Специальные возможности

В этой главе разобраны некоторые специальные возможности программного пакета Word 2000, знакомство с которыми сделает вашу работу с ним более эффективной. Это перемещение данных между приложениями, создание форм и вспомогательных словарей, запись макросов, связывание и внедрение данных.

Перетаскивание: Данных между приложениями

Данные можно перемещать из одного приложения в другое при условии, что оба приложения поддерживают технологию OLE (Object Linking and embedding, связывание и внедрение объектов). При перетаскивании данных из одного приложения в другое исходные данные не уничтожаются, а копируются, что обеспечивает надежность операции и экономию времени.

Перетаскивание данных экономит время, и при вводе информации, кроме того, эта операция позволяет добиться целостности данных. Это удобный способ перемещения информации из таблицы в базе данных в электронную таблицу или для перемещения таблиц Excel, включающих сложные формулы, в документы Word и даже в презентации PowerPoint.

Шаг за шагом

1. Откройте оба приложения и документы, между которыми будет производиться обмен информацией.

2. В исходном документе выделите данные для перемещения и перетащите этот фрагмент в открытое окно другого приложения. Отпустите кнопку мыши, когда указатель будет находиться над местом назначения.

СОВЕТ Чтобы без особых проблем разместить окна двух приложений на экране, сначала сверните все окна работающих программ, кроме этих двух. Затем щелкните правой кнопкой мыши на Панели задач Windows и выберите в появившемся контекстном меню команду Tile Vertically (Сверху вниз) или Tile Horizontally (Слева направо).

ПРИМЕЧАНИЕ Перемещенные или скопированные данные после перетаскивания можно редактировать. Просто выделите нужный фрагмент и внесите свои изменения. В исходном документе они не отразятся.

Проверка правописания: Правка вспомогательного словаря

Вспомогательный словарь тоже можно редактировать.

(См. также раздел «Проверка правописания: Создание вспомогательного словаря».)

Если каких-то слов документа нет в основном словаре Word, их можно добавлять и при необходимости удалять. Когда происходит проверка орфографии в документе, для проверки этих слов Word использует информацию из вспомогательного словаря. Таким способом удобно добавлять названия организаций, техническую терминологию, аббревиатуры и т. д.

Откройте документ Word и подготовьте его к проверке орфографии. Для удобства поместите курсор в начало документа (нажмите клавиши Ctri+Home). На самом деле проверку орфографии можно начинать с любого места документа. При этом Word достигнет конца документа, перейдет к началу и затем просто вернется на то место, откуда началась проверка.

Шаг за шагом

1. Откройте документ Word. Выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Spelling and Grammar (Правописание).

2. Щелкните на кнопке Dictionaries (Словари) справа в окне диалога. В открывшемся окне диалога Custom Dictionaries (Вспомогательные словари) выделите нужный словарь и щелкните на кнопке Edit (Изменить).

3. Внесите изменения, сохраните их и закройте словарь. Слова в словарь можно также добавлять непосредственно в процессе проверки правописания. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Add (Добавить) в окне диалога Spelling and Grammar (Правописание).

СОВЕТ Если вам больше не нужен какой-то вспомогательный словарь, его можно удалить. Выполните приведенную выше процедуру, только вместо кнопки Edit (Изменить) щелкните на кнопке Delete (Удалить).

Проверка правописания: Работа со вспомогательным словарем

Работа со вспомогательным словарем облегчает проверку орфографии в документе, который содержит много слов, не включенных в стандартный словарь. У вас может быть несколько вспомогательных словарей для проверки документов разных типов или для работы над разными проектами.

(См. также раздел «Проверка правописания: Создание вспомогательного словаря».)

Шаг за шагом

1. Щелкните на кнопке Spelling and Grammar (Правописание) на стандартной панели инструментов. В открывшемся окне диалога Spelling and Grammar (Правописание) щелкните на кнопке Options (Параметры).

2. В списке Custom Dictionaries (Вспомогательные словари) выберите нужный словарь. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Spelling and Grammar (Правописание) и продолжить проверку.

Проверка правописания: Создание вспомогательного словаря

Если вы часто используете слова, которых нет в основном словаре Word, можете создать собственный вспомогательный словарь. У вас может быть несколько вспомогательных словарей для проверки документов разных типов.

