| << | < | > | >>

ГЛАВА 5
REPORT (ОТЧЕТ)

Услуга Report (отчет) используется для того, чтобы организовать информацию в таблице системы Paradox в виде отчета для печати. Paradox имеет мощный, гибкий генератор отчетов, который позволяет форматировать и представлять ваши данные практически в любом требуемом виде.

Простейший путь получить отчет - это включить печатающее устройство и нажать клавиши {Alt}{F7} (встроенный отчет). При этом таблица должна находиться на экране. Paradox автоматически разработает и напечатает стандартный отчет, содержащий все данные, хранящиеся в таблице. Во многих случаях стандартный отчет вполне вас удовлетворит.

Но иногда стандартный отчет может вам не подойти. В этом случае вы можете использовать генератор отчетов для того, чтобы:

выбрать поля из таблицы;
выбрать поля из других связанных сверочных таблиц;
изменить форматы и имена столбцов;
добавить заголовки;
"свернуть" длинное поле в несколько строк;
вычислить новые поля;
вычислить суммы и суммы по группам;
изменить организацию информации на странице.

Генератор отчетов системы Paradox является интерактивным и очень наглядным. Как и остальные средства системы Paradox, большинство его услуг управляются через меню и специальные клавиши. При создании отчета вы начинаете работу со стандартного описания отчета системы Paradox (стилизованной версии отчета), которое можете изменять пока не получите описание отчета, которое вас удовлетворит.

Как и составление запроса, создание отчета - это итеративный процесс. Ваш проект легко проверить, изменить и улучшить, пока отчет не приобретет нужный вид. После завершения создания отчета описание отчета можно сохранить для будущего использования или модификации.

Как объект системы Paradox, описание отчета автоматически поддерживается и изменяется вместе с другими объектами в семействе данной таблицы. Например, если вы реструктурируете таблицу, уничтожая поле или изменяя его тип, Paradox автоматически удалит это поле (и любые вычисляемые или суммирующие поля, основанные на нем) из отчета.

После того, как вы выберете услугу Report из Главного меню, на экране появится подменю. Оно содержит пять услуг:

Output (вывод): послать отчет на печать, экран или в файл.
Design (разработать): разработать новое описание отчета.
Change (изменить): изменить существующее описание отчета.
RangeOutput (выборочный вывод): вывести выбранные таблицы отчета.
SetPrinter (установить принтер): выбрать установки для принтера или установить используемые по умолчанию.

Поскольку генератор отчетов системы Paradox является настолько мощным и обладает такими возможностями, ему посвящены три главы книги "Представление данных системы Paradox". Эта глава дает обзор услуги Design и объясняет услуги Output, Change, RangeOutput и SetPrinter. В конце вы найдете информацию о работе с отчетами в сети.

Для получения полной информации об использовании услуги Design для разработки отчетов смотрите главы 3, 4 и 5 книги "Представление данных системы Paradox".

OUTPUT (ВЫВОД)

Услуга Output (вывод) позволяет получить отчет по информации, хранящейся в таблице. Вы можете использовать стандартный отчет системы Paradox или разработанный предварительно вами с помощью услуги Report/Design. После выбора нужного отчета вы можете послать его на печать, экран или в файл по своему усмотрению.

Если вы желаете вывести только часть отчета, используйте услугу RangeOutput вместо Output. После того, как вы выберете услугу Output из меню Report, Paradox запросит у вас имя таблицы, для которой нужно получить отчет:

Table:
Enter name of table for report, or press {Enter} for list of tables.
(Введите имя таблицы для отчета, или нажмите {Enter}, чтобы получить список таблиц.)

Наберите имя таблицы и нажмите {Enter} или выберите таблицу из меню, как описано в разделе "Меню и приглашения системы Paradox" в главе 2.

Затем вы увидите меню отчетов, доступных для выбранной таблицы. Например:

*R 1 2 3 4
Standard report. (Стандартный отчет.)

Описание, которое появляется при выборе любого номера отчета, является тем самым, которое вводите вы сами при создании отчета. R обозначает встроенный отчет (то есть тот, который выдается при нажатии клавиш {Alt}{F7}). Встроенным отчетом является стандартный, пока вы не измените его.

