Работа с большими документами

Эта глава посвящена возможностям Word по обработке больших документов. Приемы, изложенные здесь, пригодятся и при работе с совершенно обычными файлами Word. Кроме того, вы узнаете, как создать автореферат своего документа. С помощью закладок и примечаний можно грамотно организовать текст и сделать удобным дальнейшее использование документа. Перекрестные ссылки, концевые и обычные сноски помогут быстро находить информацию. Когда создание простых документов станет для вас пройденным этапом, обязательно разберитесь с колонтитулами и разделами.

С помощью режимов структуры и главного документа вы сможете эффективно работать с большими документами. Вставка номеров страниц, предметного указателя, оглавления, списка иллюстраций и таблицы ссылок придаст документу законченный вид.

Автореферат: Использование

Автореферат — это краткий конспект документа, предназначенный для ознакомления с ним других пользователей или быстрого просмотра автором. С помощью команды Tool (Сервис) >• AutoSummarize (Автореферат) Word по ключевым предложениям текста создаст реферат выбранного фрагмента. После запуска команды Word предложит выбрать один из четырех вариантов представления реферата:

я выделить реферат в окне исходного документа (основные фрагменты документа будут выделены желтым цветом);

я поместить реферат в начало документа;

я создать новый документ и поместить в него реферат;

я скрыть все, кроме реферата, в окне исходного документа.

ВНИМАНИЕ В Word существует возможность создания рефератов текстов на различных языках. Реферат создается на основе того языка, который был активен в процессе установки Word или Office. Если текст содержит несколько языков, то функция создания реферата использует тот, который встречается чаще других.

Шаг за шагом

1. Откройте документ и выберите команду Tool (Сервис) >• AutoSummarize (Автореферат). Word проанализирует документ и выведет на экран окно диалога AutoSummarize (Автореферат). Нажмите клавишу Esc, если нужно остановить процесс создания реферата.

2. Выберите один из четырех вариантов представления реферата.

3. Если вам требуется более подробный или более сжатый реферат, укажите его размер или выберите один из имеющихся вариантов в области Percent of original (Размер реферата). Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить процесс создание реферата.

4. После щелчка на кнопке ОК на экране появится панель инструментов AutoSummarize (Автореферат). Чтобы увидеть только реферат, щелкните на кнопке Highlight/Show only summary (Выделить/Отобразить только реферат). Чтобы изменить взаимные пропорции реферата и исходного документа, укажите нужный процент в поле Percent of Original (Процент от оригинала).

5. Чтобы удалить автореферат и закрыть панель инструментов, щелкните на кнопке Close (Закрыть).

ПРИМЕЧАНИЕ После создания автореферата рекомендуется проверить результат. Word создает реферат на основе своих критериев относительной важности предложений (например, наличия в данном предложении часто встречающихся слов), а они могут отличаться от ваших или быть просто неверными (при обработке не совсем обычного документа).

Автореферат лучше всего подходит для документов, имеющих хорошо организованную структуру, таких как различные доклады, газетные передовицы, научные статьи.

СОВЕТ Если результат не отражает сути документа, удалите получившийся реферат командой Undo (Отменить) и повторите процедуру, выбрав больший объем реферата.

СОВЕТ В окне диалога Properties (Свойства), открывающегося по команде File (Файл) > Properties (Свойства), можно ввести ключевые слова и комментарии, относящиеся к функции создания реферата. Чтобы введенные установки не изменились, на панели инструментов Auto-summarize (Автореферат) снимите флажок Update document statistics (Обновлять параметры документа).

Главный документ: Вставка вложенного документа

(Для получения предварительной информации см. раздел «Главный документ: Создание нового».)

Вы можете вставлять документы в главный документ. При этом новые документы становятся вложенными. Можно также составить главный документ из нескольких готовых вложенных документов.

Шаг за шагом

1. Откройте окно нового или окно существующего главного документа, затем выберите команду View (Вид) >• Outline (Структура). *

2. Поместите курсор в точку вставки вложенного документа и щелкните на кнопке Insert SubDocument (Вставить вложенный документ) на панели инструментов Outlining (Структура).

3. В окне диалога Insert (Вставка) укажите нужный вложенный документ. Можно просто ввести имя документа в поле File Name (Имя файла) и затем щелкнуть на кнопке Open (Открыть).

Для обработки результата вставки Word использует форматирование главного документа, если оно отличается от форматирования вложенного. Тем не менее, для главного и вложенного документов допускаются различные форматирование и шаблоны.

(См. также раздел «Структура: Создание».)

Главный документ: Работа

(Для получения предварительной информации см. раздел «Главный документ: Создание нового».)

После создания главного документа, чтобы с ним работать, можно использовать режимы просмотра Normal (Обычный) и Outline (Структура). Вложенные документы можно создавать, удалять, переименовывать и т. д. Шаблон главного документа распространяется на все вложенные, поэтому весь документ имеет согласованное оформление. Печать главного документа — это возможность напечатать все вложенные документы.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Outline (Структура), чтобы перейти в режим просмотра Outline (Структура), в котором вы сможете видеть и менять структуру главного документа. Дважды щелкните на значке вложенного документа, чтобы открыть его для редактирования и форматирования-

2. Щелкните на кнопке Normal (Обычный), чтобы вернуться в этот режим просмотра. Он позволяет работать с единым главным документом, а не с отдельными вложенными документами, как в режиме Outline (Структура).

Документ можно редактировать, форматировать, добавлять номера страниц, оглавление, перекрестные ссылки и указатели.

3. С помощью команды View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы) к разделам можно добавлять колонтитулы.

Работа с вложенным документом будет происходить так же, как с обычным документом Word, — можно вставлять, удалять, редактировать текст и графику, проверять орфографию, печатать.

Главный документ: Создание из существующего документа

(Для получения предварительной информации см. раздел «Главный документ: Создание нового».)

Если вы уже создали документ, то можете преобразовать его в главный документ с помощью панели инструментов Outlining (Структура).

Шаг за шагом

1. Откройте документ, который нужно преобразовать в главный, и выберите команду View (Вид) > Outline (Структура).

2. Используйте кнопки на панели инструментов Outlining (Структура), чтобы назначить уровни заголовкам в документе и реорганизовать его структуру, если это необходимо.

3. Выделите заголовки разделов, из которых вы хотите создать вложенные документы. Можно выделить любое количество заголовков, но необходимо следить, чтобы уровень первого заголовка выделенного фрагмента был таким же, как и тот, который используется для обозначения вложенных документов.

4. Щелкните на кнопке Create Subdocument (Создать вложенный документ) на панели инструментов Outlining (Структура). Word разделит главный документ на вложенные в соответствии с выбранным уровнем заголовков.

5. Каждый вложенный документ будет окружен рамкой, и в ее левом верхнем углу появится значок вложенного документа. Сохраните главный документ.

1 ПРИМЕЧАНИЕ При сохранении главного документа Word автоматически сохраняет и все вложенные документы. Имя файла для вложенного документа образуется из первых слов первого заголовка документа.