(См. также раздел «Проверка правописания: Правка вспомогательного словаря».)

СОВЕТ Если идет параллельная работа над несколькими проектами, которые предполагают использование практически не перекрывающихся и узкоспециальных словарей, создайте вспомогательные словари для каждого проекта, чтобы не засорять основной словарь нестандартной лексикой.

Шаг за шагом

1. Откройте документ Word и подготовьте его к проверке правописания. Выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Spelling and Grammar (Правописание).

2. Щелкните на кнопке Dictionaries (Словари) справа в окне диалога. В открывшемся окне Custom Dictionaries (Вспомогательные словари) щелкните на кнопке New (Создать), чтобы открыть окно диалога Create custom dictionary (Создание вспомогательного словаря). Введите название словаря и щелкните на кнопке Save (Сохранить).

По умолчанию файл словаря получает расширение .die и сохраняется в папке Proof. Можно при желании выбрать другое место для хранения словаря.

СОВЕТ Чтобы использовать собственный словарь, выполните описанный выше шаг 1, а затем выберите нужный словарь в списке Custom Dictionary (Вспомогательные словари).

Связывание и внедрение: Новые данные

При связывании и внедрении перемещаемые данные рассматриваются как единый объект. Этот объект осуществляет связь между документом, в который он внедрен или с которым связан, и документом в исходном приложении. Вы можете внедрять или связывать данные двумя способами — оба ведут к одинаковому результату. Можно создать новые данные и вставить их в документ или вставить в документ в качестве внедренного или связанного объекта существующий файл.

(См. также раздел «Связывание и внедрение: Существующие данные».)

Внедренные данные в документе Word можно представить в виде значка. Чтобы открыть внедренные данные, достаточно щелкнуть на значке. При вставке поверх текста объект помещается в графический слой, в противном случае данные будут вставлены непосредственно в документ Word.

Ниже приведены некоторые достоинства связанных или внедренных объектов:

fs Исходные данные хранятся в документе Word, поэтому обработка файлов и поиск исходных данных не представляют затруднений.

а Связанные данные не теряются, если при обновлении не удается найти исходный файл.

» Обновление связанных и внедренных объектов выполняется в исходном файле. При редактировании данных из приложения OLE1 запускается это приложение, и в него загружаются данные. Данные из приложений OLE редактируются непосредственно в Word.

СОВЕТ Версия OLE, использующаяся в Windows 95 и Office 2000, называется OLE 32 или OLE 2.1. Поэтому объект OLE можно редактировать непосредственно в документе Word, как описано выше. При этом панели инструментов Word заменяются панелями инструментов родительского приложения, например Excel.

Ниже приведены некоторые недостатки связанных и внедренных объектов:

si Другие пользователи должны иметь исходное приложение, чтобы редактировать внедренные или связанные данные, однако наличие правильных фильтров преобразования данных поможет решить эту проблему.

» Документы Word с внедренными объектами могут значительно увеличиваться в размерах (до нескольких мегабайт), поскольку внедренные данные хранятся непосредственно в документе.

Приложения OLE1 запускаются и создают новый документ при выборе их в качестве приложений создания объекта вставки. Напротив, при использовании приложений OLE панели инструментов и меню Word изменяются и в них включаются команды и кнопки вызванного приложения, например Excel, но при этом вы по-прежнему остаетесь в Word.

Шаг за шагом

1. В документе Word поместите курсор в точку вставки объекта и выберите команду Insert (Вставка) > Object (Объект), чтобы вывести на экран окно диалога Object (Вставка объекта).

2. Щелкните на вкладке Create New (Создание). В списке Object type (Тип объекта) выберите нужное приложение для создания объекта. В поле Result (Результат) в нижней части окна вы увидите описание выбранного варианта.

3. Можно установить флажок Display as icon ( В виде значка). Если вы хотите, чтобы объект был вставлен в документ Word в виде абзаца, не устанавливайте никаких флажков. Щелкните на кнопке ОК.

4. Создайте данные для вставки и щелкните за пределами объекта, чтобы обновить его и вернуться в документ, или выберите команду File (Файл) > Close (Закрыть). (Возможно, придется обратиться к руководству пользователя или справочной системе выбранного приложения.)