После выбора нужного отчета на экране появится заключительное меню, содержащее три услуги, указывающие, куда вы можете направить отчет:

*Printer Screen File
Send the report to the printer.
(Послать отчет на печать)

Printer (принтер): напечатать отчет на печатающем устройстве.
Screen (экран): выдать отчет на экран.
File (файл): сохранить отчет в ASCII-файле на диске.

Printer (вывод на печать)

До того как выбрать услугу Printer из меню Output, убедитесь, что принтер включен и находится в состоянии "готов". Когда вы выберете услугу Printer, Paradox начнет печатать выбранный вами отчет. Для некоторых отчетов потребуется небольшая пауза, чтобы Paradox произвел вычисления и группирования, которые вы установили в описании отчета.

Если вы имеете более одного принтера, то можете использовать услугу Report/SetPrinter для выбора порта. Эта установка является более главной (и, следовательно, определяющей), чем те, которые вы могли установить при разработке отчета с помощью Setting/ Setup. Если вы нигде не определили принтер, то по умолчанию будет использоваться LPT1.

Выбор услуги Output/Printer для встроенного (R) отчета, приведет к тому же эффекту, что и нажатие клавиш {Alt}{F7} при отображении на экране таблицы.

Как только печать начнется, вы не сможете продолжать работу с системой, пока печать не завершится. Остановить печать можно в любой момент, нажав клавиши {Ctrl}{Break}.

Отчеты могут содержать несколько страниц в длину или ширину. В этом случае Paradox будет печатать по одной странице. Сначала будут печататься страницы, составляющие вместе (сложенные по порядку слева направо) первую "широкую" страницу, затем вторую страницу и т.д.

По умолчанию, страницы отчета печатаются непрерывно. Если dы хотите, чтобы Paradox делал паузу в конце каждой страницы, чтобы можно было вставить новую страницу, выберите услугу Report/ Change, чтобы войти в генератор отчетов. Затем выберите услугу Select/Wait из меню генератора отчетов (см. главу 4 книги "Предс- тавление данных системы Paradox").

Если вам не нравится, как установлены правая и левая границы печати, размер страницы или характеристики печати, можно войти в генератор отчетов и воспользоваться услугой Setting (установка) для переформатирования отчета.

Чтобы изменить размер страницы и установку печати, задавае мые по умолчанию, можно использовать также программу конфигурации (CCP) (см. главу 14). С помощью программы конфигурации можно ввести, например, строку установки печати или установить паузу после печати каждой страницы.

Заметим, что если ширина страницы в вашем отчете шире, чем максимально допустимая ширина страницы в печатающем устройстве, лишние символы могут быть обрезаны или перенесены (напечатаны под или над строкой). Поскольку такую распечатку нельзя признать красивой, вам нужно сделать одно из двух:

войти в генератор отчетов и с помощью услуги Setting/Page- Layout/Width уменьшить ширину страницы, или
(если возможно) использовать услугу SetPrinter/SetupString, чтобы ввести строку установки параметров печатающего устройства, которая увеличивала бы ширину печатаемой строки принтера.

Screen (вывод на экран)

После того, как вы выберете услугу Screen из меню Output, Paradox начнет выдачу вашего отчета на экран. Для некоторых отчетов возможна небольшая пауза, во время которой Paradox группирует информацию и выполняет вычисления, которые вы установили.

Отчеты могут занимать несколько страниц в длину и в ширину. В этом случае отчет будет выдаваться по одному экрану (23 строки). Чтобы получить следующий экран, нажмите любую клавишу. Можно остановить выдачу в любой момент, если нажать клавиши {Ctrl}{Break}. В результате вы автоматически переходите в конец страницы, а затем и отчета. После этого можно нажать любую клавишу, и управление будет передано в то место, откуда вы вызывали услугу Report.

Если отчет шире, чем одна страница, Paradox выдает на экран по одной странице. Сначала будут выдаваться страницы, составляющие вместе (сложенные по порядку слева направо) первую "широкую" страницу, затем вторую страницу и т.д. Индикатор состояния в верхней части экрана покажет, какая страница по вертикали и какая по горизонтали в настоящий момент находится на экране.

Если вы используете ключевые слова PAGEBREAK, они будут влиять на порядок выдачи отчета. В то же время параметры строки установки принтера влиять не будут. Заметим, что если ширина страницы в отчете больше, чем ширина экрана (80 символов), вы не сможете просмотреть на экране всю страницу целиком.