Главный документ: Создание нового

Word позволяет работать с документами практически любого размера. Если в вашем документе более 20 страниц, то стоит попробовать использовать главный документ. Главный документ состоит из вложенных документов. Небольшие документы требуют меньше времени для сохранения и обновления, кроме того, перемещение по основному документу становится быстрее. Например, удобно использовать главный документ для организации книги с множеством глав и разделов. Однако если большому документу не нужна серьезная правка, если части документа не придется использовать повторно или если организация документа проста, создавать главный документ не обязательно.

Создание главного документа особенно эффективно при совместной работе над большим документом по сети, когда пользователи одновременно могут получить доступ к его различным частям.

Изменения в главном документе отражаются во всех его составляющих. В главном документе могут быть сквозная нумерация страниц, единое оглавление, общие предметный указатель и колонтитулы.

(См. также раздел «Главный документ: Создание из существующего документа».)

Шаг за шагом

1. Откройте окно нового документа, затем выберите команду View (Вид) >• Outline (Структура), чтобы вывести на экран панель инструментов Outlining (Структура).

2. Создайте структуру в главном документе. Используйте кнопки promote (повысить) и demote (понизить) на панели инструментов, чтобы повысить или понизить уровень заголовка и определить, какие заголовки будут определять вложенные документы. Например, для задания вложенных документов можно использовать уровень Show Heading 2 (Заголовок 2).

3. Выделите заголовки, на основе которых вы хотите создать вложенные документы. Вы можете выделить любое количество заголовков, но необходимо следить, чтобы уровень первого заголовка выделенного фрагмента был тем же, который используется для обозначения вложенных документов.

4. Щелкните на кнопке Create Subdocument (Создать вложенный документ) на панели инструментов Outlining (Структура). Word разделит главный документ на вложенные в соответствии с выбранным уровнем заголовков.

5. Каждый вложенный документ будет окружен рамкой, и в ее левом верхнем углу появится значок вложенного документа. Сохраните главный документ.

(См. также разделы «Структура: Создание» и «Структура:

Реорганизация».)

СОВЕТ Сохранить вложенный документ под другим именем или в другом месте можно из окна главного документа. Откройте главный документ, затем дважды щелкните на значке нужного вложенного документа. Выберите команду File (Файл) >• Save as (Сохранить как), чтобы сохранить документ под другим именем или в другом месте. Затем снова сохраните главный документ, тогда связи между главным и вложенным документами нарушены не будут.

ПРИМЕЧАНИЕ При сохранении главного документа Word автоматически сохраняет и все вложенные документы. Имя файла для вложенного документа образуется из первых слое первого (главного) заголовка документа.

Закладки: Переход

(Для получения предварительной информации см. раздел «Закладки: Создание».)

Чтобы быстро перейти к закладке, можно использовать команду Insert (Вставка) > Bookmark (Закладка) или Edit (Правка) > Go to (Перейти). По умолчанию в окне диалога Bookmark (Закладка) закладки расположены в алфавитном порядке.

(См. также раздел «Переход» в главе «Начало работы».)

Шаг за шагом

1. Выберите команду Insert (Вставка) > Bookmark (Закладка)» чтобы вывести на экран окно диалога Bookmark (Закладка).

2. Выделите название закладки, к которой вы хотите перейти. Вы также можете провести сортировку закладок по расположению в документе, а затем указать нужную.

3. Щелкните на кнопке Go to (Перейти). Курсор переместится в позицию закладки. Если закладка обозначает объект или фрагмент текста в документе, то он весь будет выделен.

ПРИМЕЧАНИЕ Вы также можете использовать клавиши Ctrl+G. Затем на вкладке Go to (Перейти) открывшегося окна диалога в списке Go to what (Объект перехода) выберите пункт Bookmark (Закладка) и укажите имя нужной закладки в поле справа.

Закладки: Создание

Закладка — это именованный указатель для фрагмента текста, таблицы, рисунка, ячейки, диапазона ячеек в таблице или просто места в документе. Сначала вы вставляете закладку в нужную позицию в документе, а затем используете ее для перемещения или организуете ссылки на нее в полях и формулах. В Word с помощью закладок можно также создавать перекрестные ссылки и предметные указатели. При создании оглавления Word самостоятельно вставляет закладки для каждого элемента оглавления.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в место вставки закладки либо выделите текст или рисунок, которому необходимо присвоить имя.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Bookmark (Закладка), чтобы вывести на экран окно диалога Bookmark (Закладка).

3. Введите имя закладки в соответствующее поле. Вы также можете выбрать имя существующей закладки в списке, и Word переместит ее в новое место.

4. Щелкните на кнопке Add (Добавить), чтобы вставить закладку в документ и закрыть окно диалога.

Чтобы научиться переходить к своим закладкам или к скрытым закладкам, которые вставляет сама программа Word, см. раздел «Закладки: Переход».

ПРИМЕЧАНИЕ Закладки, как и имена диапазонов в Excel, можно использовать в расчетах. Закладка обозначает расположение числа. Например, чтобы подсчитать итоговую сумму в счете, введите закладки для обозначения статей расходов (например, Канцелярия, Транспорт и т. д.). Поместите курсор туда, где должна находиться сумма. Выберите команду Tables (Таблица) > Formula (Формула). В поле Formula (Формула) введите выражение с именами закладок: =Канцелярия+Транспорт, - затем щелкните на кнопке ОК. При изменениях в отдельных числах выделите поле с итогом и нажмите клавишу F9, чтобы обновить формулу.

ВНИМАНИЕ Имя закладки должно начинаться с буквы, может содержать цифры и не должно содержать пробелов.

Закладки: Удаление

Закладка, которая больше не нужна в документе, может быть легко удалена.

(Для получения предварительной информации см. раздел «Закладки: Создание».)

Шаг за шагом

1. Выберите команду Insert (Вставка) >- Bookmark (Закладка).

2. Выберите в списке имя ставшей ненужной закладки.

3. Щелкните на кнопке Delete (Удалить). Выделенная закладка будет удалена.

4. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть окно диалога и вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы удаляете весь текст или другой элемент, к которому присоединена закладка, сама закладка тоже удаляется.

Колонтитулы: В разных разделах

(Для получения предварительной информации см. раздел «Разделы: Вставка разрывов».)

При вставке колонтитулов в документ может понадобиться в разных частях документа разместить разные колонтитулы. Чтобы разбить документ на разделы — фрагменты текста с определенным форматированием, — необходимо вставить в него разрывы разделов. В противном случае Word будет воспринимать документ как единый раздел. Поэтому, прежде

чем приступать к решению данной задачи, в документ следует вставить разрывы разделов.

(См. также раздел «Разделы: Удаление разрывов».) Шаг за шагом

1. После вставки разрывов разделов поместите курсор в раздел, в котором нужно изменить колонтитулы. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы), чтобы вывести на экран панель инструментов Header and Footer (Колонтитулы) для текущего раздела.

2. Обратите внимание на то, что в заголовке колонтитула теперь стоит номер раздела. Щелкните на кнопке Same as Previous (Как в предыдущем разделе), чтобы отключить эту опцию.

3. Введите и отформатируйте новый колонтитул.

