Работа с файлами

Документы Word хранятся на диске в виде файлов с расширением .doc. Основные команды для работы с файлами, такие как открытие, сохранение, создание нового файла, закрытие и другие, находятся в меню File (Файл). Word позволяет также искать необходимые файлы на диске, описывать свойства документа (то есть вводить дополнительную информацию о документе), сохранять документы в виде файлов различных форматов (в том числе в виде Web-страниц).

Документы: Быстрый доступ к открытым документам

Открыв с помощью Word несколько документов, можно быстро переключаться между ними с помощью кнопок на панели задач Windows. Для каждого открытого документа на панели задач присутствует своя кнопка.

Шаг за шагом

1. Чтобы переключиться на нужный документ, выберите на панели задач кнопку с именем необходимого документа и нажмите ее.

2. На экране появится окно Word с необходимым документом.

ПРИМЕЧАНИЕ Переключаться между документами можно также традиционным способом, то есть выбирая название соответствующего документа в меню Window (Окно).

Документы: Добавление информации о документе

В Windows каждый файл имеет ряд определенных стандартных свойств. Такими свойствами являются имя файла, дата его создания, дата изменения, размер и атрибуты файла.

В Word существует возможность кроме стандартных свойств файла добавлять другую информацию к каждому документу. Это делается с помощью команды File (Файл) >• Properties (Свойства) и служит как для систематизации информации, так и для дальнейшего поиска нужных документов.

В окне диалога, открывающемся после выполнения команды File (Файл) >• Properties (Свойства), имеется пять вкладок:

General (Общие), Summary (Документ), Statistics (Статистика), Contents (Состав), Custom (Прочие). Состав и описание информации на этих вкладках показаны ниже.

General	Type	Тип файла
	Location	Путь к файлу
	Size	Размер файла
	MS-DOS name	Имя файла в системе MS-DOS
	Created	Дата создания файла
	Modified	Дата последнего изменения ф
	Accessed	Дата открытия файла
	Attributes	Атрибуты файла
Summary	Title	Название документа
	Subject	Тема документа
	Author	Автор документа
	Manager	Руководитель
	Company	Компания (организация)
	Category	Категория документа
	Keywords	Ключевые слова

	Comments	Комментарий
	Hyperlink	База гиперссылки,то есть базовый
	base	адрес для создания относительных
		гипперссылок в документе
	Templates	Шаблон, на основе которого создан
		документ
	Save preview	Можно установить этот флажок, чтобы
	pictures	сохранить рисунок для
		предварительного просмотра
Statistics	Created	Дата создания документа
	Modified	Дата последнего изменения документа
	Accessed	Дата открытия документа
	Printed	Дата печати документа
	Last save by	Имя последнего пользователя, который
		сохранял документ
	Revision	Редакция
	number
	Total editing	Общее время редактирования
	time
	Statistics	Поле статистики включает в себя
		таблицу с основными статистическими
		данными, такими как число
		страниц, число параграфов,
		число строк, число слов,
		число символов, число байт
Contents	Document	Содержание документа
	contents
Custom	Name	Имя свойства, задаваемого
		пользователем (может быть выбрано
		в списке)
	Type	Тип свойства, задаваемого
		пользователем
	Value	Значение свойства, задаваемого
		пользователем
	Properties	Таблица имен, типов и значений
		свойств, заданных пользователем

Шаг за шагом

1. Чтобы добавить дополнительную информацию в документ, необходимо его открыть, а затем выбрать команду File (Файл) > Properties (Свойства).

2. Введите необходимую информацию в соответствующие поля на вкладке Summary (Документ).

3. Для просмотра или ввода информации можно переходить на другие вкладки. На вкладке Custom (Прочие) можно ввести имя, тип и значение собственного свойства или выбрать предлагаемые свойства в списке. По окончании ввода свойств нажмите кнопку ОК.

Документы: Закрытие документа

Заканчивая работу с документом, необходимо его закрыть, освободив, таким образом, память компьютера. В Word существует возможность закрыть один документ или все открытые документы.

