Начало работы

Данная глава призвана познакомить читателя с некоторыми основными операциями, выполняемыми наиболее часто при работе с Microsoft Word 2000. Предлагаемые в ней решения будут использоваться на протяжении всей книги.

Автозамена: Исправление опечаток

Автозамена предназначена для автоматического исправления часто встречающихся опечаток (в том числе двух прописных букв при вводе), автоматического исправления первых букв в предложении или названии дня недели на прописные, устранения последствий случайного нажатия клавиши CapsLock, исправления текста на другом языке, быстрой вставки текста или графики, вставки специальных символов. На вкладке AutoCorrect (Автозамена) одноименного окна диалога можно установить следующие режимы.

» Correct TWo INitial capitals (Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова). Данный режим позволяет исправлять опечатки, заключающиеся в следовании друг за другом двух прописных букв в начале слова.

я Capitalize first letter of sentences (Делать первые две буквы предложения прописными). Данный режим позволяет вводить текст строчными буквами, а благодаря автозамене первые буквы в каждом предложении будут исправлены на прописные.

» Capitalize names of days (Делать первые буквы в названии дней недели прописными). Данный режим позволяет исправлять строчные первые буквы в названиях дней недели на прописные.

» Correct accidental usage of cAPS LOCK key (Устранение последствий случайного нажатия cAPS LOCK). Данный режим

позволяет исправлять ошибки, вызванные случайным нажатием клавиши CapsLock при вводе слова. Если ввод слова начинается со строчной буквы, а продолжается прописными, введенные строчные буквы будут исправлены на прописные, и наоборот.

• Correct keyboard setting (Устранение последствий набора на другой раскладке). Данный режим позволяет исправлять ошибки, вызванные вводом на другой раскладке клавиатуры при наборе многоязычных текстов. Автозамена Word произведет коррекцию в соответствии с установленным набором используемых раскладок клавиатуры.

я Replace text as you type (Заменять при вводе). Режим замены при вводе позволяет исправлять часто встречающиеся опечатки, вставлять специальные символы при вводе условной комбинации стандартных символов, исправлять текст на другом языке, быстро вставлять заранее определенные блоки текста или графики.

(См. также раздел «Автозаполнение: Ввод типового текста».)

На той же вкладке AutoCorrect (Автозамена), нажав на кнопку Exceptions (Исключения), можно определить исключения для исправления первых букв предложения, следующих друг за другом двух прописных букв и т. д.

Шаг за шагом

1. Чтобы создать новый элемент автозамены, выберите команду Tools (Сервис) >• AutoCorrect (Автозамена).

2. Введите слово с ошибкой или сокращение в поле Replace (Заменить).

3. Введите правильное слово или фразу в поле With (На).

4. Щелкните на кнопке Add (Добавить), чтобы добавить слово в список.

5. Щелкните на-кнопке ОК, когда закончите ввод слов.

1 ПРИМЕЧАНИЕ Word выполняет автозамену при вводе после слова пробела, знака препинания или по нажатию клавиши Enter. Чтобы автоматическая замена не производилась, выберите команду Tools (Сервис) >• AutoCorrect (Автозамена) и снимите флажок Replace text as you type (Заменять при вводе).

(См. также раздел «Правописание: Проверка».)

Автозаполнение: Ввод типового текста

Автозаполнение предназначено для ускоренного ввода с клавиатуры распространенных или часто употребляемых слов или фраз, таких как текущая дата, название месяца, обращение, название организации или любых других элементов автотекста. Word предлагает самостоятельно закончить их на основании первых введенных букв.

Шаг за шагом

1. Начните ввод общеизвестного слова, фразы или любого элемента автотекста.

2. После ввода нескольких первых букв на экране появится всплывающая подсказка с предлагаемой фразой или словом. Если предложенный вариант вас устраивает, нажмите клавишу Enter или F3. Чтобы игнорировать предложенный вариант, продолжайте печатать дальше.

(См. также раздел «Автотекст: Вставка».)

Автотекст: Вставка

Автотекст предназначен для быстрого и удобного ввода в документы информации, такой как название организации, имя, обращение и т. п. Вместо длинного названия или фразы достаточно ввести несколько первых символов, после чего Word автоматически предложит вставить необходимую фразу. Корпорация Microsoft предлагает несколько

десятков готовых элементов автотекста. Кроме того, существует возможность задавать свои собственные элементы автотекста. Элементы автотекста можно редактировать.

Любой однажды созданный элемент автотекста будет доступен во всех документах Word.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в место предполагаемой вставки элемента автотекста.

2. Введите имя, присвоенное элементу автотекста (обычно несколько первых букв), и нажмите клавишу F3 (клавиша вставки автотекста).

ПРИМЕЧАНИЕ Если элемент автотекста содержит более трех символов, а флажок Show autocomplete tip for autotext and dates (Автозаполнение для текста и дат) установлен, на экране будут появляться всплывающие подсказки с полным текстом элемента автотекста. В этом случае для вставки фрагмента достаточно нажать на клавишу Enter.