4. Щелкните на кнопке Switch between Header and Footer (Верхний/Нижний колонтитул) и введите информацию в нижний колонтитул. Примените нужное форматирование.

5. Новый колонтитул будет относиться как к текущему, так и ко всем последующим разделам. Чтобы изменить колонтитул для предыдущего или следующего раздела, щелкните на кнопке Show next (Переход к следующему) или Show previous (Переход к предыдущему) и повторите процедуру

ПРИМЕЧАНИЕ Имейте в виду, что каждый колонтитул связан с предыдущим разделом. Чтобы создать особый колонтитул для какого-либо раздела, прежде чем изменять текст в колонтитуле, отожмите кнопку Same as previous (Как в предыдущем разделе).

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы связать колонтитул с предыдущим разделом, поместите курсор в текущем разделе, выберите команду View (Вид) > Header and Footer (Колонтитулы) и щелкните на кнопке Same as previous (Как в предыдущем разделе). В появившемся окне диалога нажмите кнопку Yes (Да).

Колонтитулы: Коды полей

В большинстве случаев при вставке информации в колонтитул вам будет достаточно кнопок на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы). Однако для вставки информации в виде полей Word эта панель непригодна. В числе распространенных кодов полей, которые могут вам понадобиться, следующие: дата последнего сохранения документа, дата последней печати документа, имя автора, а также число страниц или слов.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы). Щелкните на кнопке Show previous (Переход к предыдущему) или Show next (Переход к следующему), чтобы найти раздел, в котором необходимо вставить поле в колонтитул.

2. Выберите команду Insert (Вставка) > Field (Поле), чтобы вывести на экран окно диалога Field (Поле). Выберите в списке категорию, представляющую тип нужной информации.

3. В списке Field name (Поля) выберите поле для вставки. Щелкните на кнопке Option (Параметры), чтобы применить особое форматирование к вставленному полю или узнать о ключах, которые помогут эффективнее использовать поля.

4. Чтобы применить ключи, щелкните на вкладке Reld Specific Switches (Ключи поля). Выберите нужный ключ и щелкните на кнопке Add to Field (Добавить) и затем дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к редактированию колонтитула.

ПРИМЕЧАНИЕ Одно из самых распространенных полей — поле Filename (Имя файла), расположенное в категории Document information (Сведения о документе). При установке ключа р Word отобразит полный путь к файлу и его имя. Такое поле часто используется в нижнем колонтитуле документов.

5. Повторите шаги 2-4 для всех кодов полей, которые вам нужно вставить. Затем щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

Колонтитулы: Первая страница

(Для получения предварительной информации см. раздел «Колонтитулы: Создание».)

В некоторых случаях колонтитулы первой и последующих страниц должны различаться (как в целом документе, так и в отдельных разделах). Например, если письма печатаются с готовыми шапками на первой странице, то колонтитулы разумно создавать, начиная со второй страницы.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) > Header and Footer (Колонтитулы). Щелкните на кнопке Show previous (Переход к предыдущему) или Show next (Переход к следующему), чтобы найти раздел, в котором нужно изменить колонтитул первой страницы.

2. Щелкните на кнопке Page Setup (Параметры страницы) на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы), затем щелкните на вкладке Layout (Макет).

3. В группе Header and Footer установите флажок Different first page (Различать первые страницы), чтобы колонтитул первой страницы отличался от колонтитулов остальных страниц. Теперь в заголовке колонтитула первой страницы появится надпись First Page Header/Footer (Верхний/Нижний колонтитул первой страницы) и номер раздела. В заголовке каждого из колонтитулов остальных страниц будет только номер раздела и информация о том, какой это колонтитул (верхний или нижний).

4. Если колонтитул на первой странице вам вообще не нужен, оставьте его пустым. В противном случае введите информацию. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

Колонтитулы: Расположение

(Для получения предварительной информации см. раздел «Колонтитулы: Создание».)

По умолчанию колонтитулы располагаются на расстоянии 1,25 см от верхнего или нижнего края бумаги. Можно изменить как это расстояние, так и расстояние между текстом и колонтитулом. Word допускает возможность выравнивания колонтитула по краю или центрирования.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы). Щелкните на кнопке Show Previous (Переход к предыдущему) или Show Next (Переход к следующему), чтобы найти раздел, в котором необходимо изменить положение колонтитулов.

2. Щелкните на кнопке Page Setup (Параметры страницы) на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы), чтобы вывести на экран окно диалога Page Setup (Параметры страницы), затем щелкните на вкладке Margins (Поля).

3. В полях области From edge (От края до колонтитула) укажите нужные значения.

4. Щелкните на кнопке О К, чтобы закрыть окно диалога Page Setup (Параметры страницы). Если нужно, внесите изменения в колонтитул и щелкните на кнопке Close (Закрыть).

Для изменения вертикальных размеров колонтитула поместите указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу области, отведенной под колонтитул. Когда указатель мыши превратится в двунаправленную стрелку, перетащите границу вверх или вниз.

ВНИМАНИЕ Изменяя расстояние от края бумаги до колонтитула, помните, что у большинства принтеров область печати несколько меньше листа бумаги:

Колонтитулы: Создание

Как правило, колонтитулы используются в документах, предназначенных для печати. Колонтитулы могут содержать информацию, которая должна повторяться на всех страницах документа. Верхние и нижние колонтитулы располагаются, соответственно, вверху или внизу страницы. В некоторых случаях для документа подойдут простые колонтитулы, которые будут содержать только имя и адрес человека или организации. Сложные колонтитулы могут включать эмблему компании, имя автора, дату и время, а также другую подобную графическую и текстовую информацию.

Колонтитулы, как и другие элементы документа, могут быть отформатированы. Они располагаются на верхнем и нижнем полях страницы. Word допускает как общие колонтитулы для всех страниц документа, так и разные колонтитулы для каждого фрагмента текста. Обычно создаются разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

(См. также разделы «Колонтитулы: В разных разделах», «Колонтитулы: Коды полей», «Колонтитулы: Первая страница» и «Колонтитулы: Четные и нечетные страницы».)

Шаг за шагом

1. Откройте документ, выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы), чтобы вывести на экран панель инструментов Header and Footer (Колонтитулы).

2. Введите нужную информацию в колонтитул.

3. Чтобы включить в колонтитул номер страницы, число страниц, дату или время, щелкните на соответствующей кнопке на панели Header and Footer (Колонтитулы).

ПРИМЕЧАНИЕ Текст или графика, вставленные в колонтитулы, автоматически выравниваются по левому краю. Их можно отцентрировать, нажав клавишу Tab, или выровнять по правому краю, нажав клавишу Tab дважды. Того же эффекта можно добиться с помощью кнопок на панели инструментов Formatting (Форматирование).

4. Чтобы создать нижний колонтитул, щелкните на кнопке Switch between Header and Footer (Верхний/Нижний колонтитул) и введите информацию. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

СОВЕТ При добавлении информации в колонтитул используйте кнопку Insert AutoText (Вставить автотекст) на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы). Таким образом можно вставить имя файла, имя автора или, например, фразу «стр. № 1 из 20» (где 20 - общее число страниц).