Шаг за шагом

1. Чтобы закрыть один документ, необходимо сделать этот документ активным, а затем выбрать команду File (Файл) > Close (Закрыть). Чтобы закрыть все открытые документы, необходимо, удерживая нажатой клавишу Shift, выбрать команду File (Файл) >• Close All (Закрыть все). При нажатии клавиши Shift команда Close (Закрыть) в меню File (Файл) меняется на команду Close All (Закрыть все).

2. Если в документ были внесены изменения, на экране появится вопрос: Do you want to save the changes you made to <имя файла>? (Вы хотите сохранить изменения в файле <имя файла>?). Для сохранения изменений нажмите кнопку Yes (Да), для записи файла без внесенных изменений нажмите кнопку No (Нет). Кнопка Cancel (Отмена) служит для возвращения в документ.

СОВЕТ Закрыть документ можно также с помощью комбинации клавиш Ctrt+F4.

Документы: Создание нового документа

При запуске Word по умолчанию создает новый документ с именем Оос1 (Документ!) на основе шаблона Normal (Обычный). Существует также возможность создания новых документов на основе стандартных или ранее созданных шаблонов. Для этого необходимо выбрать команду File (Файл) > New (Создать).

Шаг за шагом

1. Запустите Word и выберите команду File (Файл) >• New (Создать) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N.

2. Раскройте вкладку, которая содержит нужный шаблон, и дважды щелкните на его значке. Нажмите кнопку ОК для создания документа или кнопку Cancel (Отмена) для возвращения в Word.

СОВЕТ Для быстрого создания документа на основе шаблона Normal (Обычный) можно нажать кнопку New blank document (Создать) на стандартной панели инструментов.

Документы: Удаление документа

В Word предусмотрена возможность удаления документов. Перед удалением необходимо подтвердить свое решение.

Шаг за шагом

1. Чтобы удалить документ, выберите команду File (Файл) > Open (Открыть) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+0,

чтобы на экране появилось окно диалога Open (Открытие документа).

2. В списке Look in (Папка) найдите папку, в которой находится необходимый документ.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке удаляемого документа и в появившемся контекстном меню выберите команду Delete (Удалить).

4. В появившемся на экране окне диалога подтверждения удаления файла нажмите кнопку Да, чтобы отправить документ в корзину, или кнопку Отмена, чтобы вернуться в окно диалога Open (Открытие документа). Находясь в этом окне диалога, нажмите кнопку Cancel (Отмена), чтобы закрыть его.

ПРИМЕЧАНИЕ Документ, который в данный момент открыт в Word, удалить нельзя. Перед удалением его необходимо закрыть. Не удастся также удалить файл, если в окне диалога Орел (Открытие документа) включен режим Preview (Предварительный просмотр).

Импорт: Внешние базы данных

Часто в документы требуется вставлять таблицы с данными, которые хранятся в базах данных, например в MS Access, dBASE или других. Чтобы вставить информацию из базы данных в документ Word, необходимо использовать панель инструментов Database (Базы данных).

Шаг за шагом

1. Щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и в появившемся меню выберите команду Database (Базы данных). Можно также выбрать команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) > Database (Базы данных).

2. На появившейся панели инструментов нажмите кнопку Insert Database (Вставить базу данных).

3. В окне диалога Database (База данных) нажмите кнопку Get Data (Получить данные). В окне диалога Open Data Source (Открытие источника данных) найдите нужный файл базы данных. Можно выбрать тип файла базы данных в списке Files of type (Тип файла).

4. В выбранной базе данных, скорее всего, потребуется указать таблицу или запрос либо выделить необходимый диапазон ячеек для импорта.

5. После возвращения в окно диалога Database (База данных) можно нажать кнопку Query Options (Параметры запроса) для определения записей, которые необходимо импортировать.

6. Когда все параметры отбора данных определены, нажмите кнопку Insert Data (Вставить данные) в окне диалога Database (База данных).