Автотекст: Правка

Word содержит более 40 встроенных элементов автотекста. Кроме того, существует возможность редактировать ранее созданные элементы автотекста, а затем использовать их в измененном виде. К примеру, можно заменить все стандартные элементы автотекста для подписей, обращений и т. п.

Шаг за шагом

1. Вставьте в документ элемент автотекста, который нужно изменить или переопределить, внесите необходимые изменения, а затем выделите измененный текст, включая пустые строки и символы абзаца, если они нужны.

2. Выберите команду Insert (Вставка) > AutoText (Автотекст) > New (Создать). Появится окно Create AutoText

(Автотекст), в котором можно ввести или изменить имя элемента автотекста. После изменения имени (если это необходимо) нажмите кнопку ОК, а затем кнопку Yes (Да), если нужно переопределить элемент автотекста под тем же именем.

(См. также разделы «Автотекст: Вставка» и «Автотекст: Создание».)

Автотекст: Создание

Автотекст помогает сэкономить массу времени, запоминая часто используемый форматированный и неформатированный текст или графику. Если какой-то текст или графику необходимо использовать в документе многократно, удобно создать для них элементы автотекста. Прежде чем превратить фрагмент документа в элемент автотекста, можно применить к нему необходимое форматирование. Однажды привыкнув к автотексту, вы обнаружите, что экономите многие часы рабочего времени.

Шаг за шагом

1. Выделите фрагмент текста. Выберите команду Insert (Вставка) >• AutoText (Автотекст) > New (Создать) или нажмите клавиши Alt+F3.

2. Введите новое имя для элемента автотекста или согласитесь с предложением Word и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ Если вам приходится часто пользоваться автотекстом, удобно вывести на экран панель инструментов AutoText (Автотекст). Выберите команду меню View (Вид) > Toolbars (Панели инструментов) > AutoText (Автотекст). Используйте кнопку New (Создать) для быстрого создания новых элементов автотекста.

(См. также разделы «Автотекст: Вставка» и «Автотекст:

Правка».)

Выделение: С помощью клавиатуры

Для форматирования столбцов и абзацев, копирования, перемещения и удаления информации в программе Word, как и в любом истинном приложении для Windows, действует правило: сначала выделить, затем действовать. Выделить требуемый блок можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в начало фрагмента, который нужно выделить.

2. Для выделения текста используйте одну из следующих комбинаций клавиш:

• Shi'ft+Стрелка вниз или Shift+Стрелка вверх — выделение одной строки;

« Shift+Стрелка влево или Shift+Стрелка вправо — выделение одного символа;

в Shift+Ctrl+Стрелка влево или Shift+Ctrl+Стрелка вправо — выделение одного слова;

и Shift+Ctrl+Стрелка вверх или Shift+Ctrl+Стрелка вниз — выделение одного абзаца;

ж Shift+Home — выделение от курсора до начала текущей строки;

« Shift+End — выделение от курсора до конца текущей строки;

ж Shift+Ctrl+Home — выделение от курсора до начала документа;

i Shift+Ctrl+End — выделение от курсора до конца документа;

« Стг1+1^ифра 5 на дополнительной клавиатуре — выделение

всего документа, независимо от положения курсора.

(См. также разделы «Перемещение: В документе», «Выделение: С помощью мыши».)

Выделение: С помощью мыши

Этот способ выделения прост и удобен, особенно для тех, кто не любит запоминать комбинации клавиш.

(См. также разделы «Перемещение: В документе», «Выделение: С помощью клавиатуры».)

Шаг за шагом

1. Чтобы выделить небольшой фрагмент текста, щелкните кнопкой мыши в его начале и перетащите указатель до конца фрагмента, удерживая кнопку нажатой, а затем отпустите ее.

2. Чтобы выделить блоки текста, используйте приведенные ниже приемы.

Слово	Дважды щелкните на слове
Предложение	Нажмите клавишу Ctrl и щелкните на предложении
Строку	Щелкните на полосе выделения (пустое поле слева от текста)
Абзац	Дважды щелкните на полосе выделения
Документ	Трижды щелкните на полосе выделения
Вертикальный блок	Удерживайте нажатой клавишу Alt при выделении фрагмента

Запуск: Word

Для запуска программы Word необходимо сначала запустить Windows 95 или Windows 98. Если программа Word еще не установлена, установите ее, следуя инструкциям по инсталляции, поставляемым в комплекте с программой.

Шаг за шагом

1. Для запуска Word нажмите кнопку Пуск на Панели задач Windows.

2. Выберите команду Программы > Microsoft Word.

(См. также раздел «Автозагрузка: Параметры» в главе «Настройка».)