Колонтитулы: Четные и нечетные страницы

(Для получения предварительной информации см. раздел «Колонтитулы: Создание».)

В некоторых случаях колонтитулы четных и нечетных страниц удобно делать разными. Например, в учебнике или методическом пособии на четных страницах можно поместить название и номер главы, а на нечетных — название раздела.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы). Щелкните на кнопке Show Previous (Переход к предыдущему) или Show Next (Переход к следующему), чтобы найти раздел, в котором нужно задать колонтитулы четных и нечетных страниц.

2. Щелкните на кнопке Page Setup (Параметры страницы) на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы), чтобы вывести на экран окно диалога Page Setup (Параметры страницы), затем щелкните на вкладке Layout (Макет).

3. В группе Header and Footer (различать колонтитулы) установите флажок Different even and odd (Различать колонтитулы четных и нечетных страниц), затем щелкните на кнопке ОК.

4. Теперь в заголовке колонтитула появятся слова Header (Верхний) или Footer (Нижний), а также even (четной) или odd (нечетной) и номер раздела.

5. Если вам вообще не нужны колонтитулы, просто оставьте их пустыми. В противном случае введите нужную информацию. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

Концевые сноски: Вставка

С помощью концевых сносок в Word осуществляется включение в документ дополнительной информации. Концевые сноски обозначаются номером и содержат текст, размещаемый в конце документа. Обычно они используются в научных публикациях. В Word также допустимы обычные сноски, которые располагаются внизу страницы.

(См. также раздел «Обычные сноски: Вставка».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор точно в ту позицию, куда следует вставить сноску.

2. Выберите команду Insert (Вставка) > Footnote (Сноска), чтобы вывести на экран окно диалога Footnote and Endnote (Сноски). Выберите положение Endnote (Концевую) переключателя Insert (Вставить сноску).

3. Оставьте выбранным положение AutoNumber (Автоматическая) переключателя Numbering (Нумерация), чтобы использовать стиль нумерации по умолчанию.

4. Чтобы использовать другой стиль нумерации, щелкните на кнопке Option (Параметры) в нижней части окна диалога. Выберите нужный формат номера и другие параметры, затем щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в окно диалога Footnote and Endnote (Сноски).

5. Когда закончите, щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ и ввести текст сноски в соответствующем

окне. Щелкните в рабочей области, чтобы вернуться в документ и оставить панель сносок на экране, или щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть панель сносок и вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы находитесь в обычном режиме просмотра, то текст сносок нужно будет вводить в панель в нижней части окна документа. Если вы находитесь в режиме разметки страницы, текст сносок нужно будет вводить непосредственно на последней странице. Для возвращения в позицию вставки сноски в режиме разметки страницы можно использовать клавиши Shift+FS.

(См. также раздел «Переход» в главе «Начало работы».)

Нумерация страниц: В разных разделах

Когда вы добавляете номера страниц в документ, сохраняется сквозная нумерация, даже если в документе имеется несколько разделов. Однако могут быть случаи, когда вам потребуется по-разному пронумеровать страницы в разделах, например, в каждом разделе начать нумерацию заново.

(См. также раздел «Разделы: Вставка разрывов».)

Шаг за шагом

1. Разбейте документ на разделы, используя разрывы разделов, затем поместите курсор в раздел, требующий особого форматирования номеров страниц.

2. Выберите команду View (Вид) > Header and Footer (Колонтитулы) и щелкните на кнопке Switch Between Header and Footer (Верхний/Нижний колонтитул), чтобы переместиться вниз (если номера страниц располагаются внизу). Затем щелкните на кнопке Same as Previous (Как в предыдущем разделе), чтобы отжать ее и отменить применение колонтитула из предыдущего раздела.

3. Выберите команду Insert (Вставка) > Page Number (Номера страниц) и в открывшемся окне диалога щелкните на кнопке Format (Формат). В окне диалога Format (Формат) измените желаемым образом формат номера страницы.

4. Чтобы заново начать нумерацию страниц в текущем разделе, выберите положение переключателя Start at (Начать с) и введите значение в соседнее поле. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Page Number (Номера страниц), затем снова щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в документ.

Нумерация страниц: Вставка

Длинные документы удобно читать и просматривать, когда в них расставлены номера страниц. Вы можете быстро вставить номера страниц в документ, Word отформатирует их и поместит в верхний или нижний колонтитул. Для работы с номерами страниц доступны все приемы, пригодные для работы с колонтитулами. Номера ставятся внизу или вверху страницы и могут быть выровнены по левому или правому краю, а также по центру.

(См. также раздел «Колонтитулы: Создание».)

Шаг за шагом

1. В нормальном режиме или в режиме просмотра структуры страницы выберите команду Insert (Вставка) >• Page Number (Номера страниц), чтобы вывести на экран окно диалога Page Number (Номера страниц).

2. В списке Position (Положение) выберите пункт Bottom of page (Footer) (Внизу страницы (нижний колонтитул)) или Top of page (Header) (Вверху страницы (верхний колонтитул)). В списке Alignment (Выравнивание) выберите нужный вариант: Left (Слева), Center (От центра), Right (Справа), Inside (Внутри) или Outside (Снаружи).

3. Установите флажок Show number on first page (Номер на первой странице), чтобы поместить номер на первую страницу документа.

4. Чтобы изменить параметры форматирования, щелкните на кнопке Format (Формат) и измените параметры номера страницы в окне диалога Format (Формат).

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Page Number (Номера страниц); затем щелкните на кнопке ОК или Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ, сохранить сделанные изменения и применить их.

(См. также раздел «Нумерация страниц: Форматирование».)

Нумерация страниц: Удаление

Номера страниц можно удалять, если они не нужны, и перемещать их в другое место (например, в верхний колонтитул вместо нижнего).

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы) и найдите код номера страницы, который вы ' хотите удалить. Для перемещения между колонтитулами используйте кнопки на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы): Switch Between Header and Footer (Верхний/Нижний колонтитул), Show previous (Переход к предыдущему) или Show Next (Переход к следующему).

2. Выделите номер страницы, затем нажмите клавишу Delete. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Убедитесь, что при выделении номера страницы выделилась рамка вокруг него. Толстая штриховая рамка вокруг номера показывает, что для его вставки использовалась команда Insert (Вставка) > Page Number (Номер страницы). Поместите указатель мыши на рамку и щелкните, чтобы выделить как ее саму, так и номер страницы.

Нумерация страниц: Форматирование

Вы можете оформлять номера страниц разными способами. Это могут быть арабские или римские цифры, а также буквы разных шрифтов и регистров. Если длинный документ разделен на главы, то в номера страниц можно включить номер главы.

Номера страниц можно форматировать не только сразу при их вставке в документ, но и позже.

(См. также разделы «Нумерация страниц: Вставка» и «Структура: Нумерация».)

Шаг за шагом

1. В нормальном режиме или в режиме структуры страницы поместите курсор в раздел со вставленными номерами страниц и выберите команду Insert (Вставка) >• Page Number (Номера страниц).

2. Щелкните на кнопке Format (Формат) в окне диалога Page Number (Номера страниц).