Импорт: Выделение и сортировка данных

При выполнении импорта данных из баз данных или электронных таблиц существует возможность выбора записей для импорта и сортировки данных. Для выделения и сортировки необходимо открыть окно диалога Database (База данных) и выбрать базу данных для импорта в соответствии с рекомендациями предыдущего раздела. (См. раздел «Импорт: Внешние базы данных».)

При импорте информации из электронной таблицы данные должны быть представлены в стандартном для баз данных формате, то есть первая строка таблицы должна содержать имена полей, а остальные строки — информацию. Строки с данными должны располагаться непосредственно под строкой с именами полей.

Шаг за шагом

1. В окне диалога Database (База данных) нажмите кнопку Query Options (Параметры запроса). Если на компьютере установлен программный продукт Microsoft Query, на

экране может появиться запрос: Word detected Microsoft Query on your system. Would you like to edit <имя файла> using Microsoft Query? (Word обнаружил на вашем компьютере Microsoft Query. Хотите ли вы редактировать <имя фай-ла> с помощью Microsoft Query?). В случае появления этого запроса нажмите кнопку No (Нет).

2. На вкладке Select Fields (Выбор полей) сформируйте список полей, которые необходимо импортировать с помощью кнопок Select (Выделить), Select All (Выделить все), Remove (Удалить) и Remove All (Удалить все) в поле Selected Fields (Выбранные поля). Сбросьте или установите флажок Include field names (Включать имена полей) в зависимости от того, нужны ли в итоговой таблице заголовки столбцов.

3. На вкладке Sort Records (Сортировка записей) выберите поле, по которому необходимо провести сортировку Sort by (Сортировать по), а также порядок сортировки, установив в необходимое положение переключатель Ascending/ Descending (По возрастанию/По убыванию). Для проведения дополнительной сортировки выберите необходимые поля и порядок сортировки в списках Then by (Затем по полю).

4. На вкладке Filter Records (Отбор записей) выберите имя поля в списке Field (Поле) и оператор в списке Comparison (Оператор). Значение оператора может быть Equal to (Равно), Not equal to (He равно), Less then (Меньше чем), Greater then (Больше чем) и т. д. Введите в поле Compare to (Сравнивать с) значение, с которым будет проводиться сравнение. При необходимости выполнения нескольких условий выберите перед следующей строкой оператор And (И) или Or (ИЛИ) и введите очередное условие.

5. Завершив установку параметров выделения и сортировки, нажмите кнопку ОК. В появившемся окне диалога Database (База данных) нажмите кнопку Insert Data (Вставить данные). В окне диалога Insert Data (Вставка данных) можно выбрать,какие данные необходимо вставлять: АН (Все) или From... To... (От... до...).

ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Insert data (Вставка данных) можно установить флажок Insert data as field (Вставить данные как поле), чтобы организовать связь базы данных с документом Word. При внесении изменений в базу данных они будут отражаться в документе.

Открытие: Файлов других форматов

В Word предусмотрена более простая возможность импорта файлов, чем это описывалось выше. Для импорта можно использовать окно диалога Open (Открытие документа). Word позволяет открывать файлы многих форматов, включая WordPerfect, текстовые файлы, Works, Write, адресная книга Outlook, Excel, Lotus 1-2-3, ранние версии Word для Windows и DOS, а также HTML. Чаще всего после открытия таких файлов их необходимо сохранить в формате Word.

Шаг за шагом

1. Запустите Word и нажмите на кнопку Open (Открыть) на стандартной панели инструментов. ^

2. В списке Files of Type (Тип файла) выберите тип файла, который необходимо открыть.

3. В списке Look in (Папка) выберите диск или папку, в которой находится нужный файл.

4. Выделите файл и нажмите кнопку Open (Открыть).

ВНИМАНИЕ При сохранении файла в формате, отличном от Word, возможна потеря некоторых особенностей форматирования и других элементов, которые могут не поддерживаться другими программами. При сохранении файла в другом формате убедитесь, что в поле Files of type (Тип файла) стоит нужный тип файла.

^ (См. также раздел «Сохранение: Документа в другом формате».)