Команды Undo (Отменить) и Redo (Вернуть)

В Word существует возможность запоминать ряд последних действий и при необходимости отменять их, возвращая документ в первоначальное состояние. Чтобы отменить определенное действие, необходимо использовать команду Undo (Отменить) сразу после выполнения действия. Можно отменить последовательность команд, пока не встретится такая команда, которую отменить нельзя. Обычно лучше использовать команду Undo (Отменить) сразу после обнаружения ошибки. Если после ошибочного действия будет выполнена команда, которую отменить нельзя, невозможно будет отменить и предыдущие изменения.

Чтобы вернуть результаты последнего действия, отмененные командой Undo (Отменить), используется команда Redo (Вернуть). Параметры команды Undo (Отменить) при этом изменяются, влияя на следующую команду, которую можно отменить. Существует возможность многократного использования команд Undo (Отменить) и Redo (Вернуть). При этом можно возвращаться к предыдущему состоянию документа или повторять ряд команд, которые были отменены, столько раз, сколько необходимо. Не все команды можно отменить или повторить, например, нельзя отменить команду сохранения документа.

Шаг за шагом

1. Чтобы отменить последнее действие, нажмите кнопку Undo (Отменить) на стандартной панели инструментов или клавиши Alt+BackSpace. Можно также выбрать команду Edit (Правка) >• Undo (Отменить).

2. Чтобы вернуть последнее отмененное действие, нажмите кнопку Redo (Вернуть) на стандартной панели инструментов или клавишу F4. Можно также выбрать команду Edit (Правка) > Redo (Вернуть). Обратите внимание на то, что команда Redo (Вернуть) недоступна, пока не использована команда Undo (Отменить).

ПРИМЕЧАНИЕ Название команды Redo (Вернуть) изменяется на Can't repeat (Нельзя повторить), если вернуть последнюю команду нельзя.

СОВЕТ При необходимости отменить или вернуть несколько действий (больше, чем одно) нажмите на стрелку вниз рядом с кнопками Undo (Отменить) и Redo (Вернуть) на стандартной панели инструментов. На экране появится список команд, которые можно отменить или вернуть. С помощью мыши выделите нужные операции.

СОВЕТ Если на стандартной панели инструментов отсутствуют кнопки Undo (Отменить) и Redo (Вернуть), нажмите на кнопку More buttons (Больше кнопок), входящую в состав любой панели инструментов в Microsoft Office 2000, и в появившемся меню выберите необходимую кнопку.

Копирование: Обмен информацией между приложениями

Для копирования и вставки информации из одного приложения в другое можно использовать буфер обмена (ClipBoard). Буфер обмена — это область памяти компьютера, доступная приложениям Windows, в которой хранятся вырезанные или скопированные данные. После выполнения команд Copy (Копировать) или Cut (Вырезать) Windows помещает выделенный фрагмент документа в буфер обмена, откуда он может быть вставлен в тот же самый или другой документ или

в другую программу с помощью команды Paste (Вставить). Команда Paste (Вставить) может выполняться многократно до тех пор, пока буфер обмена не будет очищен или на ^ место скопированного фрагмента не будеТ^юмещен другой. Буфер обмена Microsoft Office 2000 может хранить до 12 различных фрагментов. В случае заполнения буфера обмена при копировании нового фрагмента Word предложит вставить вновь копируемый фрагмент в конец очереди буфера обмена и, таким образом, удалить из буфера обмена первый хранившийся там фрагмент или отменить операцию копирования.

Чтобы выбрать нужный для вставки фрагмент, а также для операций с буфером обмена используется панель инструментов Clipboard (Буфер обмена). На ней располагаются кнопки Copy (Копировать), Paste All (Вставить все), Clear Clipboard (Очистить буфер обмена) и Close (Закрыть), а также ярлыки каждого скопированного фрагмента.

Шаг за шагом

1. В документе Word выделите фрагмент, который необходимо скопировать или переместить.

2. Нажмите клавиши Ctrl+Insert или кнопку Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов, если необходимо скопировать выделенный фрагмент. Можно также выбрать команду Edit (Правка) > Copy (Копировать) или команду Copy (Копировать) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

3. Нажмите клавиши Shift+Delete или кнопку Cut (Вырезать) на стандартной панели инструментов, если необходимо вырезать выделенный фрагмент. Можно также выбрать команду Edit (Правка) >• Cut (Вырезать) или команду Cut (Вырезать) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

4. Переключитесь в другое приложение или другой документ и поместите курсор в точку вставки.

5. Нажмите клавиши Shift+Insert или кнопку Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов, чтобы вста-

вить скопированный текст на новое место. Можно также выбрать команду Edit (Правка) >• Paste (Вставить) или команду Paste (Вставить) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

ПРИМЕЧАНИЕ При необходимости выбора фрагмента для вставки из буфера обмена используйте ярлыки на панели инструментов Clipboard (Буфер обмена).

Для вызова панели инструментов Clipboard (Буфер обмена) выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) >• Clipboard (Буфер обмена). Если необходимо вставить все скопированные в буфер обмена фрагменты, нажмите кнопку Paste all (Вставить все) на панели инструментов Clipboard (Буфер обмена), и фрагменты будут вставлены в том порядке, в котором они были скопированы.

