты тоже предстанут в предварительном просмотре. Как для возможности корректировки, так и для управления процессом последующей печати.

Далее следует перейти ко второму пункту и указать то место, откуда редактор будет брать информацию. Тут существует несколько решений. Я воспользуюсь уже имеющимся файлом, поэтому выбираю " ОТКРЫТЬ ИСТОЧНИК ДАННЫХ". Хотя такой источник вполне можно и создать. Разница заключается в том, что MS Word создает собственную временную базу данных, довольно-таки удобную для первоначального ввода записей, но мало пригодную, если адресов много, если при наборе (что вполне естественно) возможны опечатки и ошибки, которые впоследствии предстоит редактировать. Да и с последующей сортировкой записей в "вордовской" базе дела обстоят паршиво. Кроме того, в эту же адресную таблицу в MS Excel можно будет ввести дополнительный столбец, где потом помечать - отреагировал ли адресат на письмо или нет. А может быть, по указанному адресу он вообще не проживает... Во временной базе MS Word такое невозможно.

Ну, в общем, говорим машине " ОТКРЫТЬ ИСТОЧНИК ДАННЫХ" и в открывшемся окне указываем, где лежит файл с адресами. Как только файл с таблицей выбран, редактор задаст довольно интересный вопрос: "Если это упорядоченная таблица, то брать надо ее целиком или только часть?" Как я уже говорил, использование электронной таблицы таит в себе массу преимуществ. Пользуясь всего одним файлом, можно проводить многочисленные почтовые акции (как всеобщие, так и избирательные) и тут же регистрировать их результаты. Например, фиксировать дату отправки письма каждому адресату и полученный результат. Такой файл, по прохождению некоторого времени, может оказаться просто бесценным кладезем знаний для последующего анализа эффективности почтового маркетинга и определения конкретных целевых групп. Я оставляю запись " Весь лист", потому что моя таблица служит исключительно для примера и вскоре будет уничтожена. А если вы воспользуетесь моим советом и создадите универсальный перечень адресов, ориентированный на многократное и длительное применение, то вам следует заменить указанную надпись на диапазон столбцов, в котором находятся непосредственно сами адреса. Вообще-то, этого можно и не делать, но потом можно запутаться и наломать дров, да и компьютер, если файл окажется большим, начнет "притормаживать".

Закончив с самой таблицей, автоматически редактор попросит уточнить, каким шрифтом и как предстоит печатать адреса , какими именно будут конверты , а также каким боком их будут подавать в принтер при печати.

Наконец, мы добрались до компоновки самих полей . Открываете выпадающее меню и выбираете то поле, содержание которого вы желаете увидеть напечатанным. Только после каждого выбора не забывайте нажимать клавишу "ВВОД", иначе все данные окажутся сваленными в одну общую строку.

Теперь переходим к третьему акту марлезонского балета, т.е. этапу создания файла для печати адресов на почтовых конвертах. Там есть две кнопки: "СЛИЯНИЕ" и "ОТБОР ЗАПИСЕЙ". Для общего представления заглянем в "отбор" . Активизируется режим, позволяющий сгенерировать файл, содержащий не все адреса, какие только есть в таблице, а лишь избранные вами. Например, надо отправить письма только москвичам, или только Сидоровым, или только тем адресатам, которые были зарегистрированы в файле после определенной даты, или ..., словом, отсортировать их из общей массы. Помните, я рассказывал про кладезь для статистики? Так вот, механизм отбора как раз и позволяет легко оперировать большой универсальной таблицей, содержащей множество разнообразных полей и пригодной как для почтовой рассылки, так и для аналитического отдела. Правда, если вам пока еще анализировать нечего (например, вы только-только ее вообще создали), то сюда можно и не ходить, а просто нажать " ОБЪЕДЕНИТЬ".

Вот мы и на финишной прямой. Машина задаст один простой вопрос: что делать с результатом столь длительных работ ? Смысл вопроса заключается в том, что перед генерацией окончательного результата машина хочет, на всякий случай, подтвердить, что вы не ошиблись. Если ваш компьютер не обладает достаточными ресурсами, а процедура, о которой мы беседуем, подразумевает создание гигантского временного файла, то уж поверьте мне, средний компьютер на рассылке полутора тысяч писем просто "захлебнется". Зато дефицит ресурсов легко обходится путем генерации нескольких итоговых файлов малого объема, например, по пять сотен адресов каждый. Тут же допускается дать распоряжения по поводу случайных огрехов исходной адресной таблицы. Предположим, что ради стремления к красоте, ее слегка отформатировали, например, отсортировали по регионам, а регионы отделили пропуском строки. В стандартном случае, MS Word создаст столько конвертов, сколько строк в адресной таблице. Естественно, пустые строки, в том числе и за последней записью, также станут адресом на конверте. Во избежание пустого расхода времени и конвертов имеет смысл пометить, что пустые строки обязательно должны быть пропущены. Опять же, тут еще не поздно и шрифты поменять и, вообще, все переделать.

Если же вы уверены, то смело "объединяйте" и ждите результата. В зависимости от доступных машинных ресурсов, чуть быстрее или чуть медленнее будет создан файл (не забудьте указать, чтобы он был новым), в котором MS Word создаст столько отдельных листов, сколько вы захотели создать конвертов . Этот файл организован как и любой обычный текстовый. Единственное, что не так легко в нем сделать, это отредактировать один отдельный конверт в отрыве от всех остальных. Изменениям подвергается только общая маска оформления всех "страниц". Естественно, и печатать их можно, как обычные страницы обычного файла. Все скопом. Какую-то конкретную отдельную. Или некоторый диапазон из всех.

Все, файл готов. Если есть достаточно места на жестком диске и перечень адресов не подвергается изменениям, то имеет смысл результат слияния сохранить и впоследствии просто загружать его в случае надобности. Это несколько быстрее, чем создавать его заново, впрочем не намного.

Вы вероятно уже обратили внимание на то, что полученный результат не имеет привычных надписей "индекс", "город" или "улица". Это не ошибка, а преднамеренное действие. Дело в том, что когда вы, на этапе вставки значащих полей , их выбираете, то на самом деле лишь указываете, содержимое какого поля тут должно находиться. Смысл в сем тот, что, например, поле "улицы" может содержать и название улицы, и название переулка, и проезда, и проспекта, и даже тупика. Поэтому, во избежание недоразумения типа: "Улица Проспект Вернадского", машина название поля не ставит. Хотя его можно ввести с клавиатуры и отформатировать, как вам хочется. Кроме того, в иностранной корреспонденции принятая в СССР конструкция "Город Минск " вообще не применяется. Хотя, стиль оформления конвертов - дело индивидуальное и придумывать допускается все, что душа пожелает.

Вот примерно так конверты и печатаются. Это значительно быстрее, чем "стучать" каждый по отдельности, и удобнее с точки зрения получения качественного результата. Единственное, о чем стоит постоянно помнить, техника - вещь не всегда надежная и время от времени может сбоить. Таким образом, попытка отправить на печать несколько сотен адресов скопом может загубить массу конвертов из-за замятия бумаги или сбоя в памяти самого принтера. Поэтому самое надежное - печатать по десять-пятнадцать штук из ручного лотка подачи. Однако, если имеющееся оборудование работает надежно и "в деле" опробовано уже неоднократно, то допустимы и иные подходы.