3. В списке Format (Формат) выберите нужный стиль. Установите флажок Include chapter number (Включить номер главы), если это необходимо.

4. В поле Chapter starts with style (Начинается со стиля) укажите стиль для номеров глав в документе. В списке Use separator (Использовать разделитель) выберите разделитель между номерами главы и страницы.

5. Щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в окно диалога Page Number (Номера страниц); затем щелкните на кнопке ОК или Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ, сохранить сделанные изменения и применить их.

Обычные сноски: Вставка

С помощью сносок вы сможете включить в документ дополнительную информацию. Обычные сноски обозначаются

номером и содержат текст, размещаемый в нижней части страницы. В Word также можно использовать концевые сноски, которые располагаются в конце документа.

(См. также раздел «Концевые сноски: Вставка».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор точно в позицию, куда следует вставить сноску.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Footnote (Сноска), чтобы вывести на экран окно диалога Footnote and Endnote (Сноски). Выберите положение Footnote (Сноска) переключателя Insert (Вставить сноску).

3. Оставьте выбранным положение AutoNumber (Автоматическая) переключателя Numbering (Нумерация), чтобы использовать стиль нумерации по умолчанию.

4. Чтобы использовать другой стиль нумерации, щелкните на кнопке Option (Параметры) в нижней части окна диалога. Выберите нужный формат номера и другие параметры, затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Footnote and Endnote (Сноски).

5. Когда закончите, щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в документ и ввести текст сноски в соответствующем окне. Щелкните в рабочей области, чтобы вернуться в документ и оставить панель сносок на экране, или на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть панель сносок и вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы находитесь в обычном режиме просмотра, то текст сносок нужно будет вводить в панели в нижней части окна документа. Если вы находитесь в режиме разметки страницы, текст сносок нужно будет вводить непосредственно на странице. Для возвращения в позицию вставки сноски в режиме разметки страницы можно использовать клавиши Shift+F5.

(См. также раздел «Переход» в главе «Начало работы».)

Оглавление: Специальные стили заголовков

Возможна ситуация, когда нужно составить оглавление в документе, заголовки в котором размечены стилями, отличными от стилей, установленных в Word по умолчанию.

(См. также раздел «Оглавление: Стили заголовков по умолчанию».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало оглавления. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды полей. Выберите команду Insert (Вставка) > Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Table of content (Оглавление), если она не видна на экране.

2. Щелкните на кнопке Option (Параметры), чтобы вывести на экран окно диалога Table of contents option (Параметры оглавления). Для некоторых стилей из числа перечисленных в списке Available style (Доступные стили) укажите уровень для оглавления. Если установить флажок Table entry field (Поля элементов оглавления), то сборка оглавления произойдет с использованием полей элементов оглавления. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели).

3. Установите флажок Show page number (Показать номера страниц), чтобы номера страниц отображались в оглавлении. Установите флажок Right align page number (Номера страниц по правому краю), чтобы выровнять их по правому краю.

4. В поле Show level (Укажите уровни) установите нужное значение для уровней заголовков, которые должны включаться в оглавление. Выберите стиль заполнителя в соответствующем списке. Щелкните на кнопке О К, чтобы составить оглавление.

Оглавление: Стили заголовков по умолчанию

Оглавление обычно располагается в начале больших документов. Оно включает основные заголовки и номера страниц, на которых они располагаются. Вы также можете создать предметный указатель для лучшей ориентации в документе (см. также раздел «Предметный указатель: Добавление элементов»). Если вы решите создать оглавление в своем документе, то для оформления заголовков следует использовать стили Word, задаваемые для этой цели по умолчанию, то есть стили Heading 1 (Заголовок 1), Heading 2 (Заголовок 2) и т. д. Word распознает эти стили и формирует из них оглавление.

Прежде чем создавать оглавление, необходимо применить соответствующие стили к каждому заголовку, который будет в него включен. Выделите текст и разверните список Style (Стиль) на панели форматирования. Выберите нужный стиль заголовка.

(См. также раздел «Стили: Применение» в главе «Форматирование».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало оглавления. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды. полей.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >- Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Table of content (Оглавление), если она не видна на экране.

3. В списке Format (Формат) выберите вариант оформления. В поле Print Preview (Образец) вы увидите пример оформления.

4. Установите флажок Show number page (Показать номера страниц), чтобы номера страниц отображались в оглав-

лении. Установите флажок Right align page number (Номера страниц по правому краю), чтобы выровнять номера страниц по правому краю.

5. В поле Show level (Уровни) укажите нужное значение для уровней заголовков, которые должны включаться в оглавление. Выберите стиль заполнителя в соответствующем списке. Щелкните на кнопке ОК, чтобы составить оглавление.

Перекрестные ссылки: Использование

Перекрестные ссылки облегчают пользователям ориентацию и доступ к информации в документе (в документах). Перекрестные ссылки вставляются в документы Word в виде полей. Word может обновлять эти поля автоматически при выводе документа на печать или при сохранении. Кроме того, есть возможность обновлять их вручную (для этого нужно выделить поле и нажать клавишу F9).

Перекрестные ссылки обычно содержат текст, который вы вводите, и информацию о перекрестной ссылке, которую добавляет Word. Например, вы можете ввести стандартный текст: См. также, а затем вставить ссылку на соответствующий заголовок или номер страницы.

Для организации перекрестных ссылок вы можете использовать заголовки (особенно оформленные с помощью стандартных стилей заголовков Word), абзацы, закладки, сноски, формулы, рисунки и таблицы. Чтобы создать перекрестную ссылку, сначала нужно создать объект, на который она будет указывать.

(См. также разделы «Закладки: Создание», «Обычные сноски: Вставка» и «Концевые сноски: Вставка».)

Шаг за шагом

1. Введите текст, который должен содержаться в ссылке (например, См. также). Поместите курсор точно в пози-

цию вставки ссылки. Выберите команду Insert (Вставка) > Cross-reference (Перекрестная ссылка), чтобы вывести на экран окно диалога Cross-reference (Перекрестная ссылка).

2. В списке Reference type (Тип ссылки) укажите нужный тип ссылки (например, Heading (Заголовок)) и затем в списке Insert reference to (Вставить ссылку на) укажите нужный вариант типа данных для вставки в документ.

3. Если вам нужно вставить гиперссылку, установите флажок Insert as hyperlink (Вставить как гиперссылку).

4. В зависимости от выбора, сделанного на шаге 2, список в центральной части окна будет отображать соответствующие элементы документа. Выберите нужный элемент и щелкните на кнопке Insert (Вставить).

5. Повторите шаги 2, 3 и 4 для всех ссылок, которые необходимо вставить в документ. Когда закончите, щелкните на кнопке Close (Закрыть).

СОВЕТ Если окно диалога заслоняет текст документа, щелкните на заголовке окна и перетащите его в удобное место. Щелкая мышью, вы можете переключаться из документа в окно и обратно, чтобы попеременно вводить текст и вставлять ссылки.

(См. также разделы «Гиперссылки: Автоформат при вводе» и «Гиперссылки: Вставка документа» в главе «Работа в Ин-тернете».)

