MS Word,который не "слово"

Вначале было слово, как известно из самой, что ни на есть, классической книги. И наверняка это так. Может, люди и мыслят образами, но в подавляющем своем большинстве они общаются между собой с помощью слов. Их произносят. Их пишут. Собственно, еще до недавнего времени, практически вся информация состояла исключительно из слов. Между прочим, развитие цивилизации в целом началось лишь только тогда, когда люди научились записывать слова и тем самым сохранять их для потомков.

В настоящее время значение слов не только не уменьшилось, но даже значительно возросло. Письма. Контракты. Справки. Да чего только не приходится составлять изо дня в день. Даже специальность такая интересная появилась - секретарь-машинистка. Т.е. женщина, которая умеет быстро барабанить по клавишам и делать не слишком много ошибок. Сейчас на смену шумным "пишмашкам" пришли молчаливые и загадочные "персоналки", и жизнь стала значительно легче. Во всяком случае - теоретически. Словом, что бы там ни говорили представители немногочисленных ведущих программистских компаний, выпускающих текстовые процессоры, про "выдающиеся возможности" и "революционные качества", а в своем подавляющем большинстве столь красочно расписанные достоинства больше похожи на многоопытного джина , который все может, но, на каком языке с ним общаться, никто толком не ведает. Вот и выходит, что из всего богатства выбора всевозможных сервисов пользователи применяют не более полутора десятков простых команд. И очень даже зря, ибо не даром все эти хитрости придумывались.

Вот мы и решили внести свой посильный вклад в святое дело просвещения мирового человечества. Вы не находите странным, что подавляющее большинство офисов и частных лиц применяют редактор Word фирмы Microsoft, а ни одной приличной книжки на тему "сделай сам" днем с огнем не сыскать? Те, кто хоть что-нибудь понял, полагают свои навыки совершенно естественными и не считают нужным ими делиться, а те, кто не совсем сию премудрость освоил, особо "в глубь" не забираются, ибо им работать надо, а учиться некогда. В то же время, книжные полки ломятся от многочисленной литературы "на заданную тему", являющейся, по сути, русифицированным и малость облагороженным фирменным руководством пользователя, в котором, несомненно, есть абсолютно все, но пока это "все" там найдешь - козленочком станешь. В общем, мы решили так: кой-чего мы в "ворде" понимаем и попробуем рассказать об этом "по-простому". Только есть одна просьба - присылайте в редакцию вопросы и пожелания, что конкретно у вас не получается и что именно вам (или вашему начальству) хочется в MS Word сотворить.

Ну да ладно, перейдем, как говориться, к делу. По собственному опыту могу сказать, что большинство проблем у пользователей, особенно испорченных пишущими машинками и самыми первыми, до безумия примитивными, текстовыми редакторами (типа CeWriter), возникает от полного непонимания устройства самого MS Word и логики, лежащей в основе его функционирования. Вот с этого и начнем.

Когда в обычной жизни человек берется что-нибудь записать, он просто берет ручку, берет бумагу и начинает заполнять свободное место. При этом он обязан сразу помнить про правописание, всякие отступы с интервалами и красную строку. Иначе нельзя, ибо малейшая ошибка грозит напрочь испортить всю работу. Именно поэтому MS Word изначально научили думать иначе.

Текстовый редактор фирмы Microsoft свято верит, что первоосновой всего сущего являются размеры листа бумаги, на котором предстоит писать. В меню ФАЙЛ есть режим ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ... как раз за данный вопрос и отвечающий. Все гениально и, поэтому, просто. Абсолютно все манипуляции программа производит исходя из неизменных границ листа, заданного, например, в сантиметрах или, согласно требованиям советского ГОСТа, шифром формата (по умолчанию - А4). Перво-наперво проверяется расположение прямоугольного листа в пространстве. По умолчанию, подразумевается, что он ориентирован узкой стороной вниз, что называется "портретная", к чему мы и привыкли. Однако в некоторых случаях, особенно в случае печати широких таблиц и картинок, имеет смысл развернуть лист боком, что достигается переключением режима ориентации на "альбомную".

Дальше просто. Любое форматирование текста начинается с того, что определяется величина отступа текста от физических краев бумажного листа. Естественно, программа имеет в данном случае установки "по умолчанию", но, на мой взгляд, их имеет смысл слегка подкорректировать и отступ слева слегка увеличить, но это уже личное дело каждого. Словом, MS Word берет лист, отступает от края и получает внутри свободный прямоугольник, куда непосредственно и производится набор информации. Я специально не говорю "текста" потому, что за отведенные границы не позволяется выйти никому. Ни тексту, ни таблице.