СОВЕТ Если на стандартной панели инструментов отсутствуют кнопки Cut (Вырезать), Copy (Копировать) или Paste (Вставить), нажмите кнопку More buttons (Больше кнопок) и в появившемся меню выберите необходимые кнопки.

(См. также разделы «Перетаскивание: Данных между приложениями» и «Связывание и внедрение: Существующие данные» в главе «Специальные возможности».)

Копирование: Текст

В Word существует возможность копирования информации в пределах одного документа, между документами и между Word и другими приложениями.

Шаг за шагом

1. Выделите фрагмент, который необходимо скопировать.

2. Нажмите клавиши Ctrl+Insert или кнопку Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов. Можно

также выбрать команду Edit (Правка) > Copy (Копировать) или команду Copy (Копировать) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

3. Поместите курсор в точку вставки.

4. Нажмите клавиши Shjft+Insert или кнопку Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов, чтобы вставить скопированный текст на новое место. Можно также выбрать команду Edit (Правка) >• Paste (Вставить) или команду Paste (Вставить) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

Новый файл: Создание

Перед началом работы с новым документом необходимо создать новый файл (новый документ). Word при запуске делает это автоматически. Помимо этого существует возможность создавать новые файлы в процессе работы.

Шаг за шагом

1. Для создания нового документа Word нажмите клавиши Ctrl+N или кнопку New Blank Document (Создать) на стандартной панели инструментов.

2. На экране появится окно нового документа.

(См. также разделы «Открытие: Файлы» и «Сохранение:

Файлы».)

ПРИМЕЧАНИЕ Существует возможность создания нового документа путем выбора команды File (Файл) > New (Создать). В этом случае на экране появится окно диалога, в котором можно выбрать тип создаваемого документа или воспользоваться услугами одного из Мастеров создания документов.

(См. также раздел «Шаблоны: Создание новых документов».)

Открытие: Файлы

Заканчивая работу с документом, его необходимо сохранить, указав при этом его название и путь к папке, в которую он будет помещен. (См. также раздел «Сохранение: Файлы».) Чтобы открыть ранее сохраненный документ, необходимо знать те же параметры, то есть имя файла и путь к папке, в которой он находится.

Шаг за шагом

1. Чтобы открыть документ Word, нажмите клавиши Ctri+0 или кнопку Open (Открыть) на стандартной панели инструментов.

2. На экране появится окно диалога Open (Открыть). Обычно в нем показано содержимое папки My Documents (Мои документы). При необходимости можно указать другую папку.

3. Введите имя файла в поле File name (Имя файла) или выберите необходимый файл в списке. Нажмите на кнопку Open (Открыть), чтобы открыть документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы открыть документ, который обрабатывался в числе последних, выберите его в списке недавно открывавшихся файлов в меню File (Файл). Обычно в списке хранится информация о четырех последних открывавшихся файлах. Для изменения количества запоминаемых файлов необходимо выбрать команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры) и на вкладке General (Общие) установить флажок Recently used file list (Помнить список из), а в поле справа установить нужное число файлов.

(См. также главу «Работа с файлами».)

Отступ: Выступ

Выступ применяется для создания нумерованных и маркированных списков, а также списков литературы. При использовании выступа первая строка абзаца остается на месте, а

остальные смещаются вправо относительно начала первой строки.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, который необходимо форматировать. Можно выделить несколько абзацев.

2. Выберите команду Format (Формат) > Paragraph (Абзац), откроется окно диалога Paragraph (Абзац). Перейдите на вкладку Indents and Spacing (Отступы и интервалы).

3. В списке Special (Первая строка) выберите пункт Hanging • (Выступ), а в поле By (На) установите значение для выступа в сантиметрах (по умолчанию это значение равно 1,27 см), а затем нажмите кнопку ОК. Форматирование будет применено к выделенным абзацам.

(См. также разделы «Маркеры: Добавление» и «Нумерация абзацев: Создание нумерованных списков» в главе «Форматирование».)

Отступ: Первая строка

Отступы применяются для форматирования абзацев. При использовании отступа первая строка абзаца смещается вправо, а остальные остаются на месте.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, который необходимо форматировать. Можно выделить несколько абзацев.

2. Выберите команду Format (Формат) >• Paragraph (Абзац), появится окно диалога Paragraph (Абзац). Перейдите на вкладку Indents and Spacing (Отступы и интервалы).

3. В списке Special (Первая строка) выберите пункт First Line (Отступ), в поле By (На) установите значение для отступа в сантиметрах (по умолчанию это значение равно 1,27 см), а затем нажмите на кнопку ОК. Форматирование будет применено к выделенным абзацам.

Отступ: Слева

В Word имеется возможность быстрого изменения отступа слева для всего абзаца. Для этого используются кнопки Decrease Indent (Уменьшить отступ) и Increase Indent (Увеличить отступ). Если на панели инструментов форматирования эти кнопки отсутствуют, необходимо нажать кнопку More Buttons (Больше кнопок) и в появившемся меню выбрать соответствующие кнопки.