Открытие: Файлов из Проводника Windows

В Windows можно открывать файлы из окна Проводника (Explorer) или окон аналогичных программ для работы с файлами. Это справедливо не только для документов Word, но и для всех файлов приложений зарегистрированных типов.

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Пуск на панели задач Windows. Выберите в появившемся меню команду Программы > Проводник.

2. С помощью Проводника найдите необходимый файл и дважды щелкните на значке файла. Windows автоматически запустит Word и откроет выбранный файл.

Сохранение: Автосохранение

Во время работы с документами Word может автоматически через определенные промежутки времени сохранять сделанные изменения. После внезапного отключения питания компьютера возможно автоматическое восстановление результатов работы из последнего файла, сохраненного в этом режиме. Если восстановленная версия файла необходима, ее можно сохранить как документ Word, выбрав команду File (Файл) > Save As (Сохранить как).

Шаг за шагом

1. Запустите Word и выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). В окне диалога Options (Параметры) раскройте вкладку Save (Сохранение).

2. Установите флажок Save AutoRecover info every ... minutes (Автосохранение каждые... минут) и введите временной интервал (в минутах) для автоматического сохранения документа. Нажмите кнопку ОК.

(См. также раздел «Сохранение: Документа».)

Сохранение: Документа

После создания и завершения ввода информации в документ необходимо сохранить его на диске в виде файла. При первом сохранении нужно указать имя файла, а также папку, в которую этот файл должен быть записан. Если сохранение происходит не впервые, то существующая версия документа заменяется новой. При необходимости сохранения нескольких версий или копий файла их нужно сохранять под разными именами.

Документу Word можно присвоить длинное имя, которое будет служить его описанием. Полное имя файла, включая имена диска, сервера, промежуточных папок и собственно файла, может включать до 255 символов. Имена файлов не должны содержать следующие символы: правую и левую косую черту (/ и ), знак «больше» (>), знак «меньше» (<), звездочку (*), точку (.), вопросительный знак (?), кавычки («), вертикальную черту (¦), двоеточие (:) и точку с запятой (;).

Word автоматически добавит к сохраняемому файлу расширение .doc (или другое, в зависимости от типа сохраняемого документа).

Шаг за шагом

1. Создайте документ Word, а затем нажмите кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов или выберите команду File (Файл) >• Save (Сохранить). При первом сохранении документа на экране появится окно диалога Save (Сохранение документа).

2. В списке Save in (Сохранить в) выберите папку, в которой необходимо сохранить документ.

3. В поле File name (Имя файла) введите имя файла.

4. В списке Save as type (Тип файла) выберите формат файла для сохранения.

5. Нажмите кнопку Save (Сохранить).

СОВЕТ При повторном сохранении документа нажмите кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов или выберите команду File (Файл) >• Save (Сохранить). Word автоматически заменит существующий файл документа его новой версией.

ПРИМЕЧАНИЕ Для сохранения документа под другим именем выберите команду File (Файл) >• Save as (Сохранить как). В появившемся окне диалога введите имя файла, тип файла, а также выберите папку для сохранения файла и нажмите кнопку Save (Сохранить).

(См. также разделы «Сохранение: Автосохранение» и «Сохранение: Документа в другом формате».)

Сохранение: Документа в другом формате

В Word существует возможность сохранения документов не только в собственном формате, но и в других форматах, например в формате WordPerfect, в текстовом формате, в формате HTML и т. д. Для сохранения документа в формате, отличном от Word, необходимо воспользоваться окном диалога Save As (Сохранить как). При сохранении нужно учитывать, что документы, включающие определенные элементы форматирования или иные возможности, не поддерживаемые другими программами, в другом формате могут потерять указанные возможности.

Шаг за шагом

1. Чтобы сохранить документ в другом формате, выберите команду File (Файл) >• Save As (Сохранить как).

2. Выберите в списке Save as type (Тип файла) необходимый формат файла.

3. В списке Save in (Сохранить в) выберите необходимую папку.

4. В поле File name (Имя файла) введите имя нового файла, затем нажмите кнопку Save (Сохранить).