File (вывод в файл)

Услуга File позволяет сохранить отчет в файле DOS. Файл будет иметь формат ASCII, удобный для включения в документ, подготавливаемый с помощью редактора текстов.

После того, как вы выберете услугу File из меню Output, Paradox запросит имя файла, куда будет записан отчет.

File name:
Enter name to be given to the file.
(Введите имя файла, в который будет сохранен отчет.)

Наберите любое допустимое имя файла DOS и нажмите {Enter}. Если вы не укажете расширение, Paradox добавит к имени файла расширение .RPT. Перед именем файла можно ввести имя дисковода или каталога. Если вы введете имя файла, который уже существует, Paradox спросит, хотите ли вы заменить существующий файл новым или прекратить выполнение услуги.

После того, как имя файла введено, Paradox сохранит отчет в файл. Каждая строка отчета будет сохранена точно так же, как при выдаче на печать. В конце строки будет добавлена пара символов "возврат каретки/перевод строки". Отчеты могут занимать несколько страниц в длину и в ширину. Если это так, Paradox будет записывать по одной странице. Сначала будут записываться страницы, составляющие вместе (сложенные по порядку слева направо) первую "ши- рокую" страницу, затем вторую страницу и т.д. Если вы используете ключевые слова PAGEBREAK, в файл будут включены символы конца страницы. В то же время параметры строки установки принтера влиять не будут.

DESIGN (РАЗРАБОТАТЬ)

С помощью услуги Design (разработать) из меню Report, вы можете создать собственное описание отчета для таблицы системы Paradox. В этом разделе дается лишь обзор разработки описания отчета. Подробные сведения об этом, а также о возможностях меню генератора отчетов для создания табличных отчетов и отчетов произвольной формы содержатся в книге "Представление данных систему Paradox".

Обзор возможностей услуги Design

Для разработки отчета выберите услугу Report/Design и выполните следующие шаги.

Выбрите таблицу, для которой будет создаваться отчет. Если информация определена в нескольких таблицах, можно связать остальные таблицы в главную таблицу или использовать услугу Ask, чтобы составить запрос, который объединил бы все таблицы в одной результирующей таблице answer.

Для получения более подробной информации о главной и связанных таблицах смотрите раздел, посвященный услуге Field/ Lookup, в главе 4 книги "Представление данных системы Paradox".

2. Выбрать имя и описание для отчета. Описание (до 40 символов)

появится в меню отчетов (в качестве описания) и в заголовке страницы отчета как заголовок отчета.

3. Выбрать форму будущего отчета: табличную или свободную. Таб

личные отчеты наиболее полезны для суммирования данных в столбцах. Отчеты свободной формы можно использовать для создания визитных карточек, писем, счетов и т.д.

4. Заполнить описание отчета. Вы начинаете со стандартного опи

сания отчета, которое можете изменять так, как вам хочется. Смотрите раздел "Описание отчета" в главе 3 книги "Представ- ление данных системы Paradox" для получения более полной информации.

5. Произвести настройку и отладку отчета. Чтобы проверить ре

зультаты своей работы, можно в любой момент нажать клавиши {Alt}{F7} (встроенный отчет) и распечатать текущий отчет. Если результат не удовлетворяет, продолжайте разработку описания.

6. Сохранить описание отчета. После завершения работы над опи

санием отчета нажмите клавишу {F2} (выполнить) или выберите услугу DO-IT! из меню генератора отчетов для сохранения описания на диск. После этого с помощью услуги Report/Output из Главного меню можно распечатать отчет. Чтобы изменить описание, воспользуйтесь услугой Report/Change.

Подробно разработка отчетов описана в главах 3, 4 и 5 книги "Представление данных системы Paradox".

CHANGE (ИЗМЕНИТЬ)

Услуга Change (изменить) позволяет вам изменить уже разработанное описание отчета. Процесс работы в основном тот же, что и при разработке отчета, но начинаете вы с другой точки.

После того, как вы выбираете услугу Change из меню Report, Paradox запрашивает у вас имя таблицы, для которой готовится отчет:

Затем вы увидите меню отчетов, доступных для выбранной таблицы. Например:

*R 1 4 5
Standard report. (Стандартный отчет.)