СОВЕТ Для определения шага изменения отступа используются позиции табуляции. По умолчанию позиции табуляции расставлены через 1,27 см.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, в котором необходимо изменить отступ. Можно выделить несколько абзацев.

2. Нажмите кнопку Decrease Indent (Уменьшить отступ) для уменьшения отступа на 1,27 см.

3. Нажмите кнопку Increase Indent (Увеличить отступ) для увеличения отступа на 1,27 см.

Отступ: Слева и справа

Для определения полей в Word используется окно диалога Page Setup (Параметры страницы). Поля устанавливаются для документа в целом или раздела в нем, при этом отдельные абзацы могут иметь собственные размеры отступа.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, который необходимо форматировать. Можно выделить несколько абзацев.

2. Выберите команду Format (Формат) > Paragraph (Абзац), откроется окно диалога Paragraph (Абзац). Перейдите на вкладку Indents and Spacing (Отступы и интервалы).

3. Введите или выберите существующие значения отступов в списках Left (Слева) и Right (Справа), а затем нажмите кнопку ОК.

Отступ: Сочетания клавиш

Для определения отступов абзацев можно пользоваться сочетаниями клавиш. При этом отступы устанавливаются с помощью заданных по умолчанию позиций табуляции.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, который необходимо форматировать. Можно выделить несколько абзацев.

2. Для изменения отступа используйте приведенные ниже сочетания клавиш.

Ctrl+M	Перемещение левой границы абзаца к следующей позиции табуляции
Ctrl+Shift+M	Перемещение левой границы абзаца к предыдущей позиции табуляции (не далее левого поля)
Ctrl+T	Создание выступа
Ctrl+SMft+T	Перемещение левой границы абзаца к предыдущей позиции табуляции (кроме первой строки)
Ctrl+Q	Удаление всех отступов

Перемещение: В документе

Текущая позиция в документе Word определяется курсором — вертикальной мерцающей чертой. При вводе информации, редактировании, выделении фрагментов необходимо перемещать курсор в соответствующую позицию. В Word существует возможность перемещения курсора как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры.

(См. также раздел «Переход».)

Шаг за шагом

1. Чтобы переместить курсор с помощью мыши, необходимо указать на нужную позицию в тексте и нажать левую кнопку мыши. Чтобы перемещаться по документу, используйте полосы прокрутки, а когда нужный фрагмент появится на экране, укажите на нужную позицию в тексте и нажмите левую кнопку мыши.

2. Чтобы переместить курсор с помощью клавиатуры, используйте приведенные ниже сочетания клавиш.

Стрелка вниз или Стрелка вверх	На одну строку вниз или вверх
Стрелка влево или Стрелка вправо	На один символ влево или вправо
Ctrl+Стрелка влево или Ctrl+Стрелка влраво	На одно слово влево или вправо
Ctrl+Стрелка вверх или Ctrl+Стрелка вниз	На один абзац вверх или вниз
Ноте	В начало текущей строки
End	В конец текущей строки
Ctrl+Home	В начало документа
Ctrl+End	В конец документа
PageUp	На один экран вверх
PageDown	На один экран вниз

Перемещение: Текст

В Word имеется возможность перемещения фрагмента текста или иной информации внутри документа, в другой документ или в другое приложение. Для этого используется буфер обмена.

Шаг за шагом

1. Выделите фрагмент, который необходимо переместить.

2. Нажмите клавиши Shift+Delete или кнопку Cut (Вырезать) на стандартной панели инструментов.

3. Поместите курсор в точку вставки.

4. Нажмите клавиши Shift+Insert или кнопку Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ При необходимости быстрого перемещения фрагмента в пределах одного документа выделите его, а затем, указав на него мышью, перетащите на новое место, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Переход

Быстрый переход к нужному месту документа может быть осуществлен с помощью команды GoTo (Перейти) при условии, что известно название необходимого места. Существует возможность перехода к странице, разделу, строке, закладке, примечанию, сноске, концевой сноске, полю, таблице, рисунку, формуле, объекту или заголовку.

(См. также главу «Работа с большими документами».) Шаг за шагом

1. Нажмите клавишу F5 или выберите команду Edit (Правка) > GoTo (Перейти). Появится окно диалога Find and Replace (Найти и заменить).

2. В списке Go to what (Объект перехода) выберите нужный объект перехода: Page (Страница), Section (-Раздел), 4ляе (Строка), BookMark (Закладка), Comment (Примечание), Footnote (Сноска), Endnote (Концевая сноска), Field (Поле), Table (Таблица), Graphic (Рисунок), Object (Объект), Heading (Заголовок).

3. В поле Enter <объект> name (Введите номер или имя <объекта>) введите номер или наименование искомого объекта. Затем нажмите клавишу Enter или кнопку Next (Следующий).