При редактировании внедренных данных дважды щелкните на них и внесите изменения. Затем выберите команду Close and Return (Закрыть), Exit (Выход) или Update (Обновить).

Связывание и внедрение: Существующие данные

При связывании и внедрении перемещаемые данные рассматриваются как единый объект. Этот объект осуществляет связь между документом, в который он внедрен или с которым связан, и документом в исходном приложении. Вы можете внедрять или связывать данные двумя способами — оба ведут к одинаковому результату. Можно создать новые данные и вставить их в документ или вставить в документ в качестве внедренного или связанного объекта существующий файл.

(См. также раздел «Связывание и внедрение: Новые данные», чтобы узнать о плюсах и минусах связывания и внедрения объектов.)

Внедренные данные можно представить в виде значка. Если щелкнуть на значке, внедренные данные открываются для правки. При вставке поверх текста объект помещается в графический слой, в противном случае данные будут вставлены непосредственно в документ Word,

Шаг за шагом

1. В документе Word поместите курсор в точку вставки объекта и выберите команду Insert (Вставка) >• Object (Объект), чтобы вывести на экран окно диалога Object (Вставка объекта).

2. Запустите нужное приложение.

3. Откройте документ, содержащий данные, которые нужно связать или внедрить в документ Word. Выделите данные и скопируйте их'в буфер обмена.

4. Щелкните на кнопке Word на Панели задач и выберите команду Edit (Правка) > Paste Special (Специальная вставка), чтобы вывести на экран окно диалога, в котором можно выбрать вариант вставки скопированного объекта. В поле Result (Результат) внизу слева содержатся пояснения для указанных вариантов. Выберите подходящий формат данных и щелкните на кнопке ОК.

При редактировании внедренных данных дважды щелкните на них и внесите изменения. Затем выберите команду Close and Return (Закрыть), Exit (Выход) или Update (Обновить).

Формы: Вывод на экран кодов полей

(Для получения предварительной информации см. раздел «Формы: Создание».)

После создания сложной формы с полями и формулами удобно вывести на экран коды полей. Вывод кодов на экран позволит внести в них изменения вручную или удалить некоторые из них.

(См. также разделы «Формы: Форматирование полей» и «Формы: Удаление полей».)

Если ваша форма еще не открыта, выберите команду File (Файл) > Open (Открыть) и укажите документ, содержащий форму с полями, в которые нужно внести изменения. Дважды щелкните на значке документа, чтобы его открыть.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке View (Вид).

2. Установите флажок Field codes (Коды полей), чтобы вывести коды на экран. Щелкните на кнопке ОК. Коды полей появятся на экране в серых областях. Теперь можно вручную редактировать данные в сложных полях с формулами или функциями. Кроме того, эта операция позво-

ляет визуально оценить, правильно ли используются те или иные инструкции в кодах полей.

СОВЕТ Если установить флажок Field codes (Коды полей) в окне параметров печати, то коды полей будут выведены на печать.

Формы: Защита

(Для получения предварительной информации см. раздел «Формы: Создание».)

Word позволяет пользователю устанавливать и снимать защиту с формы. При создании формы можно назначить для нее пароль. Если документ защищен паролем, то посторонние не смогут его изменить. Изменять содержание и структуру формы смогут только те, кто знает пароль.

Если форма не имеет пароля, защита легко снимается. Для этого щелкните на кнопке Protect Form (Защита формы) на панели инструментов Forms (Формы). Чтобы снять или установить защиту паролем, нужно выполнить приведенную ниже процедуру.

Шаг за шагом

1. Если ваша форма еще не открыта, выберите команду Fi'le (Файл) > Open (Открыть) и укажите форму, для которой нужно установить или снять защиту. В меню Tools (Сервис) вы увидите команду, соответствующую текущему состоянию формы Protect Document (Установить защиту) или Unprotect Document (Снять защиту). Выберите команду Tools (Сервис) >• Protect Document (Установить защиту) или Unprotect Document (Снять защиту), чтобы вывести на экран соответствующее окно диалога.