Описание, которое появляется при выборе любого номера отчета, является тем самым, которое вводите вы сами при создании отчета. R обозначает встроенный отчет. Встроенным отчетом будет являться стандартный, пока вы не измените его.

После этого вы увидите приглашение в виде рамки, заполненной текущим описанием отчета, которое вы можете модифицировать.

Вы можете нажать {Enter}, чтобы использовать готовое описание, или использовать клавиши {Backspace} или {Alt}{F5} (просмотр поля) (последней аналогична {Ctrl}{F}) для внесения изменений. Изменение описания не влияет на заголовок страницы в описании отчета.

Наконец, описание отчета само появится на экране. Внесение изменений здесь равносильно разработке отчета заново. Для получения более подробной информации смотрите главы 3 - 5 книги "Предс- тавление данных системы Paradox". После завершения работы над описанием отчета нажмите клавишу {F2} (выполнить) или выберите услугу DO-IT! из меню генератора отчетов для сохранения изменений.

RANGEOUTPUT (ВЫБОРОЧНЫЙ ВЫВОД)

Услуга RangeOutput (выборочный вывод) позволяет вам выводить выбранные страницы отчета. Это бывает очень полезно, например, если вы обнаружили ошибку в середине отчета - скажем, на 74 странице - и не хотите распечатывать предыдущие 73.

RangeOutput работает аналогично Output, но за одним исключением. После того, как вы сделали выбор из меню Output, т.е. перед тем как направить отчет на вывод, Paradox спрашивает, с какой страницы начать и какой страницей закончить:

Begining page number: 1
Enter first page number to be printed.
(Введите номер первой страницы, которая будет печататься.)

Ending page number:
Enter last page number to be printed or press {Enter} for the last page of report.
(Введите номер последней страницы, которая будет печататься, или нажмите {Enter} для печати до последней страницы отчета.)

Вы можете нажать в обоих случаях {Enter}, чтобы использовать значения по умолчанию (первая и последняя страницы отчета соответственно). После задания страниц Paradox выдаст все указанные страницы на печать, экран или в файл.

Если вы использовали услугу Setting/PageLayout/Length для задания непрерывной (C - continuous) длины страниц, номера страниц будут относиться к записям отчета, а не к страницам.

SETPRINTER (УСТАНОВИТЬ ПРИНТЕР)

Услуга SetPrinter (установить принтер) позволяет вам выбрать и подготовить принтер к печати отчетов. Она предоставляет возможность либо воспользоваться портом принтера и строкой установки, хранимыми с конкретным описанием отчета, либо задать другой принтер и другую строку установки, которые при выводе заменят прежние параметры. Кроме того, эта услуга позволяет задавать порт и строку установки, которые будут использоваться при нажатии клавиши {Alt}{F7} (встроенный отчет).

После выбора услуги SetPrinter вы увидите подменю, состоящее из следующих двух пунктов:

Regular (постоянные): использовать порт и строку установки, хранимые вместе с описанием отчета.
Override (заменить): задать порт и строку установки, которые которые во время вывода заменят прежние параметры, хранившиеся с отчетом.

Regular (постоянные)

Опция Regular является установкой, используемой по умолчанию. Когда ее выбирают, Paradox использует для печати отчета порт принтера и строку установки, хранимые с описанием отчета. Если никакой информации с отчетом не хранится, то будет использоваться LPT1 и никакой строки установки.

Override (заменить)

Услуга Override позволяет вам временно заменить информацию установки, хранимую вместе с печатаемым отчетом. Это бывает полезно, когда вы хотите изменить информацию установки, хранимую вместе с отчетом, не изменяя сам отчет.

Например, вы хотите быстро получить копию отчета на высокоскоростном принтере, включенном в сеть. Этот принтер подсоединен к порту LPT2. Чем запускать генератор отчетов и изменять описание отчета, вам лучше использовать SetPrinter/Override для временного перенаправления вывода на LPT2.

SetPrinter/Override позволяет вам также задавать порт принтера и строку установки, которые будут использованы при нажатии {Alt}{F7} (встроенный отчет).

При выборе Override появляется подменю, содержащее три пункта:

PrinterPort (порт принтера): задать порт принтера, который вы хотите использовать.
SetupString (строка установки): ввести строку установки, которая подготавливает принтер.
FormFeed (перевод страницы): задать, использовать символ перевода страницы (FF) или символ перевода строки (LF) для пропуска места вверху каждой новой страницы.