4. Курсор переместится в указанное место, но окно Find and Replace (Найти и заменить) останется открытым для продолжения поиска нужного объекта. Чтобы закрыть окно, нажмите кнопку Close (Закрыть).

ПРИМЕЧАНИЕ В Word существует возможность вернуться к одному из последних трех исправлений. Для этого используется комбинация клавиш Shift+F5. Каждый раз по нажатии этих клавиш курсор будет перемещаться туда, где было выполнено какое-либо действие. После четвертого нажатия курсор возвратится в исходное состояние.

Правописание: Проверка

В Word предусмотрена возможность проверки правописания. С помощью системы проверки правописания можно контролировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или документа в целом. Словарь и справочная информация для проверки правописания единые для всех приложений Microsoft Office.

Для проверки правописания можно также создавать пользовательские словари, в которые может быть включена информация о специфических терминах, сокращениях и т. п.

Шаг за шагом

1. Выделите фрагмент текста, который необходимо проверить, или не выделяйте ничего для проверки всего документа.

2. Нажмите кнопку Spelling and Grammar (Правописание) на стандартной панели инструментов или клавишу F7. Можно также выбрать команду Tools (Сервис) > Spelling and Grammar (Правописание). На экране появится одноименное окно диалога.

3. Исправьте ошибку в поле Spacing (Нет в словаре) и нажмите кнопку Change (Заменить). Нажав кнопку Change All (Заменить все), можно исправить все случаи выделенной ошибки. В поле Suggestions (Варианты) предлагаются варианты правильного написания слова или фразы. Функции кнопок окна Spelling and Grammar (Правописание) описаны ниже.

Кнопка Ignore (Пропустить)	Пропустить выделенное слово и продолжить проверку
Кнопка Ignore All (Пропустить все)	Пропустить выделенное слово во всем документе
Кнопка Add (Добавить)	Добавить выделенное слово в текущий
	словарь
Кнопка Change (Изменить)	Исправить выделенное слово
Кнопка Change All (Изменить все)	Исправить выделенное слово во всем документе
Кнопка AutoCorrect (Автозамена)	Добавить слово с ошибкой и правильный вариант в список слов для Автозамены
Кнопка Undo (Вернуть)	Отменить последнее исправление
Кнопка Cancel (Отмена)	Закончить проверку правописания
Флажок Check Grammar (Грамматика)	Определяет, нужно ли проверять грамматику в документе

4. При необходимости продолжить проверку с начала документа на запрос программы нажмите кнопку Yes (Да).

5. При появлении на экране сообщения об окончании проверки во всем документе нажмите кнопку ОК.

I ПРИМЕЧАНИЕ Если документ не содержит ошибок, окно диалога Spelling and grammar (Правописание) на экране не появится, а будет выведено сообщение об окончании проверки.

Сохранение: Файлы

После создания нового документа его необходимо сохранить, чтобы иметь возможность работать с этим документом в дальнейшем. При сохранении документа можно задавать параметры будущего файла.

(См. также главу «Работа с файлами».) Шаг за шагом

1. Нажмите клавиши Shift+F12 или кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов. Можно также выбрать команду File (Файл) > Save (Сохранить). На экране должно появиться окно диалога Save As (Сохранить как).

2. Введите имя файла в поле File name (Имя файла).

3. Укажите папку, в которой необходимо сохранить файл. По умолчанию обычно предлагается сохранить файл в папке My Documents (Мои документы). После выбора папки нажмите кнопку Save (Сохранить) или клавишу Enter.

ПРИМЕЧАНИЕ В пиле File name (Имя файла) можно вручную ввести полный путь к файлу.

Справка: Вывод на печать раздела

Чтобы работа со справочными разделами была более удобной, предусмотрена возможность вывода их на печать.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Help (Помощь) >• Microsoft Word Help (Справка по Microsoft Word) или нажмите клавишу F1, затем выберите необходимую вкладку: Contents (Содержание), Answer Wizard (Мастер ответов) или Index (Поиск).

2. Выведите на экран необходимый раздел справки.

3. Нажмите на кнопку Print (Печать).

4. Закройте окно справки после окончания печати.

ПРИМЕЧАНИЕ Печать разделов справки может осуществляться в двух режимах: Print the current page (Печать текущего раздела), то есть раздала, который отображается в окне в данный момент, и Print everything contained in the current heading (Печать всех разделов, находящихся под текущим заголовком). Для изменения режима печати выберите команду Options (Параметры) > Print (Печать) и в появившемся окне диалога установите необходимый режим.

Справка: Вызов справки

Текстовый процессор Word снабжен мощной справочной системой. В любой момент можно обратиться к справочной системе и получить необходимую помощь. Справочная система Word содержит информацию о текстовом процессоре, структурированную и организованную по разделам. Существует возможность выбора нужного раздела через содержание справки,, контекстного поиска и поиска по словам.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Help (Помощь) >• Microsoft Word Help (Справка по Microsoft Word) или нажмите клавишу F1, а затем выберите вкладку Contents (Содержание).