Вторым основополагающим моментом функционирования текстового редактора является четкое разбиение зоны ввода на три обособленные части: верхний колонтитул, непосредственно текст и нижний колонтитул. Колонтитул - это то, что печатается неизменным на каждой странице. Например, ее порядковый номер или имя автора. На самом деле такое положение дел имеет большой смысл. Вспомните, сколько раз вы искали только что отпечатанный текст только потому, что не запомнили - куда сохранили? Так вот, в меню ВИД есть команда КОЛОНТИТУЛЫ, с помощью которой ими и управляют. В данном случае я рассказываю о версии MS Word 97, но имеющиеся отличия от привычного "ворда для win95" незначительны, так что ими можно пренебречь.

Колонтитулы, вообще-то, являются обычным текстом, на который распространяются общие правила форматирования. Помимо всего прочего, тут можно применять элементы автоматического текста, например "Страница № из №№", что, согласитесь, гораздо удобнее, чем проставлять нумерацию вручную и постоянно ее проверять после любой правки текста в любом его месте.

Теперь можно переходить и к самому документу. С точки зрения MS Word все, что считается документом, является последовательным набором абзацев, которые заканчиваются символом конца абзаца. Смысл в таком представлении следующий. В старых текстовых редакторах, как и в пишущих машинках, выравнивание слов на границе документа было тяжелейшей обязанностью оператора (машинистки). Любая ошибка правилась подставлением лишних пробелов в строку текста между имеющимися словами, что всегда отнимало уйму времени. Но другого выхода не было, ибо вся строка представлялась набором "посадочных мест" для любых символов, а какие они - информационные, служебные или управляющие - роли не играло. Естественно, стоило поменять шрифт при печати и все опять шло насмарку. Теперь же, процессор понимает, что если (при заданном размере и типе шрифта) последнее слово выбивается за границу области, отведенной для текста, его следует перенести на следующую строку, что и делается автоматически. Таким образом, уже можно не отвлекаться по пустякам и просто нажимать "ВВОД", как только доберетесь до конца абзаца, а потом продолжать дальше.

После того, как ввод текста закончен, самое время придать ему благородно-законченный вид. Исключительно для этого существует меню ФОРМАТ. По-моему, это самое важно меню из всех имеющихся. В общем, если есть документ, то его надо выделить (весь или частично), после чего из меню ФОРМАТ выбрать команду АБЗАЦ и указать, каким образом абзацы должны выглядеть.

Сам по себе абзац является таким же объектом, как и весь бумажный лист. Это означает, что можно назначить дополнительные отступы слева и справа, но они отсчитываются не от края бумаги, а от границы того прямоугольника, внутрь которого вводится текст. Также допускается принудительно указать величину отступа абзаца сверху и снизу, они определяют ширину пробела под и над выделенным абзацем.

Прежде всего определяется тип выравнивания символов. Обычно, в деловой документации применяется выравнивание по обоим краям, что значительно улучшает внешний вид страницы вцелом. Тогда текстовый редактор добавит пробелы таким образом, чтобы первая и последняя позиция строки были заняты текстовыми символами. Однако, в зависимости от ситуации, выравнивать допускается по любому из краев или по центру. В этих случаях дополнительные пробелы не вставляются.

Потом указывается тип первой строки абзаца. Это может быть Отступ (красная строка) или Выступ, и величину этого отличия также можно задать вручную, если стандартное не утраивает по каким-либо причинам. И величину междустрочного расстояния. Опять же если типовое не устраивает. Я, например, выставил "по умолчанию" полуторный интервал. На экране его, естественно, практически не заметно, но при печати это позволяет править текст на бумаге без потери четкости восприятия напечатанного.

В результате получился документ, который и в руки взять не стыдно. Правда, способ, которым он получен, даже я не считаю оптимальным. Дело в том, что MS Word имеет массу других возможностей, приводящих к тому же результату, но проще и быстрее. Однако, чтобы понять, как эти способы работают, и было необходимо пройтись по азам собственными пальчиками. Ибо иного пути пока еще не придумано.

В следующий раз мы поговорим об использовании стилей для ускоренного форматирования документов.