ПРИМЕЧАНИЕ При частой передаче файлов пользователям, работающим в других программах, таких как ранние версии Word, WordPerfect и других, можно установить формат файлов, который Word будет использовать по умолчанию. Для этого выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). В появившемся окне диалога раскройте вкладку Save (Сохранить) и выберите нужный формат файла в списке Save word files as (Сохранить файлы Word как). На этой же вкладке можно установить флажок Disable features not supported by Word 97 (Выключить атрибуты, не поддерживаемые Word 97). Нажмите кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ Чтобы сохранять файлы в других форматах, необходимо установить соответствующие конверторы файлов.

(См. также раздел «Открытие: Файлов других форматов».)

Сохранение: Создание резервных копий

При сохранении документа можно создать его резервную копию. Это значит, что Word будет одновременно сохранять два файла — один с расширением .doc или иным, заданным по умолчанию, а другой с именем Backup of-симя файла> и расширением .wbk. Резервная копия сохраняется в той же папке, что и оригинал, и может быть использована при потере или повреждении основного файла для восстановления части работы, выполненной до последнего сохранения файла.

Шаг за шагом

1. Перейдите в документ, для которого необходимо создать резервную копию. Выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры), затем раскройте вкладку Save (Сохранение) в появившемся окне диалога Options (Параметры).

2. Установите флажок Always create backup copy (Всегда создавать резервную копию) и нажмите кнопку ОК.

3. Сохраните документ, нажав кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов.

(См. также раздел «Сохранение: Автосохранение».)

Файлы: Быстрый просмотр

Понять, что находится в том или ином файле, позволяет быстрый просмотр содержимого документов. Можно просматривать документы в окне диалога Open (Открытие документа), не открывая сам документ. Эта возможность есть также в Проводнике Windows и некоторых других программах.

Шаг за шагом

1. Чтобы просмотреть содержимое файлов, запустите Word и выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть).

2. В появившемся окне диалога Open (Открытие документа) выберите необходимую папку в списке Look in (Папка).

3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке нужного документа и в появившемся меню выберите команду Быст-• рый просмотр. Word отобразит содержимое документа в специальном окне. Для просмотра документа можно использовать клавиши Page Up и Page Down или полосы прокрутки.

ВНИМАНИЕ Для организации быстрого просмотра описанным способом необходимо установить соответствующую программу. Это можно сделать, выбрав команду Пуск > Настройка > Панель управления, щелкнув на значке Установка и удаление программ, раскрыв вкладку Установка Windows и установив флажок Быстрый просмотр в группе Стандартные, а затем нажав кнопку ОК.

4. Нажмите кнопку Закрыть в окне просмотра, чтобы его закрыть. При необходимости открытия файла нажмите кнопку Открыть дпя изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ Быстро просмотреть содержимое документа можно, изменив вид представления информации о файлах и палках в окне диалога Open (Открытие документа). Для этого нужно нажимать кнопку Views (Вид) в этом окне до тех пор, пока в правой части окна не появится окно быстрого просмотра (режим Preview (Быстрый просмотр)). В окне Open (Открытие документа) можно установить также просмотр в виде значков (List), в виде таблицы (Details) и с возможностью отображения свойств документа (Properties).

Файлы: Изменение рабочей папки

По умолчанию Word предлагает размещать файлы в папке Мои документы. Можно изменить текущую рабочую папку, и в окнах диалога Open (Открытие документа) и Save (Сохранение документа) автоматически будет открываться назначенная папка. Удобно назначать такую папку, в которую чаще всего приходится записывать файлы.

Шаг за шагом

1. Чтобы изменить автоматически открывающуюся папку, выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры), а затем раскройте вкладку File Locations (Расположение файлов) в окне диалога Options (Параметры).

2. Выберите в списке File Types (Типы файлов) тип Documents (Документы) и нажмите кнопку Modify (Изменить).

3. В окне диалога Modify Location (Изменение расположения) в поле Folder name (Имя папки) введите полный путь к необходимой папке или найдите ее в поле Look in (Папка).