2. С помощью двойного щелчка левой кнопкой мыши на названии нужной папки откройте ее. Результата можно достичь и другим способом: нажать левую кнопку мыши на значке «+» рядом с папкой. В любом случае значок изменится на «-», а под заголовком папки появится ее содержимое.

3. Выберите нужный раздел справки. В окне справа появится текст раздела.

4. После просмотра справочной информации закройте окно справочной системы.

Справка: Окна диалога

В Word существует возможность получить справку о кнопке или другом элементе окна диалога.

Шаг за шагом

1. Чтобы получить информацию о кнопке или другом элементе окна диалога, нажмите кнопку со знаком вопроса в заголовке окна.

2. Переместите указатель мыши на элемент, информацию о котором необходимо получить, и нажмите левую кнопку мыши. На экране появится подсказка.

3. Нажмите левую кнопку мыши в любом месте экрана, чтобы убрать подсказку.

ПРИМЕЧАНИЕ Подсказку можно получить также, поместив указатель мыши на интересующий элемент и нажав правую кнопку мыши, а затем в контекстном меню выбрав команду What's this? (Что это?).

Справка: Поиск раздела

Справочная система Word позволяет производить поиск раздела по ключевым словам. Для осуществления поиска необходимо воспользоваться вкладкой Index (Поиск) в окне справки Word.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Help (Помощь) > Microsoft Word Help (Справка по Microsoft Word), затем перейдите на вкладку Index (Поиск).

2. В текстовом поле введите ключевое слово. При вводе каждой следующей буквы будет изменяться текущее состояние списка слов, из которого можно выбрать искомое слово.

»

3. Нажмите кнопку Search (Поиск). В нижнем окне появится список разделов, содержащих введенное слово. Выберите раздел, который наиболее соответствует требованиям, и дважды нажмите левую кнопку мыши.

4. В окне справа появится содержимое выбранного раздела.

5. После просмотра справочной информации закройте окно справочной системы.

Справка: Помощник

Office Assistant (Помощник) — это элемент приложений, входящих в состав пакета Microsoft Office. Он способен давать советы, предоставлять справочную информацию как общего назначения, так и контекстную, относящуюся к операциям, выполняемым в данный момент пользователем. Помощник — это экранная интерактивная программа, которую можно настроить по своему вкусу и использовать во время работы с Word. В Microsoft Office 2000 Помощник стал значительно скромнее и смекалистей, чем ранее. Однако если достаточно опытного пользователя его советы отвлекают, то Помощника можно легко убрать с экрана, и он больше не будет вас беспокоить. При этом можно указать, в какие моменты Помощник все же должен появляться на экране.

Шаг за шагом

1. Щелкните на изображении Помощника. (Если его в данный момент нет на экране, выберите команду Help (?) >• Show the Office Assistance (Показать Помощника).)

2. Выберите нужный раздел справки. На экране появится окно, содержащее соответствующую информацию.

3. Просмотрите справочную информацию и щелкните на кнопке Close (Закрыть), когда закончите.

Чтобы настроить режим работы Помощника по своему вкусу, щелкните правой кнопкой мыши на изображении Помощника и выберите в появившемся меню команду Options (Параметры). Измените нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.

Справка: Экранные кнопки

Для получения информации о назначении той или иной кнопки на панелях инструментов в Word используются всплывающие подсказки. Они имеют вид небольших надписей, которые появляются на экране рядом с кнопкой, если задержать на ней указатель мыши.

Шаг за шагом

1. Чтобы получить дополнительную информацию об экранной кнопке (помимо всплывающей подсказки), выберите команду Help (?) > What's This? (Что это?) или нажмите клавиши Shift+Fl.

2. Поместите указатель мыши на интересующую вас кнопку и нажмите левую кнопку мыши. На экране должна появиться справочная информация.

3. Нажмите левую кнопку мыши в любом месте экрана, чтобы убрать подсказку.

СОВЕТ Чтобы включить (или выключить) режим вывода подсказок для кнопок, выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) >-Customize (Настройка) и на вкладке Options (Параметры) установите (или снимите) флажок Show ScreenTips on toolbars (Отображать подсказки для кнопок). Обратите внимание и на флажок Show shortcut keys in ScreenTips (Включить в подсказки сочетания клавиш). По окончании настройки режима вывода подсказок нажмите кнопку Close (Закрыть).

Схема документа

Схема документа позволяет быстро перемещаться в длинных и интерактивных документах. Кроме того, с помощью схемы документа можно точно установить текущее место в документе. Структура документа отображается в вертикальной области слева от области редактирования.

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Document Map (Схема документа) на стандартной панели инструментов. Если такая кнопка отсутствует, добавьте ее с помощью кнопки More Buttons (Больше кнопок). В левой части экрана должна отобразиться вертикальная область со схемой документа.

2. Выберите заголовок или текст на схеме документа. В области редактирования отобразится выбранная часть документа.