2. Выберите положение переключателя Protect document for (Ввод данных в поля форм). Введите пароль. В окне диалога Confirm password (Подтверждение пароля) повторите ввод пароля и щелкните на кнопке ОК.

ВНИМАНИЕ Пароль лучше записать и поместить в надежное место. Без него в форму нельзя будет внести изменения.

Формы: Создание

Для получения информации от пользователей, которые просматривают ваш документ, можно использовать формы. В Web-страницах или документах Word формы состоят из подписанных полей, в которых пользователи вводят текст, устанавливают флажки или выбирают варианты в раскрывающихся списках. Поля формы могут производить автоматические расчеты. Документ следует защитить, чтобы пользователь мог вводить только предусмотренные создателем документа данные, но не мог изменить сам документ.

(См. также раздел «Формы: Защита».)

Обычно созданные формы для их дальнейшего использования сохраняют в виде шаблонов. После ввода данных и сохранения документа, созданного на основе шаблона, сам шаблон остается неизменным. Формы могут являться частью документа или быть независимыми документами. Они могут быть короткими или длинными, вплоть до нескольких страниц.

СОВЕТ Чтобы создать хорошо организованную и удобную для восприятия форму, используйте таблицу Word или прибегните к помощи Мастера, а поля формы добавьте после окончания работы Мастера.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) > Forms (Формы) и поместите появившуюся панель инструментов Forms (Формы) в подходящее место на экране. Выберите команду File (Файл) >• New (Создать), чтобы создать новый документ, или в существующем документе поместите курсор в место создания формы.

2. Введите текст для идентификации первого поля формы и щелкните на одной из кнопок на панели инструментов Forms (Формы): Text Form Field (Текстовое поле), Check Box Form Field (Флажок) или Drop-Down Form Field (Поле со списком).

3. Повторите шаг 2 для всех элементов формы. Чтобы добавить затенение к полям формы, щелкните на кнопке Form Field Shading (Затенение полей формы) на панели инструментов Forms (Формы).

4. Выберите команду File (Файл) > Save as (Сохранить как) и укажите имя для файла формы. В списке Save as type (Тип файла) выберите пункт Document Template (*.dot) (Шаблон документа).

5. Чтобы защитить форму без использования пароля, щелкните на кнопке Protect Form (Защита формы) на панели инструментов Forms (Формы). Чтобы защитить форму и установить пароль,* выберите команду Tools (Сервис) > Protect Document (Установить защиту). Чтобы вывести на экран окно диалога Protect Document (Защита документа), выберите положение переключателя Forms (Ввод данных в поля форм). Введите пароль. В окне диалога Confirm password (Подтверждение пароля) повторите ввод пароля и щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Защита форм паролем может применяться, например, для документов в отделе кадров. Вообще же защита форм нужна, если необходимо запретить изменения исходного текста формы. Следите за тем, чтобы пароль был известен только избранным людям, и не забывайте извещать их в случае его смены.

Формы: Создание макросов

Макрос — это набор команд, которые автоматически выполняются за одну операцию. Макросы уменьшают вероятность ошибок при вводе текста, а также при выполнении долгих и

утомительных последовательностей действий. Например, макросы можно использовать в формах для ввода названия организации, соответствующих адресов и телефонов, при выборе определенного варианта в списке или для ввода маршрута следования документа при вводе последовательности имен рецензентов.

(См. также раздел «Макросы: Запись» в главе «Настройка».)

Шаг за шагом

1. Если ваша форма еще не открыта, выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть) и укажите форму, в которую нужно внести изменения. Чтобы вывести на экран панель инструментов Forms (Формы), выберите команду View (Вид) > Toolbars (Панели инструментов) >• Forms (Формы). Если защита формы включена, то все кнопки, кроме кнопок Form Field Shading (Затенение полей формы) и Protect Form (Защита формы), будут недоступны. Чтобы снять защиту, щелкните на кнопке Protect Form (Защита формы). (См. также раздел «Формы: Защита», чтобы узнать, как защищать формы паролем.)