Предметный указатель: Добавление элементов

В предметном указателе приводится список тем, обсуждаемых в документе, вместе со ссылками на номера страниц, содержащих соответствующую информацию. Без предметного указателя читателю трудно ориентироваться в длинных документах.

В создании предметного указателя можно выделить два этапа — разметку элементов указателя и его составление.

(См. также раздел «Предметный указатель: Составление».)

Шаг за шагом

1. Выделите слово, которое необходимо включить в указатель, затем выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран соответствующее окно диалога.

2. Щелкните на вкладке Index (Указатель), если она не видна на экране. Щелкните на кнопке Mark entry (Пометить элемент), чтобы вывести на экран окно диалога Mark Index Entry (Определение элемента указателя).

3. Слово или слова, которые вы выделили на шаге 1, появятся в поле Main entry (Основной элемент); чтобы изменить эти слова, щелкните в поле и исправьте текст.

4. Выберите одно из следующих положений переключателя: Cross-reference (Перекрестная ссылка), Current page (Текущая страница) или Page range (Диапазон страниц). Затем щелкните на кнопке Mark (Пометить). Окно диалога останется открытым, чтобы можно было расставить пометки в нескольких местах.

5. Если необходимо, переместите окно диалога, чтобы пометить следующее слово. Повторяйте шаги 3 и 4, пока не пометите все нужные слова. Когда закончите разметку, щелкните на кнопке Cancel (Отмена).

ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Main Index entry (Определение элемента указателя) по умолчанию выбрано положение переключателя Current page (Текущая страница). Если вы хотите создать ссылку на текстовый элемент, например «см. что-то», выберите положение переключателя Cross-reference (Перекрестная ссылка). Чтобы включить в указатель ссылку на диапазон страниц, а не на одну страницу, сначала создайте закладку для этого диапазона страниц. Для оформления номеров страниц можно использовать флажки Bold (Полужирный) и Italic (Курсив).

Предметный указатель: Составление

(Для получения предварительной информации см. раздел «Предметный указатель: Добавление элементов».)

После разметки элементов указателя необходимо собрать их в один список, обычно в конце документа.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало указателя. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды полей.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Index (Указатель), если она не видна на экране. Укажите тип указателя (Indented (С отступом) или Run-in (Без отступа)).

3. В списке View (Вид) выберите вариант оформления указателя. В поле Print Preview (Образец) вы увидите пример этого оформления.

4. Установите флажок Right align page nimibers (Номера страниц по правому краю), чтобы выровнять номера страниц по правому краю.

5. Чтобы расположить указатель более чем в двух колонках, задайте их число в поле Column (Колонки). Щелкните на кнопке ОК, чтобы создать указатель.

Примечания: Вывод на печать

(Для получения предварительной информации см. раздел «Примечания: Добавление».)

После добавления примечаний может понадобиться их вывод на печать. При распечатке примечаний возможны два варианта: печать только примечаний или печать примечаний в конце документа.

Шаг за шагом

1. Чтобы распечатать примечания в конце документа, выберите команду Rie (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).

2. Щелкните на кнопке Option (Параметры) в нижней части окна диалога. Установите флажок Comment (Примечания) в группе Include with document (Печатать вместе с документом) и щелкните на кнопке ОК.

3. Если необходимо, в списке Print what (Напечатать что) выберите пункт Document (Документ) и щелкните на кнопке ОК, чтобы распечатать примечания вместе с документом.

СОВЕТ Чтобы распечатать только примечания, выберите команду File (Файл) > Print (Печать). Откроется окно диалога Print (Печать). В списке Print what (Напечатать что) выберите пункт Comment (Примечания) и щелкните на кнопке ОК. Примечания будут распечатаны в виде абзацев со ссылками на страницы, номерами примечаний и их текстом.

Примечания: Вывод на экран

(Для получения предварительной информации см. раздел «Примечания: Добавление».)

После добавления примечаний в документ их полезно вывести на экран для проверки и исправления.

(См. также раздел «Переход» в главе «Начало работы».)

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) > Comments (Примечания), чтобы вывести на экран окно примечаний и панель инструментов Reviewing (Рецензирование). Ближайшее примечание будет выделено, а в панели примечаний в нижней части окна будет виден текст всех примечаний.

2. Вы можете либо переходить от примечания к примечанию на панели примечаний, либо щелкнуть в рабочей области документа, а затем на кнопке Next Comment (Следующее примечание) на панели рецензирования.

3. Чтобы просмотреть примечания конкретного рецензента, выберите его имя в списке Who (Кто) на панели примечаний.

4. Чтобы внести изменения в текст примечаний, щелкните в окне примечаний и затем используйте все обычные приемы правки текста.

5. Когда закончите работу с примечаниями, щелкните на кнопке Close (Закрыть).

ПРИМЕЧАНИЕ При использовании кнопки Next comment (Следующее примечание) на панели инструментов рецензирования соответствующее примечание выделяется и его текст появляется на экране.

СОВЕТ Если вы просто хотите просмотреть примечание, поместите , курсор на выделенный текст или метку примечания. Текст примечания появится в виде всплывающей подсказки.

Примечания: Добавление

Создание примечаний к фрагментам текста или'другим объектам в документе дает возможность сообщить ваше мнение другим пользователям. Текст примечания появляется на экране в виде всплывающей подсказки и не выводится на печать, если специально не было указано, что это нужно. При вставке примечания Word определяет его положение в документе и открывает специальное окно для ввода текста примечания.

Шаг за шагом

1. Выделите текст или объект, к которому следует добавить примечание, либо просто поместите курсор в текст.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Comment (Примечание), чтобы отметить место вставки примечания и открыть окно для ввода текста.

3. Введите текст примечания в открывшееся окно в нижней части документа и щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Если нажать кнопку Show/Hide (Непечатаемые символы) на стандартной панели инструментов, то метки примечаний будут видны на экране. Чтобы удалить примечание, выделите такую метку и нажмите клавишу Delete.

Разделы: Вставка разрывов

Разрывы разделов нужны для различного форматирования разных частей документа. Например, число колонок на странице в серьезных публикациях типа бюллетеней или брошюр может меняться.

(См. также разделы «Колонки: Создание многоколоночно-го-текста» и «Колонки: Создание колонок разной ширины» в главе «Форматирование».)

Разрывы раздела также помогут вам при создании документа, разделенного на главы. Обычно при этом очередная глава начинается с нечетной страницы и в ней меняются колонтитулы и нумерация страниц.

(См. также раздел «Колонтитулы: Создание».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку вставки разрыва, затем выберите команду Insert (Вставка) >• Break (Разрыв), чтобы вывести на экран окно диалога Break (Разрыв).

2. Выберите одно из положений переключателя Section break types (Разрывы разделов). Варианты приведены на следующей странице.

3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ.

1 СОВЕТ Используйте разрыв раздела на текущей странице, чтобы выровнять высоту колонок на странице. Вставьте разрыв раздела в конец документа с текстом, оформленным в колонки, если последняя колонка занимает отведенное ей место не полностью.