Эти три установки действуют в любом случае, когда выбрана опция SetPrinter/Override, и не действуют, когда выбрана Set- Printer/Regular.

                           PrinterPort
                           -----------

При выборе этого пункта меню вы увидите меню, содержащее порты принтера, которые вы можете выбрать:

Printer port:
LPT1 LPT2 LPT3 COM1 COM2 AUX

Выберите порт, который вам нужен. По умолчанию используется LPT1.

                           SetupString
                           -----------

При выборе этого пункта Paradox приглашает вас ввести строку установок, которую вы хотите:

Setup string:
Enter the setup string to be sent to the printer befor printing the report.
(Введите строку установки, которая будет послана принтеру перед печатью отчета.)

Строка установок может быть до 175 символов длиной. Можете использовать {Alt}{F5} (просмотр поля} для ее редактирования. После окончания ввода нажмите {Enter} для завершения процесса. Смотрите раздел, посвященный Setting/Setup, в главе 4 для получения более подробной информации о строках установок и их создании.

                            FormFeed
                            --------

Paradox при достижении последней строки текста на строке обычно использует символ перевода строки (LF) для пропуска места под верх следующей страницы. Услуга FormFeed позволяет вам использовать в этих целях символ перевода страницы (FF). Это бывает полезно для некоторых типов лазерных принтеров.

Для выбора FF или LF вы выбираете:

No - использовать LF в конце печатаемой страницы (использу- ется по умолчанию).
Yes - использовать FF в конце печатаемой страницы.

ОТЧЕТЫ В СЕТИ

При разработке, изменении или выводе отчета в сети, Paradox автоматически накладывает предохраняющую полную блокировку на таблицу, на которой основывается отчет. Это наименее ограничивающий вид блокировки, позволяющий в наибольшей степени использовать совместный доступ и использование таблицы.

Если другой пользователь уже выполняет операцию, которая наложила полную блокировку на таблицу (например, операцию изменения структуры таблицы), вам придется подождать, пока он закончит и таблица будет освобождена, прежде чем сами сможете начать работу.

Если другой пользователь изменяет описание отчета, вы не получите к нему доступ, пока он или она не закончит внесение изменений.

В сети владелец таблицы может ограничить доступ к отчетам этой таблицы. В этом случае вы должны будете указать пароль, дающий вам право на доступ к таблице перед тем, как приступить к разработке или изменению ее отчетов. Для получения более подробной информации об ограничении доступа к отчетам, смотрите раздел, посвященный услуге Tools/More/Protect в главе 10.

Output (вывод) и RangeOutput (выборочный вывод)

Когда вы используете Report/Output и RangeOutput для печати, отображения или вывода в файл отчета по таблице, с которой работают другие пользователи, Paradox берет "моментальный снимок" таблицы и строит отчет на нем. Это позволяет вам производить отчеты в то время, когда другие пользователи просматривают или даже изменяют записи в таблице.

Если случится, что другой пользователь редактирует таблицу в тот короткий промежуток времени, когда берется "моментальный снимок", Paradox будет пробовать взять моментальный снимок снова и снова. Вы будете видеть сообщение каждый раз, когда Paradox будет пытаться выдать отчет. Если вы захотите прервать автоматические повторы, нажмите клавиши {Ctrl}{Break}.

Design (разработать) и Change (изменить)

Когда вы используете услуги Report/Design или Change для работы с описанием отчета, Paradox накладывает полную блокировку на данный отчет кроме предохраняющей полной блокировки, накладываемой на таблицу. Это не позволяет другим пользователям печатать, изменять, копировать или использовать отчеты каким-либо другим образом. Однако они могут продолжать работать с таблицей, на которой основан отчет.

SetPrinter (установить принтер)

Услуга Report/Setprinter особенно полезна в сети с многими пользователями, поскольку она позволяет вам менять принтеры без изменения описания отчета. SetPrinter не накладывает никаких блокировок на таблицы или отчеты.

| << | < | > | >>

Содержание

Назад в раздел

ГЛАВА 5 REPORT (ОТЧЕТ)

ОТЧЕТЫ В СЕТИ

ГЛАВА 5
REPORT (ОТЧЕТ)