Просмотр исправлений в нескольких версиях документа

В этом уроке вы узнаете, как использовать средства Word для просмотра исправлении и создания разных версии документа

Для чего это нужно?

Средства просмотра исправлений Word очень полезны, если с одним документом работают несколько человек. Например, автор посылает произведение редактору, который вносит в текст изменения и форматирование. Вместе с исправлениями в документе остаются обе версии: исходный текст и возможные исправления. Когда документ возвращается автору, он просматривает изменения и отвергает или принимает их. Если документ по очереди просматривают несколько человек, то изменения, внесенные каждым из них, можно однозначно определить по цвету текста.

Трассировка и выделение изменений в документе

Трассировка изменений и их выделение в документе — два независимых процесса. Вот три способа их применения.

• Если вы записываете исправления, не выделяя их, Word запишет исправления в документе, но не выведет символы исправлений на экран. Впоследствии вы сможете вывести символы исправлений на экран для просмотра изменений.

• Если вы выделяете исправления, но не записываете их, то более ранние исправления, записанные в документе, будут в документе выделены, а новые исправления не будут записаны и выведены на экран.

• Если вы записываете исправления и выводите их на экран, Word запишет новые исправления и выведет на экран и новые, и старые. Возможно, вы будете использовать этот метод чаще остальных.

Для настройки записи и выведения исправлений на экран выполните следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Исправления -> Выделить исправления. Появится диалоговое окно Исправления (рис. 27. 1).

2. Установите или снимите флажки Записывать исправления или Отображать исправления на экране. Если к тому же вы хотите, чтобы исправления были выделены в распечатке, установите флажок Печатать исправления вместе с документом.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 27. 1. Диалоговое окно Исправления

Метки исправлений бывают нескольких видов.

• Измененный текст отображается на экране другим цветом с вертикальной линией на полях; по цвету текста можно определить, кто внес исправления. Если с документом работали несколько человек, исправления каждого из них имеют свой цвет (максимальное количество цветов — восемь).

• Недавно добавленный текст выводится с подчеркиванием.

• Удаленный текст выделятся зачеркиванием (как этот), и по цвету зачеркнутого текста можно определить, кто его удалил.

Настройка параметров исправлений

Word позволяет выбрать способ выделения исправленного текста. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Исправления -> Выделить исправления для открытия диалогового окна Исправления.

2. Щелкните на кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Исправления (рис. 27. 2).

3. Word отмечает четыре типа исправлений: добавление текста, удаление текста, изменение форматирования, изменение строк. Чтобы указать, каким образом отмечать каждый вид исправлений, воспользуйтесь стрелками текстового поля помечен в соответствующих областях диалогового окна и выберите нужное из списка. Выберите (нет), если не хотите отмечать данный тип исправлений.

4. Для каждого вида изменений щелкните на стрелке Цвет и выберите нужный из списка. Если вы выберете опцию Авторский, Word автоматически присвоит различные цвета каждому из восьми возможных рецензентов. Если же вы выберете какой-либо определенный цвет, все изменения, отмеченные им, укажут, кто это сделал.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 27. 2. Выбор способа выделения исправлений в документе с помощью диалогового окна Исправления

Как принять или отменить исправления

После просмотра документа одним или несколькими рецензентами вам необходимо просмотреть его и либо принять, либо отменить предложенные исправления. Когда вы принимаете исправления:

• текст, отмеченный как добавленный, станет частью документа;

• текст, отмеченный как удаленный, будет окончательно удален;

• все изменения форматирования вступят в силу;

• символы, отмечающие изменения, исчезнут. Когда вы отвергаете исправления:

• текст, отмеченный как добавленный, исчезнет;

• текст, помеченный как удаленный, останется;

• изменения форматирования пропадут;

• символы, отмечающие изменения, исчезнут.

Вы можете принять или отвергнуть сразу все исправления, а можете просмотреть документ, разбираясь с каждым исправлением отдельно. Вот что для этого нужно сделать.

1. Установите курсор в то место документа, откуда вы будете просматривать исправления.

2. Выберите команду Сервис -> Исправления -> Принять/отклонить исправления. Появится диалоговое окно Просмотр исправлений, как показано на рис. 27. 3.

3. Можно передвигаться в документе при выведенном на экран диалоговом окне. В области Показать выберите, что именно вы хотите увидеть.

• Исправления. На экране будут и исправления, и символы исправлений.

• Исправленный документ. Будут выведены исправления, не отмеченные соответствующими символами.

• Исходный документ. В этом режиме и символы исправлений, и сами исправления будут скрыты.

4. Щелкните на кнопке Принять все или Отказ от всех для принятия или отклонения сразу всех исправлений в документе.

5. Для просмотра каждого изменения воспользуйтесь кнопками

<- Найти и -> Найти для перехода к предыдущему и следующему исправлению соответственно. Word выделит исправление и выведет информацию, указывающую рецензента, вид изменения, а также дату и время внесения изменения, в области Описание. Щелкайте на кнопках Принять и Отказаться для принятия или отмены исправлении.

6. Щелкните на кнопке Вернуть для возвращения к последнему отмененному или принятому исправлению.

7. Завершив работу, щелкните на кнопке ОК.

Рис. 27. 3. Принятие или отклонение изменений в документе

Использование версий документа

Иногда вам может понадобится сохранить несколько версий рабочего документа. Один из способов сделать это — выбрать команду Файл -> Сохранить как, чтобы сохранить версии под разными именами. В Word 97 появилась команда Файл -> Версии, которая позволяет хранить различные версии документа в одном общем файле, что облегчит вашу работу и освободит место на диске.

Для сохранения текущей версии документа выполните следующее.

1. Выберите Файл -> Версии для открытия диалогового окна Версии документа (рис. 27. 4).

2. Щелкните на кнопке Сохранить.

3. Введите любые комментарии к этой версии. Дата и время сохране ния версии записываются автоматически.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 27. 4. Диалоговое окно Версии документа

Для просмотра или удаления некоторых версий текущего документа выполните следующее.

1. Выберите команду Файл ->Версии для открытия диалогового окна Версии документа (см. рис. 27. 4).

2. Выберите нужную версию из списка Имеющиеся версии (в этом списке перечислены все версии данного документа).

3. Щелкните на кнопке Открыть, чтобы вывести версию на экран, или на кнопке Удалить, чтобы удалить ее.

При выводе одной из предыдущих версий документа на экран вы сможете просмотреть и распечатать ее, но не сможете редактировать. Если же непременно нужно отредактировать ее, вначале сохраните ее в виде самостоятельного документа с помощью команды файл -> Сохранить как.

В этом уроке вы узнали, как использовать средства Word для внесения исправлений в документ и создавать его различные версии.