2. Выберите команду Tools (Сервис) > Macro (Макрос) >• Record New Macro (Начать запись). Введите краткое и понятное описание макроса в поле Description (Описание). Укажите, для каких документов макрос должен быть доступен. Наконец, введите имя макроса и щелкните на кнопке Toolbars (Панели) или Keyboard (Клавишам) в поле Assign macro to (Назначить макрос), чтобы назначить макросу кнопку на панели инструментов или сочетание клавиш. После этого программа будет «записывать» все ваши действия, которые вы хотите сохранить в виде макроса. Чтобы закончить запись, щелкните на кнопке Stop Recording (Остановить запись).

3. Дважды щелкните на поле формы, которому необходимо назначить макрос. На экране появится окно диалога параметров соответствующего поля. В области Run macro on (Выполнить макрос) укажите, когда следует выполнять

макрос: при «входе» курсора в поле формы или при его «выходе» из поля формы. Щелкните на кнопке ОК.

ВНИМАНИЕ Макросы должны сохраняться в файле формы. Если макросы сохраняются в другом месте, а форма передается кому-то еще, макросы, естественно, работать не будут просто по причине их отсутствия.

Формы: Удаление полей

(Для получения предварительной информации см. раздел «Формы: Создание».)

В формы по необходимости можно вносить небольшие изменения, например удалять поля. Если созданное ранее поле, например поле Национальность, стало ненужным, его можно удалить. Если поле случайно оказалось не там, где нужно, можно удалить его и ввести заново.

(Если вы еще не научились защищать созданные вами формы, см. раздел «Формы: Защита».)

ПРИМЕЧАНИЕ Если форма не защищена паролем, то защита снимается легко. Достаточно щелкнуть на кнопке Protect form (Защита формы) на панели инструментов Forms (Формы).

ВНИМАНИЕ Перед удалением полей формы необходимо просмотреть коды полей, чтобы случайно не удалить нужной информации. (См. раздел «Формы: Вывод на экран кодов полей».)

Шаг за шагом

1. Если ваша форма еще не открыта, выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть) и укажите форму, в которую нужно внести изменения. Выведите на экран коды по-

лей. Выделите поле, которое нужно удалить, и нажмите клавишу Delete. Повторите процедуру для всех ненужных полей.

2. Выберите команду File (Файл) > Save as (Сохранить как);

в списке Save as type (Тип файла) выберите пункт Document Template (*.dot) (Шаблон документа) и сохраните свой шаблон.

3. Выберите команду Toots (Сервис) >• Protect Document (Установить защиту), чтобы вывести на экран окно диалога Protect Document (Защита документа). Выберите положение переключателя Protect document for (Ввод данных в поля формы). Введите пароль. В окне диалога Confirm Password (Подтверждение пароля) повторите ввод пароля и щелкните на кнопке ОК.

Формы: Форматирование полей

(Для получения предварительной информации см. раздел «Формы: Создание».)

Чтобы удобнее было выделять введенные в форму данные, имеет смысл оформить поля и подписи к ним по-разному. Для этого можно использовать различные шрифты и такие текстовые атрибуты, как полужирное и курсивное начертания, размер шрифта и т. д. К полям можно применять все стандартные приемы форматирования в Word. Данные, введенные в эти поля, будут оформлены указанным образом.

При форматировании простых текстовых полей никаких проблем возникать не должно. В сложных полях, в которых используются функции, при обновлении полей форматирование может теряться. Однако ручное форматирование (см. шаги 1-3) может быть сохранено с помощью добавления одной из приведенных ниже инструкций. Эти коды вводятся после всех инструкций, заключенных в кавычки, и в конце должна стоять закрывающая фигурная скобка.

*charformat *mergeformat

Формат значения поля определяется форматом первой буквы типа поля. Чтобы добавить этот ключ, введите его в код поля или в поле Field codes (Код поля) окна диалога Field (Поле), открывающегося при выборе одноименной команды меню Insert (Вставка) Формат введенного ранее элемента определяет формат значения поля

Шаг за шагом

1. Если ваша форма еще не открыта, выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть) и укажите форму, в которую нужно внести изменения. Выделите поле, которое нужно форматировать.

2. Чтобы выделить поле, используйте кнопки Bold (Полужирный), Italic (Курсив) и/или Underlined (Подчеркнутый).

3. Чтобы выровнять поле, используйте кнопки Align Left (По левому краю), Align Right (По правому краю), Center (По центру) и Justify (По ширине).