3. Чтобы отобразить (скрыть) заголовки других уровней, щелкните левой кнопкой мыши на значке «+» («-») рядом с нужным заголовком.

4. Чтобы изменить ширину вертикальной области, перетащите ее правую границу с помощью мыши.

СОВЕТ Для перемещения в область, где показана схема документа, с помощью клавиатуры нажмите клавишу F6. Затем переидите в нужное место с помощью клавиш перемещения и клавиши Enter.

Шаблоны: Изменение

Word предоставляет ряд стандартных шаблонов для создания документов. Эти шаблоны можно изменить, сделав их более удобными. Например, можно вставить в шаблон название и адрес организации, элементы автотекста и стили.

Шаг за шагом

1. Нажмите клавиши Ctrl+0 или выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть) для вывода на экран окна диалога Open (Открытие документа).

2. Откройте папку Templates (Шаблоны), а затем в списке Files of type (Тип файлов) выберите пункт Document Templates (Шаблоны документов).

3. Выделите нужный шаблон и щелкните на кнопке Open (Открыть).

4. Измените шаблон: добавьте текст или графику (например, логотип фирмы), измените форматирование, переопределите стили или элементы автотекста, добавьте или измените макросы, комбинации клавиш и кнопки на панелях инструментов.

5. Нажмите клавиши Shirt+F12 или кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов, чтобы сохранить шаблон под тем же именем. Можно также выбрать для этого команду File (Файл) >• Save (Сохранить). Чтобы сохранить шаблон под другим именем, выберите команду File (Файл) > Save As (Сохранить как) и введите имя в поле File name (Имя файла).

Шаблоны: Присоединение

Иногда при работе требуется использовать стили, макросы, элементы автотекста, панели инструментов и комбинации клавиш, определенные кем-то другим. Если эти элементы были помещены в шаблон, этот шаблон можно присоединить к своему документу или документам.

Шаг за шагом

1. Откройте документ, к которому необходимо присоединить шаблон.

2. Выберите команду Tools (Сервис) > Templates and Add-Ins (Шаблоны и надстройки) и в появившемся окне Templates and Add-Ins (Шаблоны и надстройки) нажмите кнопку Attach (Присоединить).

3. На экране появится окно диалога Attach Templates (Присоединение шаблона). Укажите диск и папку, в которых находится нужный шаблон, выберите шаблон в списке и нажмите кнопку Open (Открыть) для возвращения в окно Templates and Add-Ins (Шаблоны и надстройки).

4. Для использования стилей из присоединенного шаблона установите флажок Automatically update document styles (Автоматически обновлять стили), а затем нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Если стили в шаблоне и в документе называются одинаково, Word изменит стили документа по образцу стилей шаблона.

1аблоны: Создание новых документов

Для создания стандартного делового документа используйте команду File (Файл) >• New (Создать). На экране появится окно диалога New (Создание документа), в котором располагаются ярлыки стандартных шаблонов и мастеров, поставляемых с Word.

Шаблоны — это файлы, которые содержат элементы форматирования, характерные для документов определенного типа. Шаблоны могут включать текст; рисунки, стили, форматирование, макросы, диаграммы, элементы автотекста, кнопки на панелях инструментов, команды меню и т. д.

Шаг за шагом

1. Выберите команду File (Файл) >• New (Создать) для вывода на экран окна диалога New (Создание документа). Раскройте вкладку, соответствующую нужному типу документа.

2. Выберите ярлык подходящего шаблона и нажмите кнопку ОК. .

3. В случае выбора ярлыка Wizard (Мастер) придется ответить на несколько вопросов. Для перехода между окнами диалога пользуйтесь кнопками Next (Следующий) и Previous (Предыдущий). Если был выбран ярлык какого-либо шаблона, Word Откроет новый документ с готовым форматированием и другими элементами на основе указанного шаблона.

4. Внесите изменения в документ, следуя инструкциям на экране. Введите свою информацию, а затем сохраните документ.

ПРИМЕЧАНИЕ При использовании кнопки создания файла на стандартной панели инструментов New Blank Document (Создать) или комбинации клавиш Ctrl+N будет создан новый документ на основе стандартного шаблона.

(См. также раздел «Шаблоны: Создание».)

Шаблоны: Создание

Созданные в Word документы часто содержат, помимо текста, форматирование, настройки, стили и другие элементы, которые могут пригодиться в дальнейшей работе. На основании таких документов целесообразно создавать шаблоны, чтобы с их помощью разрабатывать новые документы.

Шаг за шагом

1. Откройте документ, который будет использован как основа шаблона, и внесите в него необходимые изменения.

2. Выберите команду File (Файл) >• Save As (Сохранить как). На экране появится окно диалога Save As (Сохранение документа). В списке Save as Type (Тип файла) выберите пункт Document Template (Шаблон документа) (файл с расширением *.dot).

3. Выберите папку для сохранения нового шаблона. В поле File name (Имя файла) введите имя нового шаблона, затем нажмите кнопку Save (Сохранить).