ПРИМЕЧАНИЕ В некоторых случаях Word автоматически вставляет разрывы разделов. Когда вы оформляете часть текста в несколько колонок, Word вставляет разрыв раздела до и после выделенного фрагмента. Кроме того, если вы меняете параметры страницы, поля, ориентацию и т. д., Word тоже будет вставлять в документ разрывы разделов.

Разделы: Поиск

Возможно, после разбиения документа на разделы понадобится быстро перемещаться из раздела в раздел или удалять ставшие ненужными разрывы разделов.

(См. также раздел «Разделы: Удаление разрывов».)

Шаг за шагом

1. Нажмите клавиши Ctrl+F, чтобы начать процесс поиска. Откроется окно диалога Find (Найти). Щелкните на кноп-

ке More (Больше), чтобы увидеть дополнительные параметры поиска.

2. Щелкните на кнопке Special (Специальный) и в появившемся меню выберите пункт Section Break (Разрыв раздела).

3. Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее). Когда программа найдет разрыв раздела, вы можете его не увидеть, если он окажется закрытым окном диалога. Перетащите окно поиска в другое место экрана. Чтобы продолжить поиск, снова щелкните на кнопке Find Next (Найти далее).

4. Если нужно прекратить поиск, щелкните на кнопке Cancel (Отмена). В противном случае Word выведет на экран сообщение, что поиск был проведен во всем документе. Щелкните на кнопке ОК, затем накнопке Cancel (Отмена).

Разделы: Удаление разрывов

(Для получения предварительной информации см. раздел «Разделы: Вставка разрывов».)

Допустим, после вставки и использования разрывов возникла необходимость изменить макет документа и удалить все или некоторые разрывы разделов. Это можно сделать автоматически.

Шаг за шагом

1. Нажмите клавиши Ctrl+H, чтобы вывести на экран окно диалога Find and replace (Найти и заменить), затем щелкните на кнопке More (Больше), чтобы увидеть дополнительные параметры поиска.

2. Щелкните в поле Find what (Найти), затем на кнопке Special (Специальный) и выберите в появившемся меню пункт Section break (Разрыв раздела). Не вводите ничего в поле Replace (Заменить на).

3. Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее), чтобы найти ближайший разрыв раздела. Найденный разрыв будет

выделен. Чтобы продолжить поиск, используйте кнопку Find Next (Найти далее); чтобы удалить разрыв раздела, щелкните на кнопке Replace (Заменить).

4. Чтобы таким образом удалить все разрывы разделов, щелкните на кнопке Replace all (Заменить все). Word сообщит, сколько замен было сделано; вам останется только щелкнуть на кнопке ОК и затем на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ.

Список иллюстраций: Создание

Все созданные подписи и названия, относящиеся к рисункам, таблицам или формулам, можно собрать в список иллюстраций. Например, в собранной таким образом таблице для иллюстраций будет содержаться список всех иллюстраций с номерами страниц. Прежде чем составлять такую таблицу, необходимо добавить подписи к соответствующим объектам.

(См. также раздел «Заголовки: Добавление» в главе «Таблицы».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало списка иллюстраций. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды полей.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Table of Figure (Список иллюстраций), если она не видна на экране.

3. В списке Caption label (Название) выделите тип названий, которые будут включены в таблицу. Затем в списке Format (Вид) выберите вариант оформления таблицы, который появится в поле Print Preview (Образец).

4. Установите флажок Show number page (Показать номера страниц), чтобы номера страниц отображались в списке.

Установите флажок Right align page numbers (Номера страниц по правому краю), чтобы выровнять номера страниц по правому краю.

5. Установите флажок Include label and number (Полное название), чтобы подписи и номера иллюстраций были перечислены в таблице вместе. Выберите стиль заполнителя в соответствующем списке. Щелкните на кнопке О К, чтобы составить список иллюстраций.

Структура: Заголовки в оглавлении

(Для получения предварительной информации см. раздел «Структура: Создание».)

Если вам нужно создать оглавление, то проще всего составить его с помощью встроенных стилей заголовков. Word создает оглавление на основе заголовков разных уровней и соответствующих им номеров страниц.

Можно также задать собственные стили для включаемых в оглавление заголовков.

(См. также раздел «Оглавление: Специальные стили заголовков».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку начала будущего оглавления.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели), затем щелкните на вкладке Table of Contents (Оглавление).

3. В списке Format (Вид) выберите вариант оформления , оглавления. В поле Print Preview (Образец) вы увидите, как будет выглядеть данный вариант оформления.

4. Чтобы не отображать номера страниц, снимите флажок Show page numbers (Показать номера страниц). Для выравнивания номеров страниц по правому краю установите флажок Right align page numbers (Номера страниц по правому краю).

5. Для изменения типа заполнителя выберите нужный вариант в списке Tab leader (Заполнитель). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить оглавление.

Структура: Нумерация

(Для получения предварительной информации см. раздел «Структура: Создание».)

Вам обязательно придется столкнуться с нумерацией. Юридические и финансовые документы, контракты, проекты — вот только некоторые примеры документов, в которых требуется нумерация пунктов. В режиме структуры любые действия с нумерацией реализуются очень быстро. Вы можете не только применить нумерацию, но и поменять формат номера.

Шаг за шагом

1. В любом режиме просмотра и в любой точке документа выберите команду Format (Формат) >• Bullets and Numbering (Список). Щелкните на вкладке Outline Numbered (Многоуровневый), если она не видна.

2. Выберите один из предлагаемых вариантов. В группе Numbering (Нумерация) выберите положение переключателя Restart numbering (Начать заново) или Continue previous list (Продолжить).

3. Для изменения стиля нумерации или маркеров щелкните на кнопке Customize (Изменить), чтобы вывести на экран окно диалога Customize numbered list (Изменение многоуровневого списка).

4. Выберите нужные параметры. Если вам мало этих параметров, щелкните на кнопке More (Больше). Затем щелкните на кнопке ОК или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в окно диалога Bullets and Numbering (Список). Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить выбранный вариант форматирования.

Структура: Отображение уровней

Режим структуры, позволяющий отображать и скрывать уровни структуры, очень удобен. С его помощью можно свернуть документ до заголовков первого уровня, чтобы увидеть общую организацию документа; кроме того, в этом режиме вы можете перемещать целые разделы, перетаскивая мышью соответствующие заголовки.

(См. также раздел «Структура: Реорганизация».)

Word позволяет вывести на экран все уровни структуры документа, включая основной текст. Чтобы просмотреть отдельные разделы в документе, можно использовать кнопки Collapse (Свернуть) и Expand (Развернуть).

Шаг за шагом

1. Перейдите в режим структуры и щелкните на кнопке Show All Headings (Все заголовки) на панели инструментов Outlining (Структура), чтобы увидеть документ целиком. Щелкните на ней еще раз, чтобы увидеть только заголовки без основного текста.

2. Щелкните на одной из кнопок с нужным номером Show Heading (Показать заголовки), чтобы вывести на экран структуру до указанного уровня включительно.

3. Поместите курсор в заголовок, который нужно развернуть или свернуть. Щелкните на кнопке Collapse (Свернуть) или Expand (Развернуть).