4. Дважды нажмите кнопку ОК. Один раз — в окне диалога Modify Locations (Изменение расположения), а второй — в окне диалога Options (Параметры).

7 Зак.№655

Файлы: Предварительный просмотр Web-страницы

При разработке Web-страниц в Word часто необходимо видеть, как они будут выглядеть в броузере. Для быстрого просмотра Web-страницы можно воспользоваться командой Web Page Preview (Просмотр Web-страницы).

Шаг за шагом

1. Чтобы просмотреть документ Word в виде Web-страницы, выберите команду File (Файл) > Web Page Preview (Просмотр Web-страницы). Откроется окно программы Microsoft Internet Explorer или другого, установленного по умолчанию, броузера, в котором можно просмотреть документ.

2. По окончании просмотра нажмите кнопку Закрыть в окне броузера.

Файлы: Просмотр версий

Для открытия старой версии документа можно воспользоваться командой Versions (Версии) при условии, что нужная версия документа была сохранена.

Шаг за шагом

1. Выберите команду File (Файл) >• Versions (Версии).

2. В появившемся окне диалога Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) в списке Existing versions (Существующие версии) выберите нужную версию и нажмите кнопку Open (Открыть).

ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) можно удалить выбранную версию с помощью кнопки Delete (Удалить), а также просмотреть комментарии к версии с помощью кнопки View Comments (Заметки).

Файлы: Просмотр свойств

Дополнительная информация о документе хранится вместе с документом в качестве его свойств. Это может быть информация об авторе, организации, теме, ключевых словах, статистика и т. д.

Шаг за шагом

1. Для просмотра свойств открытого документа выберите команду File (Файл) > Properties (Свойства). В появившемся окне раскройте необходимую вкладку и просмотрите нужные свойства.

2. Чтобы закрыть окно свойств, нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Можно просматривать ограниченный список свойств документов в окне Open (Открытие документа). Для этого необходимо его открыть и нажимать кнопку Views (Вид), пока в правой части окна не появится окно просмотра свойств (режим отображения свойств документа (Properties)).

Файлы: Сохранение в формате HTML

Разработав документ в Word, можно сохранить его в формате HTML, то есть в виде готовой Web-страницы. Использование данной функции значительно упрощает публикацию документов в Интернете или локальной сети, а также обмен документами в сети.

Шаг за шагом

1. Чтобы сохранить документ в формате HTML, выберите команду File (Файл) >• Save as Web Page (Сохранить как Web-страницу).

2. В окне диалога Save As (Сохранение документа) выберите в списке Save In (Папка) папку, в которой необходимо сохранить документ.

3. С помощью кнопки Page Title: Change (Заголовок страницы:

Изменить) можно изменить заголовок страницы, который будет отображаться броузером.

4. В поле File name (Имя файла) введите имя сохраняемого файла, затем нажмите кнопку Save (Сохранить).

ПРИМЕЧАНИЕ Word обладает возможностью открытия файлов в формате HTML. Для этого необходимо в окне диалога Open (Открытие документа) в списке Files of type (Тип файла) выбрать пункт Web pages (Web-страницы), затем выбрать нужный файл и нажать кнопку Open (Открыть).

(См. также раздел «Открытие: Файлов других форматов».)

Файлы: Сохранение версий

В Word имеется возможность сохранения различных версий документа в одном файле, что может использоваться, например, при необходимости внесения изменений в документ с одновременным использованием старой версии.

Шаг за шагом

1. Для сохранения версии документа выберите команду File (Файл) >• Versions (Версии).

2. В появившемся окне Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) нажмите кнопку Save Now (Сохранить).

3. В окне диалога Save Version (Сохранение версии) отображаются данные о дате и времени сохранения и о пользователе, сохранившем версию. В этом же окне можно ввести необходимые комментарии к версии. После ввода комментариев нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) можно установить флажок Automatically save a version on close (Автоматически сохранять версию при закрытии), тогда при каждом закрытии файла будет автоматически сохраняться его версия.

(См. также раздел «Файлы: Просмотр версий».)