4. Поместите указатель мыши на знак «плюс» или «минус» слева от заголовка, который нужно развернуть или свернуть. Дважды щелкните на нем, чтобы развернуть или свернуть соответствующие абзацы.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы работаете с мышью IntelliMouse, то для развертывания и свертывания структуры можно использовать колесо мыши. Щелкните на нужном заголовке, удерживайте нажатой клавишу Shift и крутите колесо мыши вперед для развертывания структуры или назад для ее свертывания.

Структура: Реорганизация

(Для получения предварительной информации см. раздел «Структура: Создание».)

Одно из главных преимуществ работы в режиме структуры заключается в том, что этот режим позволяет легко реорганизовать документ. Конечно, с помощью стандартных приемов работы в программе Word вы также можете выделить любой фрагмент текста. Однако в режиме структуры для выделения используются способы, позволяющие значительно экономить время.

Когда вы выделяете заголовок в режиме структуры, щелкнув на символе структуры слева от него, вы тем самым выделяете и все подчиненные ему абзацы.

Шаг за шагом

1. Перейдите в режим структуры.

2. Сверните или разверните структуру до нужного уровня.

3. Поместите указатель мыши на символ структуры («плюс» или «минус») слева от нужного заголовка. Когда указатель изменит свой вид, перетащите заголовок в другое место.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы не сильны в перетаскивании, то можете выделить заголовок, который нужно переместить, и затем использовать кнопки Move Up (Переместить вверх) или Move Down (Переместить вниз) на панели инструментов Outlining (Структура).

Структура: Создание

Режим структуры помогает грамотно организовывать документ в процессе его создания. Чтобы составить впечатление о документе, можно вывести на экран только заголовки определенного уровня. Вообще говоря, средства Word для работы со структурой документа являются одной из самых эффективных возможностей этой программы.

Шаг за шагом

1. В новом документе или в окне существующего документа щелкните на кнопке Outline View (Режим структуры), расположенной слева на горизонтальной полосе прокрутки.

2. Введите заголовок или выделите текст, который вы хотите превратить в заголовок. Щелкните на подходящей кнопке на панели Outlining (Структура), чтобы назначить уровень заголовка для" выделенного фрагмента.

3. Переместитесь в конец строки и нажмите клавишу Enter, чтобы закончить ввод строки и начать новый абзац того же уровня.

4. Нажмите клавишу Tab, чтобы понизить уровень абзаца, или клавиши Shift+Tab, чтобы его повысить.

Структура: Форматирование

Когда вы создаете в документе структуру, на самом деле вы оформляете выбранные элементы этого документа с помощью стилей. Стиль Heading 1 (Заголовок 1) применяется к заголовкам первого уровня, Heading 2 (Заголовок 2) — к заголовкам второго и так далее до девятого уровня. Когда вы выходите из режима структуры, результат применения стилей остается.

Если вам требуется изменить форматирование заголовков в документе, следует просто переопределить стили, соответствующие этим заголовкам.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, форматирование которого требует изменений. Выберите команду Format (Формат) >• Style (Стиль), чтобы вывести на экран окно диалога Style (Стиль).

2. Если необходимо, выделите нужное название стиля в списке Styles (Стили). Щелкните на кнопке Modify (Изме-

нить), чтобы вывести на экран окно диалога Modify Style (Изменение стиля).

3. Щелкните на кнопке Format (Формат), чтобы увидеть список элементов стиля, которые можно изменять. Выберите один из вариантов: Font (Шрифт), Paragraph (Абзац), Tab (Табуляция), Border (Граница), Language (Язык), Frame (Рамка) или Numbering (Нумерация).

4. Внесите необходимые изменения в появившемся окне диалога и щелкните на кнопке (Ж, чтобы вернуться в окно диалога Modify Style (Изменение стиля).

5. Повторите шаги 3 и 4 для каждого элемента стиля, который вы хотите изменить. После внесения изменений установите флажок Add to template (Добавить в шаблон) и щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Style (Стиль). Затем щелкните на кнопке Apply (Применить).

(См. также раздел «Стили: Обновление существующих документов» в главе «Форматирование».)

Таблица ссылок: Разметка элементов

Таблица ссылок используется, например, в юридических документах, где встречаются цитаты и ссылки. Таблица ссылок похожа на предметный указатель, но она составляется в особом формате, принятом в судопроизводстве. В таком формате ссылка будет выглядеть примерно так: Johnson v. Johnson, 58 Wn. 2d 243 (1961) 5,6. Чтобы создать таблицу ссылок, сначала следует разметить ее элементы в тексте документа.

Шаг за шагом

1. Выделите текст ссылки или поместите курсор в точку вставки ссылки. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавле-

ние и указатели), затем щелкните на вкладке Table of Authorities (Таблица ссылок), чтобы вывести ее на передний план.

2. Щелкните на кнопке Mark Citation (Пометить), чтобы вывести на экран окно диалога Mark Citation (Определение элемента таблицы ссылок). Выделенный текст появится в полях Selected text (Выделенный текст) и Short citation (Краткая форма). Если текста в полях нет, щелкните в поле Selected text (Выделенный текст) и введите информацию.

3. Разверните список Category (Категория) и выберите нужную категорию. Затем внесите изменения в текст в поле Short citation (Краткая форма), чтобы он соответствовал принятому в документе стилю цитирования. Следите за пунктуацией, сокращениями и употреблением прописных и строчных букв.

4. Щелкните на кнопке Mark (Пометить), чтобы пометить данный элемент, или щелкните на кнопке Mark All (Пометить все). В последнем случае Word проведет поиск в документе и пометит все краткие и полные формы, которые удовлетворяют выбранному условию.

5. Окно диалога Mark Citation (Определение элемента таблицы ссылок) останется открытым, и вы сможете продолжать разметку. Выделите новый текст и повторите шаги 3 и 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ.

6. Чтобы поместить таблицу ссылок в документ, вам придется составить ее после завершения разметки элементов.

ПРИМЕЧАНИЕ Вы можете использовать кнопку Next Citation (Следующая) для поиска распространенных в юридической и деловой практике английских сокращений («in re», <v.», <lbid.» или <Sess.»), а затем повторить шаги Зи 4.

Таблица ссылок: Составление

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблица ссылок: Разметка элементов».)

После разметки элементов таблицы ссылок можно приступать к ее составлению.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало таблицы ссылок. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды полей.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Table of Authorities (Таблица ссылок), если она не видна на экране.

3. В списке Format (Вид) выберите вариант оформления оглавления. В поле Print Preview (Образец) вы увидите пример оформления.

4. Установите флажок Use passim (Везде), чтобы подставить в таблицу слова «по тексту» для ссылок, которые встречаются более чем на пяти страницах. Установите флажок Keep original format (Сохранить исходный формат), чтобы сохранить форматирование символов для длинных ссылок.

5. В списке Category (Категории) выберите категорию для таблицы, затем выберите стиль заполнителя. Щелкните на кнопке О К, чтобы составить таблицу.

Если вам нужна исчерпывающая информация, обратитесь к книге «Эффективная работа с Microsoft Word 2000», выпу-щеную издательством «Питер».